Eine verlässliche Monatsroutine in der Buchhaltung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass steuerliche Pflichten pünktlich erfüllt werden. Diese Checkliste führt Sie praxisnah durch die typischen Monatsaufgaben – von der Belegorganisation über Kontenabstimmung bis zur Umsatzsteuer-Anmeldung und Lohnabrechnung. Am Ende kennen Sie konkrete Schritte, Fristen und praktische Beispiele, damit Ihr Monatsabschluss reibungslos gelingt.
Monatliche Grundaufgaben: Belege, Erfassung und Ablage
Der monatliche Buchhaltungsprozess beginnt mit einer systematischen Belegsammlung und -erfassung. Belege sammeln Fehlen Belege oder sind sie falsch abgelegt, entstehen Rückfragen und Korrekturen, die viel Zeit kosten.
Belegmanagement
- Sammeln Sie alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenzettel und Bankbelege bis zu einem festen Stichtag (z. B. letzter Arbeitstag des Monats).
- Digitale Belege: Scannen Sie Papierbelege oder verwenden Sie eine App zur direkten digitalen Erfassung. Achten Sie auf revisionssichere Archivierung.
- Beschriften Sie Belege mit Kategorie und Projektnummer, wenn relevant (z. B. „Marketing / Kampagne X“), um spätere Auswertungen zu erleichtern.
Erfassung und Kontierung
- Buchen Sie Eingangsrechnungen mit vollständigen Angaben: Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
- Beispielbuchung: Eingangsrechnung über 1.200,00 € inkl. 19 % USt → Netto 1.008,40 €, USt 191,60 €. Kontierung: Aufwandskonto 1.008,40 € / Vorsteuer 191,60 € / Verbindlichkeiten 1.200,00 €.
- Führen Sie eine offene-Posten-Liste für Forderungen und Verbindlichkeiten, damit Sie Zahlungseingänge und -ausgänge schnell zuordnen können.
Bank- und Kassenabstimmung sowie Liquiditätsmanagement
Regelmäßige Abstimmungen schützen vor Betrug, Fehlbuchungen und Liquiditätsengpässen. Nehmen Sie mindestens einmal im Monat eine vollständige Bankabstimmung vor.
Bankkontoabstimmung
- Vergleichen Sie Bankauszüge mit den Buchungen im Datev-/Buchhaltungsprogramm. Kennzeichnen Sie offene Posten als ausgeglichen, wenn Zahlungen zugeordnet sind.
- Prüfen Sie ungewöhnliche Buchungen (Gebühren, Rücklastschriften) und klären Sie sie sofort.
Kassenführung
- Führen Sie ein tägliches Kassenbuch bei Bargeldverkehr; stimmen Sie Kassenbestand mit Kassenbuch ab.
- Regel: Kassensturz mindestens monatlich, bei häufigen Bargeschäften öfter.
Liquiditätsplanung
- Erstellen Sie eine einfache Liquiditätsvorschau für die nächsten 30–90 Tage (Ein- und Auszahlungen, Fälligkeiten von Lieferantenrechnungen, Steuerzahlungen, Lohntermine). Liquiditätsplanung
- Praktischer Tipp: Markieren Sie feste Termine wie Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Lohnsteueranmeldung im Kalender, um kurzfristige Engpässe zu vermeiden.
Umsatzsteuer, Meldungen und steuerliche Fristen
Die Umsatzsteuer gehört zu den regelmäßigsten Pflichten. Wer sie falsch oder zu spät abgibt, riskiert Säumniszuschläge und Zinsen. Prüfen Sie daher monatlich Ihre Vorsteuer und Umsatzsteuer.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Fristen: Je nach Art der Anmeldung (monatlich, vierteljährlich) gelten unterschiedliche Abgabefristen. Insbesondere Neugründungen und Unternehmer mit hoher Umsatzsteuerzahllast müssen in der Regel monatlich melden. Genaue Regelungen finden Sie beim Bundesfinanzministerium.
