Privatentnahmen gehören zum Alltag vieler Einzelunternehmer und Personengesellschaften: Geld für den eigenen Lebensunterhalt vom Geschäftskonto, Waren für den privaten Bedarf oder die private Nutzung des Firmenwagens. Richtig gebucht beeinflussen solche Vorgänge weder den Gewinn der EÜR noch führen sie ungewollt zu steuerlichen Nachteilen — falsch verbucht können sie aber zu Umsatzsteuerkorrekturen, falschen Betriebsausgaben und Problemen bei Betriebsprüfungen führen. Diese Anleitung erklärt praxisnah, wie Privatentnahmen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu behandeln sind, welche Besonderheiten es bei Geld- und Sachentnahmen gibt und worauf Sie bei Kapitalgesellschaften achten müssen.
Was sind Privatentnahmen und welche Bedeutung haben sie für die EÜR?
Unter Privatentnahmen versteht man die Überführung von Geld, Sachwerten oder Leistungen aus dem betrieblichen in das private Vermögen des Unternehmers. Typische Fälle sind Bargeldentnahmen aus der Kasse, Überweisungen vom Geschäftskonto auf das private Konto oder Entnahmen von Waren für den Eigenbedarf.
Wichtig: Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften sind Privatentnahmen keine Betriebsausgaben. Für die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns in der EÜR bleiben Einnahmen und Ausgaben unberührt; die Entnahme wirkt sich lediglich auf die Liquidität und das Eigenkapital aus. Bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) gelten andere Regeln — hier sind „Entnahmen“ als Gehaltszahlungen, Darlehen oder Gewinnausschüttungen zu gestalten.
Ein kurzes Rechenbeispiel zur Verdeutlichung: Einnahmen 50.000 EUR minus Betriebsausgaben 30.000 EUR = Gewinn 20.000 EUR. Zieht der Unternehmer 5.000 EUR privat ab, reduziert das nicht den Gewinn; es vermindert lediglich das betriebliche Bankguthaben bzw. erhöht den Privatentnahme-Saldo.
Arten von Privatentnahmen und konkrete Buchungsbeispiele
Geldentnahmen (Kasse, Bank)
Die häufigste Form sind Bargeldabhebungen oder Überweisungen vom Geschäftskonto an den Unternehmer. In der Buchführung (auch bei EÜR-Führung mit Konto- und Kassenaufzeichnungen) wird dies separat erfasst, darf aber nicht als Betriebsausgabe gebucht werden.
Praxisbuchung (vereinfacht):
- Privatentnahme an Kasse/Bank: Betrag (z. B. 500 EUR)
Kommentar: In der EÜR taucht dieser Vorgang nicht als Abzugsposten der Betriebsausgaben auf. Dokumentieren Sie Datum, Höhe und Zweck der Entnahme (Quittung, Überweisungsbeleg).
Sachentnahmen (Waren, Produkte)
Werden Waren oder Produkte dem Unternehmer privat entnommen, liegt in der Regel eine unentgeltliche Wertabgabe vor. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist dies umsatzsteuerlich relevant: auf den Marktwert der entnommenen Waren ist Umsatzsteuer zu berechnen, die über die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder -Jahreserklärung zu melden ist.
Beispiel: Sie entnehmen Waren mit einem Netto-Wert von 200 EUR. Bei 19% USt ergibt sich eine Steuer von 38 EUR, Gesamtsumme 238 EUR.
Vereinfachte Buchung (Darstellung):
- Privatentnahme 238 EUR an Warenbestand 200 EUR und Umsatzsteuer 38 EUR
Hinweis: Falls beim Einkauf der Vorsteuer bereits geltend gemacht wurde, ist ggf. eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen. Genauere umsatzsteuerliche Regelungen finden sich in den amtlichen Informationen, z. B. beim Bundesfinanzministerium.
Private Nutzung von Betriebsvermögen (z. B. Firmenwagen)
Bei gemischt genutztem Betriebsvermögen (Teil privat/Teil betrieblich) ist der privat genutzte Anteil zu ermitteln und als Privatentnahme zu behandeln. Für Firmenwagen gelten besondere Verfahren: Fahrtenbuchmethode oder die 1%-Regelung (bei Arbeitnehmern/Geschäftsführern) — bei Einzelunternehmern empfiehlt sich die dokumentierte Aufteilung nach Fahrtenbuch, damit nur der betriebliche Anteil als Betriebsausgabe angesetzt wird.
Praxisbeispiel: Gesamtkosten Auto 10.000 EUR/Jahr, privater Anteil 30% → 3.000 EUR sind Privatentnahme. Buchen Sie diese 3.000 EUR nicht als Betriebsausgabe, sondern als Entnahme; den Rest können Sie steuerlich geltend machen. Umsatzsteuerliche Korrekturen sind möglich, wenn Vorsteuer aus Anschaffung oder laufenden Kosten geltend gemacht wurde.
