Geschäftsreise bezeichnet eine beruflich veranlasste Reise eines Unternehmers, Freiberuflers oder Arbeitnehmers außerhalb der regelmäßigen Betriebsstätte bzw. des üblichen Arbeitsorts. Sie dient dem Zweck, geschäftliche Aufgaben zu erfüllen (Kundenbesuche, Messen, Fortbildungen, Verhandlungen) und löst im Steuer- und Handelsrecht spezielle Reisekostenregelungen aus.
Typische Bestandteile einer Geschäftsreise
Bei der Abrechnung und der buchhalterischen Erfassung unterscheidet man typischerweise folgende Kostenarten:
- Fahrtkosten (Bahn-, Flugtickets, Kilometergeld bei Nutzung des Privatfahrzeugs)
- Übernachtungskosten (Hotelrechnungen, Pensionen)
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschbeträge für Verpflegung bei Auswärtstätigkeit)
- Reisenebenkosten (Parkgebühren, Taxifahrten, Maut, Gepäckgebühren)
Für jede dieser Kategorien gelten unterschiedliche Anforderungen an Beleg und steuerliche Behandlung (z. B. Vorsteuerabzug nach UStG bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern).
Steuerliche Behandlung und buchhalterische Erfassung
Geschäftsreisen sind in der Regel als Betriebsausgaben nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) abzugsfähig. Für Unternehmer und Freiberufler wirkt sich das unmittelbar in der Gewinnermittlung aus; bei Arbeitnehmern erfolgt die steuerliche Entlastung oft über lohnsteuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber.
Verpflegungsmehraufwand
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand sind vom Gesetzgeber bzw. den Verwaltungsvorschriften vorgegeben. Stand 2024 gelten innerhalb Deutschlands pauschal:
- mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 14 €
- 24 Stunden (ganzer Kalendertag): 28 €
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die regelmäßig aktualisiert werden. Verpflegungspauschalen sind für die Steuerbefreiung relevant und benötigen keine Einzelbelege.
Vorsteuer und Umsatzsteuer
Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen sind Umsatzsteueranteile auf Hotel- oder Restaurantrechnungen als Vorsteuer nach UStG abziehbar. Achtung: Für steuerbefreite Unternehmer (z. B. Kleinunternehmer nach § 19 UStG) entfällt der Vorsteuerabzug.
Nachweise, Dokumentation und formale Anforderungen
Sorgfältige Dokumentation ist entscheidend, um Betriebsausgaben im Prüfungsfall nachzuweisen. Empfohlen sind folgende Angaben:
- Reisezweck (konkreter Anlass), Datum und Reiseroute
- Reisedauer und Abwesenheitszeiten (zur Bestimmung der Pauschalen)
- Teilnehmer (bei gemeinsamer Reise mit Dritten)
- Belege für Fahrt, Übernachtung und sonstige Ausgaben (Originalrechnungen)
- Kilometeraufstellung bei Nutzung des Privatwagens (Datum, Zweck, km)
Fehlende oder unvollständige Belege können zu Kürzungen bei der Anerkennung durch Finanzamt oder Betriebsprüfung führen.
Praxisnahe Beispiele und Buchungsfälle
Praxisbeispiel 1 – Freiberufler reist für zwei Tage mit einer Übernachtung:
- Bahnfahrkarte: 120 € (inkl. 19 % USt)
- Hotel: 120 € (inkl. 7 % USt)
- Verpflegungspauschale: 14 € (erster Tag) + 14 € (letzter Tag) = 28 € (steuerfrei, pauschal)
Buchungskonzept (vereinfacht):
| Beleg | Netto | USt | Brutto/Zahlung |
|---|---|---|---|
| Bahn | 100,84 € | 19,16 € | 120 € |
| Hotel | 112,15 € | 7,85 € | 120 € |
| Verpflegungspauschale | 28,00 € | – | 28,00 € |
Kontenbeispiel (Soll/Haben, vereinfacht):
- Betriebsausgaben Reisekosten 241, - € (Netto-Betrag + Pauschale)
- Vorsteuer 27,01 €
- Bank/Kasse 295,01 € (gesamter Bruttobetrag)
Praxisbeispiel 2 – Arbeitnehmererstattung:
- Arbeitgeber erstattet die Reisekosten. Solange die Pauschalen und Belege den Vorgaben entsprechen, ist die Erstattung lohnsteuerfrei bzw. nicht als Arbeitslohn zu behandeln. Dokumentation und Reisekostenantrag sind empfehlenswert.
Hinweis: Gesetzliche Werte (Pauschalen, Umsatzsteuersätze) und Verwaltungsvorschriften ändern sich. Prüfen Sie stets aktuelle Vorgaben des Bundesfinanzministeriums, die Lohnsteuer-Richtlinien sowie UStG/EStG-relevante Bestimmungen für exakte Beträge und Sonderregelungen (z. B. Auslandsreisetabellen, Kilometersätze).