Die XRechnung ist das standardisierte elektronische Rechnungsformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und gewinnt auch bei Geschäftsprozessen zwischen Unternehmen an Bedeutung. Für Einsteiger wirkt das Thema zunächst technisch und komplex, doch mit einer strukturierten Herangehensweise, sinnvollen Tools und dem Wissen um die Pflichtangaben gelingt die Umstellung zügig. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, was eine XRechnung ist, welche rechtlichen Vorgaben zu beachten sind, wie Sie eine XRechnung praktisch erstellen und versenden sowie welche Prüfungen und häufigen Fehlerquellen es gibt.
Was ist die XRechnung und warum ist sie wichtig?
Die XRechnung ist ein auf dem europäischen Standard EN 16931 basierendes XML-Datenformat, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber konzipiert wurde. Ziel ist, die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Seit der Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung ist die XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend und wird zunehmend auch auf Landes- und Kommunalebene eingefordert. Laut Bundesfinanzministerium trägt die Einführung elektronischer Rechnungsformate zur Effizienzsteigerung und besseren Nachvollziehbarkeit bei.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer an öffentliche Auftraggeber liefert oder Leistungen erbringt, muss in den meisten Fällen eine XRechnung erstellen und elektronisch übermitteln. Gleichzeitig bietet die strukturierte Datenübermittlung Vorteile wie schnellere Zahlungsabwicklung und geringere Fehlerquoten.
Rechtliche Grundlagen und technische Voraussetzungen
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen und technischen Anforderungen kennen. Kernelemente sind:
- Gesetzliche Vorgaben: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und ihre nationale Umsetzung verpflichten öffentliche Auftraggeber zur Annahme elektronischer Rechnungen im Standardformat.
- Formatstandard: XRechnung basiert auf dem europäischen Kernformat EN 16931 und verwendet XML-Strukturen.
- Übermittlungswege: Rechnungen können über verschiedene Wege gesendet werden (z. B. über Portale der Auftraggeber, PEPPOL-Netzwerk oder andere sichere Übertragungswege).
- Technische Validierung: Vor dem Versand sollten Rechnungen gegen die fachlichen und syntaktischen Regeln validiert werden (Schema-Validierung und semantische Prüfungen).
Für tiefergehende technische Informationen und Spezifikationen empfiehlt sich ein Blick auf die Referenzdokumente der XRechnung-Community und die Umsetzungsleitfäden, z. B. auf den Seiten von FERD/Net und den offiziellen Stellen.
Schritt-für-Schritt: XRechnung erstellen
Im Folgenden finden Sie eine praxisorientierte Anleitung, um eine XRechnung sicher zu erstellen. Ich beschreibe sowohl manuelle Arbeitsschritte als auch den Einsatz von Software.
1. Daten sammeln
Stellen Sie alle relevanten Rechnungsdaten zusammen. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungs- oder Lieferdatum
- Auftrags- oder Bestellnummer des Auftraggebers
- Aufgeschlüsselte Positionen mit Einzelpreisen, Menge und Mehrwertsteuersatz
- Zahlungsbedingungen, Bankverbindung (IBAN/BIC)
- Bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID oder Empfänger-ID, falls vom Auftraggeber vorgegeben
2. Software oder Portal auswählen
Sie können XRechnungen entweder mit spezialisierter Software (ERP/Finanzsoftware) erzeugen oder ein Online-Portal des Auftraggebers/Anbieters nutzen. Achten Sie darauf, dass die Software:
- das XRechnung-Profil (auf EN 16931 basierend) unterstützt,
- Validierungsfunktionen bietet (Schema- und fachliche Prüfungen),
- Übertragungswege wie PEPPOL oder direkte Portalübermittlungen unterstützt.
Viele Buchhaltungsprogramme und Anbieter wie DATEV unterstützen mittlerweile XRechnung-Exporte, sodass Sie aus der vertrauten Buchhaltung direkt eine konforme XML-Datei erzeugen können.
3. XRechnung erzeugen
Die eigentliche Erstellung erfolgt meist automatisch durch die Software. Typische Schritte:
- Rechnungsdaten in die Vorlage oder das Rechnungsmodul eingeben.
- Auswahl des Exportformats XRechnung (XML).
- Angabe von Pflichtfeldern wie Rechnungsnummer, -datum, Steuersatz, Zahlungsbedingungen und Empfängerkennung.
- Export und anschließende Validierung.
