Rechnung ist ein schriftliches Dokument, mit dem ein Unternehmer gegenüber einem Leistungsempfänger den Anspruch auf Zahlung für erbrachte Lieferungen oder Leistungen geltend macht. In Deutschland regeln insbesondere das Umsatzsteuergesetz (UStG), das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) formale Anforderungen, Fristen und Aufbewahrungspflichten. Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist die korrekte Ausstellung von Rechnungen zentral für Vorsteuerabzug, Buchführung und Steuerprüfungen.
Pflichtangaben und Aufbau einer Rechnung
Nach §14 UStG muss eine Rechnung bestimmte Mindestangaben enthalten, damit der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Fehlen Angaben, ist die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, nachvollziehbar)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Leistungsdatum (oder Zeitraum der Leistungserbringung, falls abweichend)
- Entgelt (Netto), anzuwendender Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
- Gesamtbetrag (Brutto)
Bei Besonderheiten (z. B. Reverse-Charge nach §13b UStG oder Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG) sind zusätzlich klare Hinweise erforderlich, z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG“ oder „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)“.
Praktische Regeln für die tägliche Buchhaltung
Für den Alltag in der Buchhaltung empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, damit Rechnungen steuerlich anerkannt und Zahlungsvorgänge lückenlos dokumentiert sind.
- Rechnungsnummernkreise: Verwenden Sie fortlaufende, einmalige Nummern; unterteilen Sie ggf. nach Jahren oder Geschäftsbereichen.
- Fristen: Die Rechnung sollte zeitnah ausgestellt werden; nach §14 UStG ist die Ausstellung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung vorgesehen.
- Elektronische Rechnungen: Elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern Authentizität und Unversehrtheit gewährleistet sind. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erleichtern strukturierte Verarbeitung; bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung oft verpflichtend.
- Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro (Brutto) gelten vereinfachte Angaben; dennoch sollten Name, Anschrift, Datum, Art der Leistung, Entgelt und Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis genügen.
Beispiele aus der Praxis
- Ein freiberuflicher Grafikdesigner stellt einem Kunden eine Rechnung über 1.200 € netto: Die Rechnung enthält seine Steuernummer, Leistungsdatum, Rechnungnummer, Nettobetrag, 19% USt und den Bruttobetrag.
- Ein Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis versieht seine Rechnung mit dem Hinweis: „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)“.
- Bei Leistung an einen ausländischen Unternehmer innerhalb der EU ist die Angabe der USt-IdNr. beider Parteien wichtig; ggf. ist die Rechnung ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf innergemeinschaftliche Lieferung auszustellen.
Korrekturen, Aufbewahrung und Steuerliche Relevanz
Fehlerhafte Rechnungen müssen berichtigt werden. Gängige Verfahren sind Stornorechnung und Neuausstellung oder ergänzende Gutschrift, wobei die ursprüngliche Rechnung für die Buchführung dokumentiert bleiben muss.
Aufbewahrungsfristen sind für Unternehmer entscheidend:
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind in der Regel 10 Jahre aufzubewahren (§147 AO, §257 HGB).
- Elektronische Rechnungen müssen dauerhaft lesbar sein und im Originalformat oder als eins-zu-eins Kopie archiviert werden.
Bei Betriebsprüfungen sind vollständige und korrekt abgelegte Rechnungen Voraussetzung, damit Vorsteueransprüche anerkannt werden und keine steuerlichen Nachteile entstehen. Außerdem sind Zahlungsziele und Mahnwesen steuerlich relevant für Liquiditätsplanung und Realisierung von Forderungen.
Praktische Checkliste für Ihre Rechnungserstellung
| Prüfpunkt | Warum wichtig |
|---|---|
| Fortlaufende Nummer | Nachvollziehbarkeit, gesetzliche Vorgabe |
| Leistungsdatum | Zuordnung zum richtigen Besteuerungszeitraum |
| Steuernummer/USt-IdNr. | Ermöglicht Vorsteuerabzug beim Empfänger |
| Hinweis bei Kleinunternehmer/Reverse-Charge | Vermeidet Missverständnisse und Nachforderungen |
| Archivierung (10 Jahre) | Erfüllung steuerlicher Aufbewahrungspflichten |
Mit einer standardisierten Rechnungs-Vorlage und kontrollierten Abläufen in der Buchhaltung vermeiden Sie formale Fehler, sichern Vorsteueransprüche und vereinfachen Prüfungen. Bei Unsicherheiten (z. B. grenzüberschreitende Leistungen oder Reverse-Charge-Fälle) sollten Sie steuerlichen Rat einholen, um Risiken zu minimieren.