Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern für viele Geschäftsvorgänge bereits Realität. Für Freiberufler bedeutet das: neue Formate, technische Schnittstellen und rechtliche Anforderungen. In diesem Artikel erhalten Sie eine vollständige Übersicht zur Timeline der E-Rechnung-Pflicht, den relevanten Standards wie XRechnung und ZUGFeRD, welche Gruppen wann betroffen sind und vor allem: konkrete Handlungsschritte und Praxisbeispiele, damit Sie als Freiberufler fit für die digitale Rechnungsstellung sind.
Was ist eine E-Rechnung und welche Standards gibt es?
Unter einer elektronischen Rechnung versteht man ein Rechnungdokument, das in strukturierter elektronischer Form übermittelt und verarbeitet werden kann. Entscheidend ist, dass die Rechnung les- und verarbeitbar bleibt und die gesetzlichen Anforderungen an Inhalt und Nachvollziehbarkeit erfüllt werden.
Wichtige Formate im Überblick
- XRechnung: Das XML-basierte Format, das in Deutschland als konformes Format für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber gilt. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), das zugleich ein menschenlesbares PDF und strukturierte Daten liefert – beliebt bei B2B und B2C, weil es die Vorteile von PDF und Maschine-lesbarem XML verbindet.
- Weitere Profile: Es gibt verschiedene nationale Profile und Übertragungswege (z. B. PEPPOL-BIS, nationale Portale). Welche Variante benötigt wird, richtet sich nach dem Rechnungsempfänger.
Mehr zu europäischen Vorgaben und der Idee hinter standardisierten E-Rechnungen finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission, die die Grundlage der nationalen Umsetzung liefert, etwa durch die Norm EN 16931 und die Richtlinie zur E-Rechnung der EU.
Timeline: Wie sich die E-Rechnung-Pflicht entwickelt hat und wer wann betroffen ist
Die Einführung der E-Rechnung erfolgte stufenweise und ist eng mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU verbunden. Wichtige Meilensteine:
- 2014 – EU-Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass Mitgliedstaaten elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen standardisieren müssen.
- bis 2018 – Umsetzung durch die Mitgliedstaaten: Nationale Vorgaben und Profile (z. B. XRechnung) wurden entwickelt.
- seit Inkrafttreten der nationalen Regelungen – Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können; die konkreten Fristen und Übergangsregelungen hängen vom jeweiligen Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) ab.
Die rechtliche Grundlage in Deutschland wurde auf nationaler Ebene durch entsprechende Verordnungen und Vorgaben umgesetzt; Texte und Gesetzesgrundlagen sind bei juristischen Sammlungen dokumentiert, etwa auf dejure.org.
Für Unternehmer und Freiberufler bedeutet das praktisch: Wer Rechnungen an öffentliche Stellen stellt (Bund, Länder, Kommunen und Einrichtungen des öffentlichen Sektors), muss die vom Empfänger geforderten E-Rechnungsformate beachten. Laut Bundesfinanzministerium sind hierfür Standards wie XRechnung etabliert, die die maschinenlesbare Übermittlung für Behörden sicherstellen.
Was Freiberufler konkret wissen und tun müssen
Freiberufler sollten drei Situationen unterscheiden: Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G), an Unternehmen (B2B) und an Privatkunden (B2C). Die Anforderungen sind unterschiedlich.
Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G)
- Prüfen Sie vor Angebotsabgabe, ob der Auftraggeber E-Rechnungen verlangt und in welchem Format (häufig XRechnung).
- Registrieren Sie sich gegebenenfalls auf einer zentralen Eingangsplattform oder nutzen Sie einen zertifizierten Übermittlungsweg. Manche Behörden geben eine Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder einen PEPPOL-Connector vor.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten vollständig sind: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Ausstellungsort, Leistungszeitraum und die vom Empfänger geforderten Metadaten (z. B. Bestellnummer).
Rechnung an Unternehmen (B2B) und Privatkunden (B2C)
- Für B2B und B2C gibt es derzeit keine generelle Pflicht zur E-Rechnung – eine elektronische Übermittlung ist jedoch zulässig und steuerlich anerkannt, sofern Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.
- Viele Geschäftspartner bevorzugen ZUGFeRD oder PDF + strukturiertes XML; klären Sie die Präferenzen vorab.