Beispiel für Pflichtangaben (verkürzt):
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | INV-2025-00123 |
| Rechnungsdatum | 2025-08-01 |
| Leistungszeitraum | 2025-07-15 bis 2025-07-20 |
| USt-IdNr. | DE123456789 |
| Gesamtbetrag | 3.570,00 EUR |
4. Validierung und Qualitätsprüfung
Nach dem Erstellen sollten Sie die Datei prüfen:
- Schematische Validierung: Überprüfung der XML-Syntax gegen das XRechnung-Schema.
- Semantische Prüfungen: Sind Pflichtfelder gefüllt? Stimmen Summen und Steuerberechnungen?
- Empfängerprüfungen: Ist die Leitweg-ID korrekt eingetragen (bei öffentlichen Auftraggebern)?
Viele Anbieter stellen Validierungsdienste bereit. Nutzen Sie solche Tools, um Fehler vor dem Versand zu vermeiden.
5. Versand und Empfangsbestätigung
Wählen Sie den vom Empfänger gewünschten Übertragungsweg. Mögliche Optionen sind:
- Direkte Übermittlung über das Portal des Auftraggebers
- Über PEPPOL oder andere eDelivery-Netzwerke
- Über Dienste von Drittanbietern, die Zustell- und Empfangsbestätigungen bereitstellen
Achten Sie darauf, eine Empfangsbestätigung oder einen Statusnachweis zu erhalten. Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Registrierung der Leitweg-ID und der Nachweis der Zustellung oft Voraussetzung für die Zahlungsabwicklung.
Technische Details, Validierung und häufige Fehler
Einige technische Punkte sollten Sie besonders beachten, damit die XRechnung reibungslos verarbeitet wird:
XML-Struktur und Namenskonventionen
Die XRechnung ist streng strukturiert. Verwenden Sie die korrekten Elementnamen und Datumsformate (YYYY-MM-DD). Dateinamen sollten aussagekräftig sein und die Dateiendung .xml tragen.
Häufige Fehlerquellen
- Fehlende Pflichtfelder (z. B. Empfänger-ID, Rechnungsnummer)
- Falsche oder fehlende Steuerangaben
- Nicht übereinstimmende Summen (Positionssumme vs. Gesamtbetrag)
- Fehlerhafte Leitweg- oder Empfänger-IDs
- Falsches Datumsformat oder ungültige XML-Zeichen
Vor dem Versand ist eine gründliche Prüfung sinnvoll. Validierungsdienste und Testportale helfen, typische Fehler zu identifizieren und zu beheben.
Praxis-Tipps und Best Practices
Aus der Praxis haben sich folgende Empfehlungen bewährt, um Fehler zu vermeiden und die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen:
- Automatisieren, wo möglich: Nutzen Sie ERP- oder Rechnungssoftware für den Export, statt Rechnungen manuell zu konvertieren.
- Standardisierte Prozesse: Legen Sie Checklisten an (z. B. Pflichtfelder überprüfen), bevor Sie eine Rechnung freigeben.
- Kommunikation mit Auftraggeber: Klären Sie frühzeitig, welche Empfängerkennung und Übertragungswege verwendet werden sollen.
- Bewahren Sie Belege auf: Elektronische Rechnungen sind wie Papierrechnungen aufzubewahren—achten Sie auf revisionssichere Archivierung.
- Testläufe: Führen Sie bei erstmaliger Übermittlung Testrechnungen durch, um Validierung und Empfang zu prüfen.
Wenn Sie regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefern, lohnt sich die Einarbeitung in Tools und Schnittstellen. Viele Handelskammern und IT-Dienstleister bieten Schulungen und Unterstützung an.
Fazit
Die Umstellung auf die XRechnung ist für viele Unternehmen eine notwendige und zugleich sinnvolle Modernisierung der Rechnungsprozesse. Mit dem richtigen Wissen, einer strukturierten Vorgehensweise und geeigneter Software lässt sich der Aufwand überschaubar halten. Wichtig sind vollständige und korrekte Stammdaten, die Einhaltung der Pflichtfelder und eine gründliche Validierung vor dem Versand. Nutzen Sie die verfügbaren Leitfäden und Validierungsangebote, beispielsweise die Informationen und Spezifikationen der XRechnung-Community und des FERD-Netzwerks, um fehlerfreie Rechnungen zu erzeugen und die Prozesskosten zu senken. Mit diesen Schritten sind Sie gut vorbereitet, um XRechnungen erfolgreich zu erstellen und zu versenden.
Zurück
