Die elektronische Rechnung im Format XRechnung ist für die Abrechnung mit Behörden in Deutschland mittlerweile Standard. Viele Unternehmen, vor allem Dienstleister und Lieferanten des öffentlichen Sektors, stehen vor der Aufgabe, Rechnungen nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch technisch normgerecht zu erstellen und zu übermitteln. Diese praxisorientierte Checkliste begleitet Sie Schritt für Schritt: von den rechtlichen Grundlagen über die Pflichtfelder bis zum Versand und zur Archivierung — damit Ihre Rechnungen ohne Verzögerung bezahlt werden.
Warum XRechnung? Rechtlicher Hintergrund und Nutzen
Die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet die Vergabestellen zur Annahme strukturierter elektronischer Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung dieser Norm und damit das bevorzugte Format bei Behörden.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtert Prozesse, reduziert manuelle Prüfaufwände und beschleunigt die Zahlungszyklen. Gleichzeitig müssen Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Steueranforderungen einhalten — Informationen dazu finden Sie beispielsweise auch beim Bundesfinanzministerium.
Vorbereitung: Prüfen Sie diese Voraussetzungen
Klären Sie den Rechnungsempfänger und die gewünschte Empfangsart
Behörden nutzen verschiedene Empfangswege: direkte Peppol-Anbindung, zentrale Rechnungseingangsplattformen (z. B. für Bundes- oder Landesbehörden) oder spezialisierte Portale. Fragen Sie Ihren Auftraggeber, welche Empfangsart und welche Empfängerkennung (z. B. Leitweg-ID, Peppol-ID oder interne Rechnungsnummern) erforderlich sind.
Stellen Sie Ihre Stammdaten sauber zusammen
Fehlerhafte Stammdaten sind eine der häufigsten Ursachen für Rückfragen und Zahlungsverzögerungen. Prüfen Sie folgende Punkte:
- Firmenname, Rechtsform und vollständige Anschrift
- USt-IdNr. oder Steuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung (IBAN, BIC) und Zahlungsbedingungen
- Vertragliche Referenzen: Bestellnummer, Leistungszeitraum, Ansprechpartner
Software und technische Anbindung
Moderne ERP- oder Rechnungsprogramme unterstützen oft die Erstellung von XRechnung. Falls Ihre Software das nicht kann, ist der Einsatz eines Konverters oder eines Dienstleisters ratsam. Nutzen Sie vorab Tests und Validierungsfunktionen, um Fehler zu vermeiden — technische Hintergrundinformationen bietet FERD-Net.
Erstellung der XRechnung: Pflichtfelder und Struktur
Eine XRechnung ist XML-basiert und orientiert sich an der europäischen Rechnungslogik. Neben einer korrekten technischen Struktur sind bestimmte inhaltliche Angaben zwingend.
Checkliste Pflichtfelder (konkrete Inhalte)
- Rechnungsnummer (einmalig, nachvollziehbar)
- Rechnungsdatum und Leistungs-/Lieferdatum
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (sofern vorhanden)
- Genaue Leistungsbeschreibung und Menge/Einheit
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie Steuersatz/Steuerbetrag
- Währung (z. B. EUR)
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsziel
- Referenzen: Bestellnummer, Vertrag, Leitweg-ID oder Peppol-ID
- Bankverbindung (IBAN)
Eine kompakte Übersicht der wichtigsten Felder können Sie in folgender Tabelle nachlesen:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | INV-2025-001 |
| Rechnungsdatum | 2025-03-15 |
| Bestellreferenz | PO-12345 |
| Leitweg-ID / Empfängerkennung | 123456789 |
| Gesamtbetrag | € 12.345,67 |
Typische Fehler bei der Erstellung
- Fehlende oder falsche Empfängerkennung (Leitweg-ID/Peppol-ID)
- Ungültige Rechnungsnummernformate oder doppelte Nummern
- Unvollständige Leistungsbeschreibung
- Falsche Steuersätze bzw. nicht deklarierte steuerfreie Umsätze
Versand: Technische Übermittlung, Test und Bestätigung
Wahl des Übertragungswegs
Je nach Behörde und Vereinbarung können Sie auf folgende Wege zurückgreifen:
- Peppol-Netzwerk über einen Access Point
- Direkte Übertragung an eine zentrale Rechnungseingangsplattform der Behörde
- Übermittlung über zertifizierte Serviceprovider oder E-Mail-Portal (falls autorisiert)
Wichtig: Stimmen Sie die Übertragungsweise mit dem Rechnungsempfänger ab und vergewissern Sie sich, welche Empfängerkennung verwendet werden muss.
Testen und Validieren vor dem Live-Betrieb
Führen Sie vor dem ersten Live-Lauf Testrechnungen durch. Viele Behörden oder Netzwerke bieten Testumgebungen an. Prüfen Sie die XRechnung mit einem Validator auf Struktur, Pflichtfelder und semantische Fehler. Fehler in der Struktur führen häufig zur Ablehnung der Rechnung und zu Verzögerungen.
Empfangsbestätigungen und Fristen
Nach dem Versand sollten Sie eine Empfangsbestätigung oder eine technische Rückmeldung (z. B. "accept"/"reject") erhalten. Bewahren Sie diese Bestätigungen auf, da sie als Nachweis für fristgerechte Übermittlung dienen können. Reagieren Sie bei Ablehnung schnell: Prüfen Sie die Fehlermeldung, korrigieren Sie die Rechnung und senden Sie eine neue, korrekt referenzierte XRechnung.
Praxis-Tipps: Prozesse, Archivierung und häufige Fragen
Integration in Ihre Buchhaltung
Automatisieren Sie die Verarbeitung von XRechnungen soweit möglich. Viele Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV-kompatible Lösungen) unterstützen den Import strukturierter Rechnungsdaten, wodurch manuelle Erfassung entfällt und Fehler reduziert werden.
Archivierung und Nachweispflichten
Elektronische Rechnungen sind steuerrechtlich aufbewahrungspflichtig. Achten Sie auf manipulationssichere Archivierungslösungen und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre). Halten Sie außerdem die Nachweisdokumente für Übertragung und Empfang bereit.
Konkretes Beispiel: Ablauf einer XRechnung an eine Kommune
- Sie erhalten eine Bestellung mit Leitweg-ID und Bestellnummer.
- Erstellen Sie die XRechnung mit allen Pflichtfeldern, einschließlich Leitweg-ID und Bestellreferenz.
- Validieren Sie die Datei lokal und senden Sie die Rechnung über den vereinbarten Zugang (z. B. kommunales Portal oder Peppol).
- Erhalten Sie eine eingangsbestätigung; bei Fehlern korrigieren Sie die XRechnung und senden eine neue Version.
- Archivieren Sie die Originaldatei und die Empfangsbestätigung revisionssicher.
Fazit
Die Umstellung auf XRechnung erfordert organisatorische Vorbereitung und technischen Aufwand, zahlt sich aber in effizienteren Prozessen, weniger Rückfragen und schnelleren Zahlungen aus. Prüfen Sie vorab die Empfangsanforderungen Ihrer Kunden, sorgen Sie für korrekte Stammdaten, nutzen Sie Validatoren und Testsysteme und integrieren Sie die XRechnung in Ihre Buchhaltungsprozesse. Bei Unsicherheiten oder technischen Fragen können Fachinformationen und Hilfestellungen, etwa von Behörden oder Fachverbänden, weiterhelfen — so vermeiden Sie typische Fehlerquellen und sichern einen reibungslosen Rechnungsverkehr.
