Viele Gründer und kleine Unternehmer stehen vor der Frage: Kann ich als Kleinunternehmer die Vorsteuer geltend machen? Die Antwort ist nicht nur ein einfaches Ja oder Nein. Es kommt auf die rechtliche Einordnung, die Rechnungsstellung, optional getroffene Entscheidungen und den späteren wirtschaftlichen Gebrauch der eingekauften Leistungen an. In diesem Beitrag erkläre ich praxisnah, welche Regeln gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie als Kleinunternehmer optimal mit dem Thema Vorsteuer umgehen.
Was bedeutet Kleinunternehmerregelung und warum betrifft sie den Vorsteuerabzug?
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Unternehmer von der Erhebung der Umsatzsteuer auf ihre Ausgangsleistungen, wenn bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden. Konkret darf der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Dieses System soll Verwaltungsaufwand und Liquiditätsbelastung für sehr kleine Unternehmen reduzieren.
Der Knackpunkt für die Vorsteuer: Wer keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweist, kann in der Regel auch keine Vorsteuer vom Finanzamt geltend machen. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Leistungsempfänger Unternehmer ist und die empfangenen Leistungen für sein Unternehmen verwendet werden sowie eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, aus der die ausgewiesene Umsatzsteuer hervorgeht. Kleinunternehmer Rechnung
Die rechtliche Grundlage und weiterführende Informationen finden Sie beispielsweise beim Bundesfinanzministerium, das die grundsätzlichen Regelungen zum Umsatzsteuerrecht erläutert.
Grundsatz: Kein Vorsteuerabzug bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung
Warum das so ist
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, fehlt die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Das bedeutet konkret: Die beim Einkauf bezahlte Umsatzsteuer (z. B. 19% auf Büromaterial) bleibt als Kosten bei Ihnen hängen und kann nicht mit der Umsatzsteuerschuld verrechnet werden – weil es keine solche Schuld gibt.
Praxisbeispiel
Beispiel: Sie kaufen einen Laptop für 1.190 Euro (inkl. 19% USt). Die ausgewiesene Vorsteuer beträgt 190 Euro. Als Kleinunternehmer, der keine USt ausweist, können Sie diese 190 Euro nicht vom Finanzamt zurückfordern. Ihre effektiven Anschaffungskosten sind somit 1.190 Euro.
Möglichkeiten, dennoch Vorsteuer zu ziehen: Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und Besonderheiten
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Wer die Vorteile des Vorsteuerabzugs nutzen möchte, kann freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Das bedeutet: Sie stellen künftig Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis, können gezahlte Vorsteuer geltend machen, sind aber auch verpflichtet, Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen abzugeben. Beachten Sie, dass ein einmal erklärter Verzicht für mehrere Jahre bindend sein kann; informieren Sie sich hierzu ausführlich, zum Beispiel bei DATEV zur praktischen Umsetzung in der Buchführung.
Ein relevantes Hinweis: Durch die Entscheidung für die Regelbesteuerung erhöht sich für viele die administrative Belastung (Voranmeldungen) und ggf. die Steuerlast, wenn Ihre Kunden vorsteuerabzugsberechtigt sind, wird die Umsatzsteuer hingegen von diesen getragen.
Teilweise oder zeitlich befristete Nutzung
Wenn Sie nur für bestimmte Investitionen die Vorsteuer nutzen möchten, ist das nicht möglich, solange Sie insgesamt Kleinunternehmer bleiben. Ein Verzicht gilt üblicherweise für das gesamte Unternehmen und über einen bestimmten Zeitraum.
Formale Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug und häufige Fehler
Die Rechnung muss stimmen
Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung nötig. Wesentliche Pflichtangaben sind u. a. Name und Anschrift von Leistungsempfänger und -Erbringer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt sowie der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag. Fehlt die Umsatzsteuer in der Rechnung, kein Vorsteuerabzug.
Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag (kleine Barverkäufe) erlaubt das Recht vereinfachte Rechnungen; dennoch muss die Umsatzsteuer ausdrücklich ausgewiesen sein, wenn Vorsteuer gezogen werden soll. Andernfalls gilt die Rechnung nicht als vorsteuerabzugsberechtigt.
Gemischt genutzte Leistungen und Vorsteueraufteilung
Werden Eingangsleistungen sowohl für steuerpflichtige als auch für steuerfreie oder private Zwecke verwendet, ist die Vorsteuer anteilig zu kürzen. Praxisbeispiel: Ein PKW wird 70% für unternehmerische Zwecke genutzt, 30% privat. Die abzugsfähige Vorsteuer ist entsprechend zu mindern; die genaue Aufteilung sollte dokumentiert werden (Fahrtenbuch, Nutzungsnachweis). Siehe auch Belege sammeln.
Praktische Entscheidungshilfen und konkrete Handlungsschritte
Kurzcheck vor der Entscheidung
- Erwarteter Umsatz: Liegen Sie dauerhaft unter den Grenzen (22.000/50.000 Euro)?
- Kundenstruktur: Sind Ihre Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen? Dann wirkt sich ein USt-Ausweis nicht belastend auf die Nachfrage aus.
- Anfangsinvestitionen: Haben Sie hohe Anschaffungskosten mit viel Vorsteuer? Dann kann die Regelbesteuerung kurzfristig liquiditätsfördernd sein.
Konkrete Schritte, wenn Sie Vorsteuer ziehen möchten
- Formellen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt erklären (ggf. Fristen beachten).
- Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. die steuerlichen Registrierungen prüfen und ggf. beantragen.
- Buchführung anpassen: Umsatzsteuervoranmeldungen, monatlich oder vierteljährlich, und jährliche Umsatzsteuererklärung vorbereiten.
- Rechnungen künftig mit ausgewiesener Umsatzsteuer erstellen (Pflichtangaben beachten).
Zur praktischen Umsetzung in der laufenden Buchführung und bei Softwareeinstellungen sind Hinweise von Software- und Dienstleistern wie DATEV oft hilfreich, weil dort typische Buchungsszenarien und Voranmeldungsfristen erklärt werden. Weiterführende Hinweise zur Buchhaltung finden Sie ebenfalls.
Fazit
Als Kleinunternehmer können Sie grundsätzlich keine Vorsteuer geltend machen, solange Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden. Möchten Sie dennoch Vorsteuer ziehen, bleibt nur der Weg über die freiwillige Anwendung der Regelbesteuerung: Dann dürfen Sie Vorsteuer abziehen, müssen aber Umsatzsteuer auf Ihre Leistungen ausweisen und die damit verbundenen Pflichten erfüllen. Die Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab: Umsatzhöhe, Kundenstruktur, geplante Investitionen und Verwaltungsaufwand. Prüfen Sie Ihre Situation sorgfältig, kalkulieren Sie Liquiditätseffekte und Buchungsaufwand und ziehen Sie bei Bedarf steuerliche Beratung hinzu, damit Sie die für Ihr Geschäftsmodell wirtschaftlich sinnvollste Wahl treffen.
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