Definition: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten, strukturierten XML-Datei. Damit lassen sich Rechnungsdaten maschinell auslesen und gleichzeitig eine für Menschen gut lesbare Rechnung bereitstellen.
Warum ZUGFeRD für die Buchhaltung wichtig ist
ZUGFeRD erleichtert die digitale Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung erheblich. Durch die strukturierte XML-Datei können Rechnungsempfänger Daten automatisch in ihre Buchhaltungssoftware übernehmen, Belegzeilen, Steuerbeträge und Zahlungsinformationen werden ohne manuellen Erfassungsaufwand importiert. Für Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet das weniger Tippfehler, schnellere Zahlungsabwicklung und geringere Kosten pro Beleg.
Rechtlich ist zu beachten, dass eine ZUGFeRD-Rechnung dieselben Pflichtangaben enthalten muss wie eine herkömmliche Rechnung nach UStG (§14). Zudem sind elektronische Rechnungen nach den Vorgaben der GoBD sowie den Aufbewahrungspflichten der AO §147 revisionssicher zu archivieren.
Technische Grundlagen und Versionen
ZUGFeRD baut auf dem Prinzip eines hybriden Formats auf:
- Ein PDF/A-3-Datei bildet das sichtbare Rechnungsbild.
- In dieser PDF/A-3 ist eine XML-Datei eingebettet, die strukturierte Rechnungsdaten enthält (Empfänger, Lieferant, Rechnungspositionen, Steueraufteilung, Zahlungsinformationen).
Aktuelle Versionen von ZUGFeRD sind kompatibel zu Factur‑X (französisch‑deutscher Standard). Die XML-Struktur orientiert sich an international anerkannten Rechnungsdatenmodellen. ZUGFeRD selbst erfordert keine digitale Signatur; die rechtliche Integrität wird durch die GoBD-konforme Archivierung sichergestellt.
Praktische Anwendung in der täglichen Buchhaltung
Die Einführung von ZUGFeRD verändert vor allem zwei Arbeitsabläufe:
Als Rechnungssteller
- Erstellen Sie die Rechnung in Ihrer Faktura-/ERP-Software und exportieren Sie ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.
- Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben (Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungstext, Nettobeträge, Steuersätze, Steuerbeträge, UID falls relevant, Zahlungsbedingungen) gemäß UStG §14 enthalten sind.
- Bei Kleinunternehmern nach UStG §19 muss der Hinweis auf die Steuerbefreiung im Rechnungsdatensatz sichtbar sein; ZUGFeRD kann diesen Text in der XML bereitstellen.
Als Rechnungsempfänger
- Importieren Sie die eingehende ZUGFeRD-Datei in Ihre Buchhaltungssoftware. Die XML liefert die Buchungsdaten direkt (Beträge, Kontozuordnung, Steuercodes).
- Prüfen Sie autorisierte Beträge und ordnen Sie ggf. Konten (SKR03/SKR04) zu — viele Programme erlauben automatische Kontenzuordnung anhand von Steuercodes und Lieferantenprofilen.
- Speichern Sie das Original-PDF/A-3 revisionssicher ab, damit die GoBD‑Anforderungen erfüllt sind.
Konkrete Anwendungsfälle und Beispiel-Workflows
Beispiele aus der Praxis zeigen den Nutzen unmittelbar:
- Ein IT-Freelancer erstellt 20 Monatsrechnungen: Statt jede Rechnung manuell zu erfassen, erzeugt er ZUGFeRD-PDFs in seinem Rechnungsprogramm. Die Kunden importieren XML-Daten; der Freelancer erhält schnellere Zahlungen und spart Erfassungszeit.
- Ein kleines Handelsunternehmen empfängt Lieferantenrechnungen per E‑Mail. Die Buchhalterin importiert die ZUGFeRD-Rechnungen in die Buchhaltung, prüft automatisiert die Umsatzsteuer und bucht Eingangsrechnungen mit minimalem manuellen Aufwand.
Vorteile im Überblick:
- Weniger manuelle Dateneingabe und geringere Fehlerquote
- Schnellere Kreditoren- und Debitorenbearbeitung
- Kompatibilität mit bestehenden Archiv- und Buchungsprozessen (GoBD-konform)
Implementierung, Tools und rechtliche Anforderungen
Die Umsetzung erfordert:
- Eine Faktura- oder ERP-Software, die ZUGFeRD-export unterstützt (gängige Lösungen wie DATEV-kompatible Programme, Lexware, sevDesk, FastBill bieten meist Unterstützung).
- Ein GoBD-konformes Archivsystem für die Aufbewahrung der PDF/A-3-Dateien über die gesetzliche Frist (in der Regel 10 Jahre gemäß AO §147).
- Klare Prozesse zur Prüfung und Kontierung der importierten Daten, inklusive Zuordnung zu SKR-Konten und Mehrwertsteuercodes.
Wichtig: ZUGFeRD entbindet nicht von den inhaltlichen Pflichten einer Rechnung nach dem UStG. Prüfen Sie vor dem Rollout, ob Ihre Workflows die Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellen.