ZUGFeRD ist ein praktischer Standard für elektronische Rechnungen, der PDF-Druckbarkeit mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Für Unternehmen aller Größenordnungen bietet ZUGFeRD den Vorteil, Rechnungen rechtssicher zu versenden und gleichzeitig die automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen zu ermöglichen. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie rechtskonforme ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen, welche rechtlichen Anforderungen zu beachten sind und wie die technische Umsetzung in der Praxis gelingt.
Was ist ZUGFeRD und welche rechtlichen Grundlagen gelten?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine visuell ansprechende PDF/A-3-Datei enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten. Die aktuell relevante Ausrichtung basiert auf dem europäischen Standard EN 16931, wodurch ZUGFeRD mit anderen Formaten wie Factur‑X kompatibel ist. Die technische Spezifikation und Profile finden Sie ausführlich dokumentiert auf den Seiten des FERD-Konsortiums, zum Beispiel bei FERD.
Rechtlich relevant sind insbesondere die Anforderungen an Authentizität, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung sowie Aufbewahrungspflichten. Für steuerliche und buchhalterische Zwecke müssen elektronische Rechnungen den GoBD entsprechen; das Bundesfinanzministerium gibt hierzu verbindliche Hinweise und Interpretationen, die bei der Umsetzung zu berücksichtigen sind, siehe etwa Hinweise des Bundesfinanzministeriums.
Technische Grundlagen: Profile, Container und Pflichtangaben
Profile und Kompatibilität
ZUGFeRD bietet mehrere Profile, die unterschiedliche Detailtiefe der XML-Daten regeln. Typische Profile sind:
- Basic – minimale Pflichtangaben für einfache B2C- oder interne Prozesse.
- Comfort – erweitert um mehr Detailinformationen, geeignet für B2B.
- Extended / EN16931 – vollständige Semantik nach europäischem Standard, empfohlen für Behörden und komplexe Geschäftsprozesse.
Wählen Sie das Profil, das zur Zielgruppe Ihrer Rechnungen passt. Für öffentliche Vergaben ist oft das EN16931-Profil (oder XRechnung) vorgeschrieben.
PDF/A-3 als Container
ZUGFeRD-Rechnungen werden in einer PDF/A-3-Datei ausgeliefert. Das bedeutet:
- Die PDF ist visuell lesbar und druckbar.
- Die XML-Datei wird als Anhang in der PDF eingebettet.
- Beide Teile bilden zusammen die rechtliche Rechnung.
Pflichtangaben in der XML
Damit die Rechnung steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Informationen in der XML enthalten sein. Wichtige Pflichtangaben sind:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| InvoiceNumber | Rechnungsnummer |
| InvoiceDate | Rechnungsdatum |
| Seller/Buyer | Name, Anschrift, Umsatzsteuer-ID oder Steuer-Nr. |
| LineItems | Positionsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuerbetrag |
| TaxTotal | Steueraufstellung nach Steuersätzen |
| LegalMonetaryTotal | Brutto-/Nettobeträge, Zahlungsbedingungen |
Praxis: So erstellen Sie eine rechtskonforme ZUGFeRD-XML
Schritt 1: Anforderungen und Profil auswählen
Beginnen Sie mit einer klaren Anforderungsanalyse: Welche Empfänger sollen die Rechnung verarbeiten? Sind es Geschäftskunden, Endkunden oder öffentliche Auftraggeber? Für Behördenprüfung wählen Sie EN16931/XRechnung; für B2B genügt oft Comfort.
Schritt 2: Mapping Ihrer Felder
Erstellen Sie ein Feld-Mapping von Ihrem ERP/Finanzsystem auf die ZUGFeRD-XML-Elemente. Ein konkretes Beispiel:
- ERP-Feld "KundenNr" → XML-BuyerID
- ERP-Feld "Rechnungsdatum" → XML-InvoiceDate
- ERP-Feld "Steuersatz" → XML-TaxCategory/Rate
Das Mapping sollte auch Sonderfälle abdecken, z. B. Rabattpositionen, Gutschriften oder Rechnungen mit mehreren Steuersätzen.
Schritt 3: XML erzeugen und validieren
Erzeugen Sie die XML gemäß dem gewählten Profil. Nutzen Sie vorhandene Bibliotheken oder Tools (Java, .NET, PHP), die ZUGFeRD integrieren. Validieren Sie danach gegen das entsprechende Schema und die Geschäftsregeln, idealerweise mit offiziellen Validierern und Testwerkzeugen, die auf FERD bereitgestellt werden.
