Definition: DATEV ist eine deutsche Genossenschaft (DATEV eG) und ein Anbieter von Software, Dienstleistungen und IT-Infrastruktur für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen. DATEV-Lösungen unterstützen die digitale Buchführung, Lohnabrechnung, Steuerdeklaration und den rechtskonformen Datenaustausch nach deutschen Vorschriften (z. B. GoBD, AO, HGB, UStG, EStG).
Was umfasst DATEV und für wen ist es relevant?
DATEV bietet eine Suite aus Desktop- und Cloud-Anwendungen sowie Services für die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberater. Kernthemen sind Rechnungswesen (Buchführung), Lohn und Gehalt (z. B. LODAS), Unternehmensorganisation (DATEV Unternehmen online) und Steuererklärungen. Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist DATEV besonders relevant, wenn sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten oder eine revisionssichere, gesetzeskonforme Buchführung benötigen.
Wichtig ist: DATEV-Produkte orientieren sich an deutschem Recht. Funktionen wie elektronische Übermittlung an ELSTER, Erstellung der E-Bilanz (XBRL) und die Einhaltung der GoBD sind integriert, sodass die Anforderungen aus AO, HGB, UStG und EStG berücksichtigt werden.
Praktische Anwendungen in der Buchhaltung
DATEV wird im Praxisalltag für zahlreiche Routineaufgaben genutzt. Beispiele:
- Buchführung: Ein Kleinunternehmer oder eine GmbH nutzt DATEV Kanzlei-Rechnungswesen für die doppelte Buchführung inkl. Kontenplan (SKR03/SKR04), Umsatzsteuer-Voranmeldungen und monatlicher Abschlüsse.
- Digitaler Belegaustausch: Freiberufler scannen Belege und laden sie in DATEV Unternehmen online hoch. Der Steuerberater greift darauf zu, prüft und verbucht die Belege direkt – Zeitersparnis und bessere Zusammenarbeit.
- Lohnabrechnung: Mit DATEV LODAS werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, Sozialversicherungsdaten übermittelt und Lohnsteueranmeldungen vorgenommen. Besonders wichtig für Arbeitgeberpflichten nach Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht.
- Umsatzsteuer und Steuererklärungen: DATEV erzeugt Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) und die Jahressteuererklärung (EStG/UStG). Die elektronische Übermittlung an ELSTER ist integriert.
- Revisionssichere Archivierung: Durch GoBD-konforme Archivfunktionen können Belege revisionssicher gespeichert und bei Betriebsprüfungen bereitgestellt werden.
Konkrete Anwendungsfälle und Praxisbeispiele
Praxisbeispiel 1 — Freiberufler (Grafikdesigner): Ein Grafikdesigner nutzt DATEV Unternehmen online, um Eingangsrechnungen zu fotografieren und automatisch an den Steuerberater zu übertragen. Der Steuerberater prüft Kontierungsvorschläge und erstellt monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Monatsabschlüsse.
Praxisbeispiel 2 — Kleine GmbH mit Lohnabrechnung: Eine GmbH setzt DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und LODAS ein. Gehaltsabrechnungen werden monatlich erzeugt, Sozialversicherungsbeiträge übermittelt und die Jahresabschlüsse nach HGB vorbereitet. Die E-Bilanz wird im XBRL-Format an das Finanzamt gesendet.
Praxisbeispiel 3 — Automatisierung durch Schnittstellen: Ein Einzelunternehmer importiert Bankumsätze per EBICS/HBCI in DATEV und nutzt automatisierte Kontierungsvorschläge. Wiederkehrende Buchungen werden als Vorlagen gespeichert, wodurch Buchungszeiten sinken.
Wie Sie mit DATEV starten — praktische Checkliste
Vorbereitung
- Absprache mit dem Steuerberater: Klären, welche DATEV-Module er nutzt und welche Zugänge erforderlich sind.
- Rechtskonformität sicherstellen: Fragen zur GoBD-Archivierung, elektronischen Rechnungen und ELSTER-Anbindung klären.
Einrichtung
- Registrierung für DATEV Unternehmen online oder Installation der Desktop-Software in Abstimmung mit dem Steuerberater.
- Einrichtung des passenden Kontenrahmens (SKR03/SKR04) und Festlegung von Buchungsregeln.
- Einrichtung von Beleg-Upload, Bankanbindung (EBICS/HBCI) und ggf. Schnittstellen zu Kassensystemen.
Praxisbetrieb
- Belege zeitnah digitalisieren und hochladen.
- Regelmäßige Abstimmung mit dem Steuerberater über offene Posten, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnläufe.
- Sicherheitsmaßnahmen beachten: DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Zugriffsrechte und Verschlüsselung.
Hinweis zu Kosten und Betrieb: DATEV bietet unterschiedliche Lizenz- und Hostingmodelle (lokal oder Cloud). Die Kosten variieren nach Funktionsumfang und Anzahl der Mandanten. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die für Ihr Unternehmen passende Lösung.
DATEV ist damit ein zentrales Werkzeug für die rechtskonforme, effiziente Buchhaltung in Deutschland. Durch die enge Verzahnung mit Steuerberatern, die Unterstützung gesetzlicher Meldepflichten und automatisierte Arbeitsabläufe eignet sich DATEV besonders für Freiberufler und kleine Unternehmen, die Wert auf Ordnung, Sicherheit und Zusammenarbeit legen.