Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) verändert die tägliche Arbeit vieler Freiberufler. Ob Designer, Berater, Architekt oder IT-Spezialist: Immer mehr Auftraggeber, insbesondere öffentliche Auftraggeber, erwarten strukturierte elektronische Rechnungen. Dieser Artikel erklärt praxisnah, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, welche Formate und technischen Wege es gibt und wie Sie als Freiberufler E-Rechnungen korrekt erstellen, versenden und aufbewahren.
Was ist eine E-Rechnung? Formate, Begriffe und Beispiele
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird, sodass die enthaltenen Informationen maschinell verarbeitet werden können. Wichtige Formate in Deutschland sind die XRechnung (reines XML-Format) und ZUGFeRD (Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Für internationale Prozesse spielt zudem das Factur‑X-Format eine Rolle.
Typische Formate im Überblick
- XRechnung: Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Strukturiertes XML, das die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllt.
- ZUGFeRD / Factur‑X: Hybridlösungen, bei denen ein menschenlesbares PDF mit eingebettetem XML kombiniert wird. Gut geeignet für B2B-Szenarien, weil es sowohl visuell als auch maschinenlesbar ist.
- Peppol: Netzwerkstandard (Transport und Adressierung) zur Übermittlung elektronischer Rechnungen über Ländergrenzen hinweg. Relevant bei internationalen Kunden.
Konkretes Beispiel
Ein Grafikdesigner erstellt eine Rechnung als ZUGFeRD-Datei. Der Auftraggeber kann das PDF ansehen, die Buchhaltung extrahiert aber automatisch per XML die Rechnungsdaten in das ERP-System übernehmen — kein manuelles Abtippen mehr.
Rechtlicher Rahmen und wer betroffen ist
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verlangt elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. In Deutschland wurde dies in nationale Vorgaben umgesetzt; insbesondere öffentliche Auftraggeber müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Freiberufler sind betroffen, wenn sie Leistungen an Behörden erbringen oder wenn Kunden explizit E-Rechnungen verlangen.
Wichtige Pflichten und Rechtsgrundlagen
- Pflicht gegenüber Behörden: Für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen ist häufig die XRechnung vorgeschrieben. Prüfen Sie vertragliche Vorgaben des Auftraggebers.
- Inhaltliche Anforderungen: Die E-Rechnung muss die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung (z. B. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung).
- Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen müssen ebenso 10 Jahre aufbewahrt werden wie Papierbelege (Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung/AO).
Ausführliche rechtliche Informationen und Vorgaben finden Sie unter anderem beim Bundesfinanzministerium, das die Rahmenbedingungen erläutert.
Technische Umsetzung: Wie Sie E-Rechnungen praktisch erstellen und verschicken
Die technische Umsetzung gliedert sich in Auswahl des Formats, Erstellung/Export der Rechnung, Validierung und Übertragung. Hier ein praxisnaher Leitfaden:
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Format wählen: Klären Sie mit Ihrem Kunden, welches Format erwartet wird (XRechnung bei Behörden, ZUGFeRD oft bei Unternehmen).
- Software auswählen: Nutzen Sie eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die das gewünschte Format unterstützt. Viele Anbieter integrieren XRechnung/ZUGFeRD-Exports; auch DATEV-kompatible Lösungen erleichtern die Übergabe an Steuerberater.
- Rechnung erstellen: Tragen Sie alle Pflichtangaben ein (Rechnungsnummer, Name/Adresse, Leistungszeitraum, Menge/Art der Leistung, Preise, Steuerbetrag bzw. Hinweis bei Kleinunternehmern).
- Validieren: Führen Sie eine Struktur- und Semantikprüfung durch (XML-Validierung, Pflichtfelder). Viele Tools bieten integrierte Prüfungen.
- Versenden: Übermitteln Sie die Rechnung per definiertem Übermittlungsweg (E-Mail mit Anhang erlaubt, über Peppol, über spezielle Empfangsportale oder via E‑Mail/Portal des Auftraggebers). Bei Rechnungen an Behörden ist oft das Behördenportal oder ein definierter Zugang verlangt.
- Bestätigung und Monitoring: Achten Sie auf Übermittlungsbestätigungen und Reaktionen des Empfängers (Zugang, Ablehnung wegen Formatfehlern etc.).
Praxis-Tipp
Testen Sie mit einem kleinen Projekt oder Musterrechnungen, bevor Sie regulär E-Rechnungen versenden. Viele Auftraggeber stellen Testsysteme bereit; nutzen Sie diese, um Formatfehler früh zu finden.
Buchhaltung, Steuern und Aufbewahrung — was Sie konkret beachten müssen
Die Umstellung auf E-Rechnung betrifft auch Buchhaltung und steuerliche Abläufe. Wichtig ist, dass die elektronischen Rechnungen revisionssicher archiviert und steuerlich anerkannt sind.
Wesentliche Punkte für die Buchhaltung
- Revisionssichere Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen manipulationssicher und zugriffssicher archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre.
- Umsatzsteuerliche Anforderungen: Die inhaltlichen Pflichtangaben richten sich nach §14 UStG. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden; ein entsprechender Hinweis ist notwendig.
- Integration in Kanzlei-Software: Sorgen Sie für einen automatisierten Datentransfer zu Ihrem Steuerberater oder nutzen Sie Datev-kompatible Exporte — das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Viele Steuerberater und Softwarehäuser bieten spezifische Hilfen zur E-Rechnung an; informieren Sie sich bei Ihrem Dienstleister oder bei Branchenvertretern wie DATEV über Integrationsmöglichkeiten.
Beispiel: Rechnung mit Kleinunternehmerregelung
Wenn Sie als freiberuflicher Texter Kleinunternehmer nach §19 UStG sind, könnte ein Satz auf der Rechnung lauten: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Dennoch müssen Sie die restlichen Pflichtangaben (Leistungsbeschreibung, Rechnungsnummer, Datum usw.) vollständig ausweisen.
Praktische Herausforderungen und wie Sie sie lösen
Die Umstellung auf E-Rechnung kann in der Praxis auf mehrere Hindernisse stoßen — von fehlender Softwareunterstützung bis zu abweichenden Kundenanforderungen. Hier einige typische Probleme und Lösungen:
Häufige Probleme und Lösungsansätze
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Problem: Ihr Kunde verlangt XRechnung, Ihre Software kann nur PDF.
Lösung: Nutzen Sie Konvertierungsdienste oder upgrade-fähige Software; alternativ bieten viele Cloud-Services Einzellösungen für die Konvertierung an. -
Problem: Rechnungen werden wegen Pflichtfeld-Fehlern zurückgewiesen.
Lösung: Verwenden Sie Validatoren vor dem Versand und pflegen Sie standardisierte Textbausteine für Leistungsbeschreibungen und Adressdaten. -
Problem: Unsicherheit bei Aufbewahrungspflichten.
Lösung: Implementieren Sie ein dokumentiertes Archivierungskonzept (Versionierung, Zugriffsrechte, Backups).
Konkreter Workflow-Vorschlag für Einzelkämpfer
- Einmalig: Software auswählen und Tests durchführen.
- Täglich: Rechnung erstellen, interne Prüfung mittels Checkliste (Pflichtfelder, Steuersatz, Bankdaten).
- Vor Versand: XML/PDF validieren und in Archiv kopieren.
- Nach Versand: Empfangsbestätigung dokumentieren und Zahlungsziel überwachen.
Fazit
E-Rechnung ist für Freiberufler keine Bedrohung, sondern eine Chance: schnellerer Zahlungsfluss, weniger Erfassungsfehler und bessere Integration in digitale Buchhaltungsprozesse. Wichtig ist, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen, das passende Format (XRechnung, ZUGFeRD) zu wählen und eine zuverlässige Software- und Archivlösung einzuführen. Beginnen Sie mit Testrechnungen, klären Sie Formatwünsche mit Ihren Auftraggebern und richten Sie Validierungs- sowie Archivierungsprozesse ein. So sind Sie für die zunehmende Digitalisierung der Rechnungsprozesse gut aufgestellt und minimieren Risiken in Buchhaltung und Steuern.
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