- Belege müssen steuerlich aufbewahrt werden. Belege sammeln und sortieren Sie systematisch; elektronische Rechnungen können elektronisch archiviert werden, sollten aber revisionssicher gespeichert werden (Unveränderbarkeit, Zugriffskontrolle, Verfahrensdokumentation).
Steuerliche Aspekte und Pflichtangaben
Eine E-Rechnung ersetzt die Papierrechnung. Die gesetzlichen Pflichtangaben (z. B. nach §14 UStG) gelten unverändert (mehr zu Pflichtangaben). Bei elektronischen Rechnungen ist zudem sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind – dies kann z. B. durch qualifizierte elektronische Signaturen, EDI-Verfahren oder durch vertrauenswürdige Übertragungswege sichergestellt werden.
Technische Umsetzung, Software und Praxisbeispiele
Die technische Umsetzung ist heute oft eine Frage der Wahl der richtigen Software und der Einbindung in die Buchhaltung. Viele Buchhaltungsprogramme und Anbieter unterstützen bereits XRechnung und ZUGFeRD. (Mehr zu geeigneter Buchhaltung für Freiberufler.)
Praxisbeispiel 1: Grafiker stellt Rechnung an Stadtverwaltung
Ein selbständiger Grafiker hat einen Auftrag von einer Stadt erhalten. Die Vergabestelle fordert XRechnung. Ablauf:
- Der Grafiker prüft die Vorgaben der Stadt (z. B. geforderte Leitweg-ID oder Bestellnummer).
- Er erzeugt die Rechnung in seiner Faktura-Software als XRechnung (XML) und sendet sie über den vom Auftraggeber vorgegebenen Empfangskanal.
- Er dokumentiert Versand und Empfang (Transaktionsnachweis) für seine Buchhaltung.
Praxisbeispiel 2: IT-Berater rechnet an KMU
Ein IT-Berater sendet an ein mittelständisches Unternehmen eine Rechnung. Der Kunde akzeptiert ZUGFeRD. Ablauf:
- Rechnung wird als PDF/A-3 mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) erzeugt und per E-Mail übermittelt.
- Der Kunde liest das PDF, die Buchhaltung importiert das XML automatisch in das ERP-System.
- Beide Parteien archivieren die Rechnung digital revisionssicher.
Vergleich der Formate
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Basis | XML (EN 16931) | PDF/A-3 mit XML |
| Zielgruppe | Öffentlicher Sektor | B2B/B2C; auch für Behörden möglich |
| Lesbarkeit | Maschinenlesbar, separates Lesedokument nötig | PDF sichtbar + maschinenlesbar |
Weiterführende Informationen zu Profilen und praktischen Empfehlungen finden Sie etwa beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das Standards und Implementierungsleitfäden bereitstellt.
Checkliste: Sofortmaßnahmen für Freiberufler
- Prüfen Sie Ihre Kundenliste: Wer ist öffentlicher Auftraggeber?
- Fragen Sie bei neuen öffentlichen Ausschreibungen nach dem gewünschten Rechnungsformat (XRechnung, Leitweg-ID etc.).
- Nutzen Sie eine Faktura-Software, die XRechnung/ZUGFeRD erzeugen kann (Anbieter wie DATEV und andere bieten Integrationen).
- Sichern Sie elektronische Archivierung (revisionssicher, Aufbewahrungsfristen beachten).
- Dokumentieren Sie Versand- und Empfangsprozesse für jeden elektronischen Rechnungsvorgang.
Fazit
E-Rechnungen sind in Deutschland und Europa auf dem Weg zur Standardabwicklung, besonders im öffentlichen Sektor. Für Freiberufler heißt das: informiert bleiben, die richtigen Formate kennen (vor allem XRechnung bei Behörden und ZUGFeRD im B2B-Bereich) und technische Lösungen wählen, die das Erstellen, Versenden und revisionssichere Archivieren elektronischer Rechnungen ermöglichen. Praktisch entscheidend ist die Unterscheidung zwischen B2G, B2B und B2C sowie das Vorab-Klären der Anforderungen mit dem Rechnungsempfänger.
Nutzen Sie offizielle Informationsquellen und Hilfestellungen, z. B. vom Bundesfinanzministerium oder spezialisierten Foren wie dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, und wählen Sie eine Softwarelösung, die Ihre Prozesse automatisiert und sicher hält. So sind Sie als Freiberufler rechtlich und organisatorisch gut aufgestellt und vermeiden Verzögerungen bei der Zahlung.
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