ZUGFeRD ist für viele kleine Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, Rechnungen digital effizienter zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. Dieser Artikel erklärt verständlich, was ZUGFeRD ist, welche praktischen Vorteile es bietet, wie die technische Umsetzung funktioniert und welche rechtlichen Punkte zu beachten sind. Mit konkreten Beispielen, einer Checkliste zur Einführung und Hinweisen zu Software-Optionen erhalten Sie eine praxisnahe Anleitung, mit der Sie ZUGFeRD schnell in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das die menschlich lesbare PDF-Rechnung mit einer strukturierten maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Die sichtbare Rechnung bleibt ein normales PDF, während die XML-Daten automatisiert von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden können. Die Spezifikation wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt; ausführliche Informationen zur Norm finden Sie auf der offiziellen Seite des Projekts, etwa auf der FeRD-Website FeRD / ZUGFeRD.
Wesentliche Merkmale
- Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.
- Interoperabilität: Standardisierte Felder für Rechnungsempfänger, Summen, Steuern, Positionen etc.
- Versionen: ZUGFeRD hat verschiedene Profile und Versionen; neuere Releases sind mit Factur‑X (französischer Standard) harmonisiert.
Vorteile für kleine Unternehmen
Für kleine Unternehmen ergeben sich mehrere praktische Vorteile durch den Einsatz von ZUGFeRD:
Automatisierung und Zeitersparnis
Die eingebettete XML-Datei ermöglicht das automatische Einlesen von Rechnungsdaten in die Buchhaltung. Statt manuell Positionen zu erfassen, können Daten per Import in wenigen Sekunden übernommen werden. Beispiel: Ein Handwerksbetrieb erhält 20 Rechnungen pro Monat. Mit ZUGFeRD kann die Bürokraft diese Rechnungen automatisch importieren und so mehrere Stunden Arbeitszeit sparen.
Weniger Fehler
Weil Daten nicht mehr manuell abgeschrieben werden müssen, sinkt das Risiko von Tippfehlern bei Beträgen, Steuersätzen oder Rechnungsnummern. Das reduziert Rückfragen und Korrekturrechnungen.
Einfacher Versand und Archivierung
Die Rechnung bleibt ein gut lesbares PDF, das per E-Mail verschickt werden kann. Gleichzeitig ist die strukturierte Datenlage archivierungs- und revisionssicher. Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass elektronische Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich anerkannt werden; genaue Vorgaben zur Aufbewahrung und elektronischen Rechnung finden Sie unter anderem bei offiziellen Stellen wie dem Bundesfinanzministerium.
Praktische Umsetzung: Schritt für Schritt
Die Einführung von ZUGFeRD lässt sich in wenigen Schritten realisieren. Unten finden Sie einen konkreten Ablauf mit Beispielen und einer Checkliste für kleine Unternehmen.
Schritt 1: Anforderungen klären
- Klare Zielsetzung: Nur Ausgangsrechnungen automatisieren? Oder auch Eingangsrechnungen importieren?
- Empfänger prüfen: Akzeptieren Ihre Kunden elektronische Rechnungen bzw. bevorzugen sie ein bestimmtes Format (z. B. XRechnung bei öffentlichen Auftraggebern)?
Schritt 2: Software wählen
Viele Buchhaltungsprogramme und PDF-Tools bieten ZUGFeRD-Unterstützung. Beispiele sind spezialisierte Programme sowie große Anbieter. Achten Sie darauf, dass die Software PDF/A-3 erzeugen und die passende ZUGFeRD-Version exportieren kann. Große Anbieter wie DATEV unterstützen ZUGFeRD-Workflows, sodass sich die Anbindung an bestehende Buchhaltungslösungen oft einfach gestaltet.
Konkretes Beispiel: Ein kleiner Online-Shop nutzt eine Rechnungssoftware, die ZUGFeRD-XML automatisch in die Kundendatenbank schreibt. Der Steuerberater importiert die XML-Dateien direkt in sein System und spart so manuelle Buchungen.
Schritt 3: Rechnungsstellung konfigurieren
- Layout der PDF-Rechnung erstellen (Kopf, Adresszeilen, Positionen, Zahlungsbedingungen).
- Zu übertragende XML-Felder definieren (Rechnungsnummer, Datum, Artikel, Steuersätze, Summen).
- Export testen: Erstellen Sie Testrechnungen, öffnen Sie die PDF zur Kontrolle und importieren Sie die XML in Ihr Buchhaltungsprogramm.
Schritt 4: Versand und Empfang
Beim Versand per E-Mail bleibt das PDF die menschlich lesbare Darstellung; Empfänger mit geeigneter Software können die XML-Daten automatisch extrahieren. Bei Eingangsrechnungen können Sie Importregeln einrichten, welche die Daten in den Kreditorenstamm übernehmen und Zahlungsfreigaben beschleunigen.