Schritt 4: PDF/A-3 erstellen und XML einbetten
Erstellen Sie die visuelle Rechnung als PDF/A-3 und betten Sie die validierte XML-Datei ein. Achten Sie darauf, dass die XML-Datei korrekt benannt und als Anhang in der PDF hinterlegt ist, damit Empfänger-Software beide Teile erkennt und ausliest.
Schritt 5: Signatur und Übertragung
Eine digitale Signatur ist nicht zwingend vorgeschrieben, kann jedoch die Authentizität und Unversehrtheit zusätzlich absichern. Alternativ dokumentieren Sie die Verfahrensweise zur Echtheitsprüfung (z. B. via EDI, gesicherter Übertragungsweg). Versenden Sie die Rechnung per E-Mail, Upload-Portal oder EDI. Prüfen Sie dabei die Anforderungen des Empfängers, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern.
Validierung, Archivierung und Buchhaltungspraxis
Validierung im Tagesgeschäft
Automatisieren Sie die Validierung: Beim Empfang sollten eingehende ZUGFeRD-Rechnungen geprüft werden — PDF/A-3 konform, XML vorhanden, Schema-Validierung bestanden und Pflichtfelder gefüllt. Fällt eine Prüfung negativ aus, legen Sie klare Bearbeitungsregeln fest (z. B. Rückfrage beim Rechnungsaussteller).
Aufbewahrung und GoBD
Elektronische Rechnungen sind steuerlich 10 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsstrukturen gewährleistet sind. Beschreiben Sie Ihr Verfahrensdokument, wie gefordert, und stellen Sie Sicherungen sowie Zugriffskontrollen bereit. Konkrete Hinweise zur Aufbewahrung und zum Nachweis können den Empfehlungen des Bundesfinanzministeriums entnommen werden.
Integration in die Finanzbuchhaltung
Integrieren Sie ZUGFeRD in Ihren Buchungsprozess: automatische Belegerkennung (OCR für das visuelle PDF ist weniger wichtig, da die XML die Daten liefert), Zuordnung zu offenen Posten, automatischer Abgleich von Mehrwertsteuerbeträgen und Zahlungsbedingungen. Testen Sie Durchläufe mit verschiedenen Mandanten und Buchungsszenarien.
Konkrete Beispiele und häufige Fehler
Beispiel: Rechnung mit mehreren Steuersätzen
Eine Rechnung kann Positionen zu 19% und 7% Mehrwertsteuer enthalten. In der XML müssen beide Steuersätze gesondert aufgeschlüsselt werden, mit korrekter Summe pro Kategorie und Gesamtsteuerbetrag. Fehlt die Aufschlüsselung, kann das zu Ablehnung durch den Empfänger oder zu Problemen bei der Umsatzsteuervoranmeldung führen.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Unvollständige Pflichtangaben: Prüfen Sie alle Pflichtfelder automatisch vor Versand.
- Falsche Währungs-/Datumsformate: Nutzen Sie ISO-konforme Formate (z. B. YYYY-MM-DD, ISO 4217 für Währung).
- PDF ist nicht PDF/A-3-konform: Nutzen Sie PDF-Generatoren, die PDF/A-3 unterstützen und die Einbettung von XML erlauben.
- Keine Validierung gegen das richtige Profil: Verwenden Sie die korrekten XSD- oder Schematron-Regeln für Ihr gewähltes Profil.
Fazit
ZUGFeRD ermöglicht einen reibungslosen Übergang zu maschinenlesbaren Rechnungen, die gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen genügen. Wichtig sind eine sorgfältige Profilwahl, ein sauberes Feldmapping, vollständige Validierung und eine revisionssichere Archivierung nach den GoBD-Anforderungen. Nutzen Sie die offiziellen Spezifikationen und Validierungstools, beispielsweise die Ressourcen von FERD und ziehen Sie die Hinweise des Bundesfinanzministeriums für steuerliche Fragestellungen hinzu. Mit klaren Prozessen, automatisierten Prüfungen und der richtigen technischen Umsetzung reduzieren Sie Fehler, beschleunigen Zahlungsläufe und schaffen die Grundlage für effiziente, rechtskonforme Rechnungsverarbeitung.
