Geschenk im buchhalterischen und steuerlichen Sinn bezeichnet eine unentgeltliche Zuwendung eines Unternehmens an Dritte (Geschäftspartner, Kunden, Mitarbeiter oder Privatpersonen). Entscheidend sind der Zweck der Zuwendung, die Dokumentation und die steuerliche Einstufung nach deutschem Steuerrecht (z. B. EStG, UStG, ErbStG). In der Buchhaltung sind Abgrenzung, Nachweis und korrekte Kontierung für den Abzug als Betriebsausgabe sowie mögliche umsatz- und lohnsteuerliche Folgen maßgeblich.
Definition und Abgrenzung
Ein Geschenk liegt vor, wenn das Unternehmen ohne direkte Gegenleistung etwas überlässt. Wichtige Abgrenzungen sind:
- Werbegeschenke: Zuwendungen mit werblicher Zielsetzung an Kunden oder Interessenten.
- Aufmerksamkeiten: Kleine, gelegentliche Zuwendungen an Geschäftspartner oder Mitarbeiter, oft ohne nennenswerten Wert.
- Sachzuwendungen an Arbeitnehmer: Können lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sein, sofern sie als Gegenleistung oder regelmäßige Leistung anzusehen sind.
- Private Schenkungen: Liegen außerhalb des betrieblichen Zwecks und unterliegen gegebenenfalls der Schenkungsteuer (ErbStG).
Steuerliche Behandlung
Die steuerliche Behandlung hängt vom Empfänger und Zweck ab. Grundsätzlich gilt: Nur betrieblich veranlasste Geschenke sind als Betriebsausgabe abziehbar (EStG). Ergänzend spielen das Umsatzsteuerrecht (UStG) und das Lohnsteuerrecht eine Rolle.
Geschenke an Geschäftspartner und Kunden
Geschenke an Geschäftsfreunde sind als Betriebsausgabe abziehbar, wenn ein betrieblicher Zusammenhang dokumentiert wird. Wichtig ist der Nachweis des Empfängers, des Anlasses und des Werts. Für die Umsatzsteuer gilt: Bei unentgeltlicher Überlassung von Waren kann u. U. eine umsatzsteuerliche Wertabgabe vorliegen; Vorsteuerabzug auf den Einkauf ist nur zulässig, soweit die Zuwendung dem unternehmerischen Zweck dient. Bei Unsicherheit sollten Sie die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung mit dem Steuerberater klären.
Geschenke an Arbeitnehmer
Für Mitarbeiter sind Geschenke oft lohnsteuerpflichtig, weil sie als Arbeitslohn gelten. Es gibt jedoch lohnsteuerrechtliche Ausnahmen und Freibeträge für gelegentliche Aufmerksamkeiten; diese Voraussetzungen sind strikt zu prüfen und zu dokumentieren. Sozialversicherungsrechtlich ist ebenfalls Vorsicht geboten.
Private Schenkungen
Reine Privatgeschenke des Unternehmers an Dritte sind nicht betrieblich veranlasst und daher nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Darüber hinaus können größere Zuwendungen der Schenkungsteuer (ErbStG) unterliegen.
Buchhalterische Erfassung und Dokumentation
Die korrekte buchhalterische Erfassung erfordert:
- Beleg und Rechnung des Einkaufs (sofern beschaffte Ware verschenkt wird).
- Empfängernachweis (Name, Funktion/Firma, ggf. Anschrift).
- Zweck und Anlass (z. B. Kundengespräch, Jubiläum, Messeaktion).
- Datum und Wert der Zuwendung.
Typische Buchungssätze (vereinfachte Darstellung):
- Kauf von Werbeartikeln: Aufwand Werbegeschenke an Bank/Kreditor; gleichzeitig Vorsteuer an Kreditor (sofern vorsteuerabzugsberechtigt).
- Übergabe des Geschenks an Kunden: keine zusätzliche Buchung, wenn bereits beim Einkauf als Werbeaufwand erfasst; bei interner Umbuchung: Werbeaufwand an Lager/Wareneingang.
- Geschenk an Mitarbeiter (wenn lohnsteuerpflichtig): Aufwandskonto Geschenke/sonstiger Bezug an Bank; anschließende Versteuerung über die Lohnabrechnung.
| Beispiel | Betrag |
|---|---|
| Kauf von Werbegeschenken (netto) | 200,00 € |
| Umsatzsteuer 19% | 38,00 € |
| Gesamtkosten | 238,00 € |
Im oben genannten Fall buchen Sie den Nettowert als Werbeaufwand und können die Vorsteuer geltend machen, sofern die Geschenke dem unternehmerischen Zweck dienen und kein umsatzsteuerlicher Ausschlussgrund vorliegt.
Praxisnahe Beispiele und Handlungsempfehlungen
Konkrete Fälle, wie Sie sie in der Praxis vorfinden:
- Giveaways auf Messen: Kauf: Werbeaufwand an Bank; Liste der Empfänger führen, bei Verteilung an Endverbraucher auf mögliche umsatzsteuerliche Folgen achten.
- Kundengeschenk nach Vertragsabschluss: Dokumentieren Sie Anlass und Empfänger; Buchung als Betriebsausgabe; prüfen Sie, ob ein Vorsteuerabzug möglich ist.
- Weihnachtspräsente an Mitarbeiter: Prüfen, ob lohnsteuerrechtliche Freibeträge greifen oder ob die Zuwendung über die Lohnabrechnung zu versteuern ist.
- Private Übergabe großer Werte: Nicht als Betriebsausgabe abziehbar; mögliche Erklärungs- und Schenkungsteuerpflicht beachten.
Empfehlungen für die Praxis:
- Dokumentieren Sie Empfänger, Anlass und Wert systematisch.
- Trennen Sie marketingbezogene Geschenke von privaten Zuwendungen.
- Beziehen Sie Umsatzsteuer- und Lohnsteuerfragen frühzeitig in die Entscheidung ein.
- Bei höheren Werten oder Zweifelsfällen Rücksprache mit Steuerberater oder Lohnbuchhalter halten.
Kurz: Geschenke sind steuerlich und buchhalterisch vielseitig relevant. Sorgfältige Dokumentation, die richtige Kontierung und Kenntnis der einschlägigen Vorschriften (EStG, UStG, ErbStG sowie lohnsteuerrechtliche Regelungen) schützen vor Nachteilen bei Betriebsprüfungen und sorgen für klare, prüfungssichere Bücher.