Checkliste für den Start
- Entscheidung für ZUGFeRD-Version (kompatibel mit Kunden und Software).
- Geeignete Software auswählen und testen.
- Interne Prozesse anpassen (E-Mail-Versand, Archivierung, Freigabe).
- Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten klären (GoBD-konforme Archivierung).
Technische Details und Compliance
Ein grundlegendes Verständnis der technischen Struktur hilft bei der Implementierung und beim Troubleshooting.
Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
Die Rechnung besteht in der Regel aus zwei Teilen:
- PDF/A-3: Das lesbare Dokument für den Empfänger.
- XML-Datei: Strukturdaten mit Rechnungsinhalten, eingebettet in das PDF als Dateianhang.
Das XML folgt einem standardisierten Schema mit definierten Feldern für:
- Rechnungssteller und -empfänger
- Positionen mit Mengen und Preisen
- Steuersätze und Summen
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen
Beispiel: Relevante Feldzuordnung
| Feld im PDF | XML-Element |
|---|---|
| Rechnungsnummer | ram:ID |
| Rechnungsdatum | ram:IssueDateTime |
| Positionsbeschreibung | ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedSupplyChainTradeLineItem |
| Bruttosumme | ram:SpecifiedSupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:GrandTotalAmount |
Rechtliche Anforderungen und Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen dieselben steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen erfüllen wie Papierdokumente. Dazu gehören Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine revisionssichere Aufbewahrung. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt in der Regel zehn Jahre. Für spezielle Fragen zur steuerlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen können Sie sich an die Informationen des Bundesfinanzministeriums halten.
Besonderheit: Rechnungen an die öffentliche Hand
Wenn Sie an Behörden oder öffentliche Auftraggeber fakturieren, ist häufig das Format XRechnung vorgeschrieben. ZUGFeRD kann in vielen Fällen so erzeugt werden, dass die enthaltenen strukturierten Daten auch XRechnung-konform sind — prüfen Sie hierzu die Anforderungen Ihres Auftraggebers, um Missverständnisse zu vermeiden.
Praxisbeispiele aus dem Alltag
Hier drei kurze, realistische Szenarien, wie kleine Unternehmen ZUGFeRD nutzen:
1. Der Einzelunternehmer (Dienstleistung)
Ein freiberuflicher Grafikdesigner verschickt monatlich ca. 15 Rechnungen. Er nutzt eine Rechnungssoftware, die ZUGFeRD erstellt. Die PDF wird per E-Mail verschickt; seine Kunden (kleine Agenturen) importieren die XML-Daten direkt in ihre Buchhaltung. Rückfragen und manuelle Erfassung entfallen fast vollständig.
2. Der Handwerksbetrieb
Ein Installateurbetrieb erhält materialbezogene Rechnungen vom Großhändler. Der Großhändler liefert ZUGFeRD-Rechnungen. Die Werkstatt importiert die eingehenden XML-Dateien in das Warenwirtschaftssystem, prüft automatisiert Preise und übergibt freie Zahlungsreihen zur Freigabe. Dadurch sinken Durchlaufzeiten und Mahnrisiken.
3. Der Online-Shop
Ein kleiner E‑Commerce-Betreiber generiert Rechnungen automatisch nach Bestelleingang. Die Shopsoftware exportiert ZUGFeRD-Rechnungen, die der Steuerberater in DATEV importiert. Das spart monatliche Abstimmungen und beschleunigt die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Fazit
ZUGFeRD ist eine praxisnahe Lösung, die kleinen Unternehmen erlaubt, Rechnungsprozesse effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Die Kombination aus Menschen- und Maschinenlesbarkeit macht das Format besonders geeignet für Firmen, die sowohl lesbare PDFs als auch strukturierte Daten benötigen. Für die Einführung sind nur wenige Schritte nötig: Auswahl geeigneter Software, Konfiguration der Rechnungsfelder, Testläufe und Anpassung interner Prozesse. Achten Sie außerdem auf rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und auf spezielle Anforderungen bei Rechnungen an die öffentliche Hand.
Wenn Sie tiefer in die technischen Spezifikationen einsteigen wollen oder konkrete Implementierungsfragen haben, sind die offiziellen Spezifikationen und Leitfäden eine hilfreiche Ressource, und viele Anbieter wie DATEV bieten Praxislösungen für die Integration in die Buchhaltung an DATEV. Mit einer schrittweisen Einführung können auch kleine Unternehmen schnell von Zeit- und Kosteneinsparungen profitieren.
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