Schritt-für-Schritt: So gehst du bei der Buchung in der EÜR vor
Ein praktisches Vorgehen hilft, Fehler zu vermeiden. Die folgenden Schritte sollten Sie bei jeder Privatentnahme beachten:
- Art der Entnahme feststellen: Geld, Ware oder Nutzung von Anlagevermögen?
- Wert ermitteln: Bei Sachentnahmen marktüblicher Wert; bei Nutzung der Anteil der Gesamtkosten.
- Belege sichern: Quittungen, Entnahmescheine, Übergabeprotokolle, Fahrtenbuch.
- Buchen: Entnahme auf ein separates Konto „Privatentnahme“ buchen; nicht als Betriebsausgabe erfassen.
- Umsatzsteuer prüfen: Bei Sachentnahmen Umsatzsteuer ansetzen bzw. Vorsteuer berichtigen.
- Dokumentation für das Finanzamt: Notieren Sie Datum, Höhe, Zweck, Berechnung und Belegnummer.
- Jahresabschluss/Schlussbilanz und EÜR: Privatentnahmen beeinflussen nicht den Gewinn der EÜR, wohl aber die Darstellung des Eigenkapitals;
Für die elektronische Übermittlung der EÜR und der Umsatzsteuer-Voranmeldungen verwenden viele Unternehmer ELSTER; hier reichen Sie Ihre Erklärungen und Korrekturen beim Finanzamt ein, siehe ELSTER.
Fallen, Besonderheiten und steuerliche Stolpersteine
Unterschiede bei Kapitalgesellschaften
Bei Kapitalgesellschaften wie der GmbH gibt es keine „Privatentnahme“ im klassischen Sinn des Einzelunternehmers. Zahlungen an Gesellschafter sind entweder Geschäftsführergehälter (steuer- und sozialversicherungspflichtig), Darlehen (vertraglich geregelt) oder Gewinnausschüttungen (dividendenausgleichend). Fehlerhafte Entnahmen werden steuerlich schnell beanstandet — ziehen Sie bei Unklarheiten die Beratung durch Steuerberater oder Hinweise von Institutionen wie DATEV oder IHK hinzu.
Betriebsprüfung und Nachvollziehbarkeit
Unvollständige Belege, fehlende Dokumentation des Werts bei Sachentnahmen oder nicht deklarierte unentgeltliche Wertabgaben sind häufige Prüfungsanlässe. Führen Sie ein Entnahmebuch oder entsprechende Aufzeichnungen und heften Sie Belege systematisch ab. Bei Bargeldentnahmen ist ein ordnungsgemäßes Kassenbuch nach den GoBD eine zentrale Pflicht.
Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer
Unternehmer nach der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) müssen keine Umsatzsteuer abführen. Trotzdem sind Sachentnahmen zu dokumentieren; eine umsatzsteuerliche Wertabgabe entfällt allerdings in der Regel, weil keine Umsatzsteuer erhoben wird. Prüfen Sie aber in jedem Fall die Einordnung Ihrer Tätigkeit und die richtige Anwendung der Regelung.
Praktische Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler
- Trennen Sie strikt private und betriebliche Kontobewegungen.
- Nutzen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware ein eigenes Konto „Privatentnahme“ für Übersichtlichkeit.
- Bei Sachentnahmen immer Marktwert dokumentieren und Umsatzsteuer beachten.
- Bei Unsicherheit: Rücksprache mit dem Steuerberater, besonders bei gemischt genutztem Anlagevermögen oder Gesellschafterkonstellationen.
Fazit
Privatentnahmen sind alltäglich, aber in der Buchführung nicht trivial: Geldentnahmen, Sachentnahmen und private Nutzung von Betriebsvermögen sind korrekt zu dokumentieren, nicht als Betriebsausgabe zu verbuchen und gegebenenfalls umsatzsteuerlich zu berücksichtigen. Die wichtigsten Regeln zusammengefasst:
- Privatentnahmen mindern nicht den Gewinn in der EÜR.
- Dokumentation ist entscheidend: Datum, Betrag/Wert, Zweck und Beleg.
- Sachentnahmen können umsatzsteuerpflichtig sein; prüfen und ggf. in der Voranmeldung deklarieren.
- Bei Kapitalgesellschaften sind andere Rechtsformen der Auszahlung erforderlich (Gehalt, Darlehen, Ausschüttung).
Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder machen Sie sich mit einem einfachen Kontenplan vertraut, führen Sie ein klares Kassen- und Entnahmebuch und holen Sie bei Unsicherheiten fachlichen Rat. Für die formelle Einreichung von EÜR und umsatzsteuerlichen Erklärungen sind elektronische Verfahren wie ELSTER vorgesehen; bei tiefer gehenden Fragen zu bilanziellen Folgen hilft ein Gespräch mit dem Steuerberater oder Hinweise der Fachverbände.
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