- Abgabe: Die USt-Voranmeldung geben Sie elektronisch ab, z. B. über ELSTER. Die Meldung sollte nach Erfassung aller relevanten Belege und der Abstim-mung der offenen Posten erfolgen. Umsatzsteuer-Voranmeldung
Zusätzliche Meldungen
- Intrastat/Intrastat-Meldungen für Warenverkehr innerhalb der EU, falls die Schwellenwerte erreicht werden.
- Zusammenfassende Meldung (ZM) für innergemeinschaftliche Lieferungen, falls relevant.
Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialversicherungen
Lohnzahlungen und Abführung der Lohnsteuern sowie Sozialversicherungsbeiträge sind für Arbeitgeber monatliche Pflichtaufgaben. Fehler hier führen schnell zu Nachforderungen oder Bußgeldern.
Lohnabrechnung erledigen
- Erfassen Sie alle Stunden, Fehlzeiten, Reisekosten und sonstigen variablen Komponenten bis zu einem festen Stichtag (z. B. 2. Arbeitstag des Monats).
- Führen Sie die Lohnabrechnung rechtzeitig durch, damit Nettoentgelt pünktlich ausgezahlt wird.
Abführung von Steuern und Beiträgen
- Lohnsteuer und ggf. Kirchensteuer sind an das Finanzamt abzuführen; Sozialversicherungsbeiträge an die Einzugsstellen. Prüf- und Überweisungsfristen sind einzuhalten – in der Regel muss die Zahlung zeitnah nach Abrechnung erfolgen.
- Praktischer Hinweis: Nutzen Sie standardisierte Schnittstellen zu Payroll-Software oder spezialisierten Dienstleistern; DATEV bietet hier vielfach integrierte Lösungen für effiziente Prozesse.
Abschlussarbeiten und Qualitätssicherung
Am Monatsende sollten Sie Buchungen prüfen, Rückstellungen bilden und Buchhaltungsdaten für Auswertungen vorbereiten. Das sichert korrekte Monatsabschlüsse und bessere Entscheidungsgrundlagen.
Kontenprüfung und Abstimmungen
- Kontrollieren Sie aktive und passive Bestandskonten (Forderungen, Verbindlichkeiten, Bank, Kasse) und klären Sie Differenzen mit Belegen.
- Überprüfen Sie Abgrenzungen: monatliche Abschlussbuchungen für noch nicht erfasste Aufwände oder Erträge (z. B. Miete, Versicherungen).
Reporting und Kennzahlen
- Erstellen Sie standardisierte Berichte: Gewinn- und Verlustrechnung, Liquiditätsübersicht, Debitoren- und Kreditorenlisten.
- Beispiel KPI: Debitorenlaufzeit (DSO), Kreditorenlaufzeit, Cash-Burn-Rate – interpretieren Sie Abweichungen gegenüber Vorperioden.
Interne Kontrollen und Dokumentation
- Führen Sie eine Monats-Checkliste mit Verantwortlichkeiten (wer bucht, wer prüft, wer gibt frei).
- Dokumentieren Sie Korrekturen und ungewöhnliche Vorgänge. Gut dokumentierte Entscheidungen erleichtern Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder das Finanzamt.
Fazit
Eine strukturierte Monatsroutine in der Buchhaltung reduziert Risiken, verbessert die Liquiditätsplanung und sorgt für Rechtssicherheit. Nutzen Sie eine klare Checkliste: Belegsammlung, zeitnahe Erfassung, Bank- und Kassenabstimmung, fristgerechte Umsatzsteuer- und Lohnmeldungen sowie monatliche Abschlussarbeiten. Für viele Prozesse lohnt sich die Automatisierung mit Buchhaltungssoftware und Schnittstellen zu Banken und Lohnabrechnung – Anbieter wie DATEV bieten hierfür praxiserprobte Lösungen. Bei Unsicherheit zu Fristen und gesetzlichen Vorgaben empfiehlt sich die Rückfrage bei offiziellen Stellen oder das Studium der aktuellen Hinweise des Bundesfinanzministeriums und die elektronische Abgabe über ELSTER. Folgen Sie der Checkliste konsequent, passen Sie sie an Ihre Unternehmensgröße an und planen Sie regelmäßige Reviews, damit Ihr Monatsabschluss zuverlässig und effizient bleibt.
