GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist eine in Deutschland häufig gewählte Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit und beschränkter Haftung der Gesellschafter. Für Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet die GmbH, dass die unternehmerische Tätigkeit rechtlich von der privaten Vermögenssphäre getrennt ist – haftungsbeschränkt auf das Gesellschaftsvermögen –, gleichzeitig aber besondere buchhalterische und steuerliche Pflichten entstehen.
Rechtsform, Gründung und Stammkapital
Die GmbH ist im GmbH-Gesetz (GmbHG) geregelt. Mindeststammkapital beträgt 25.000 EUR; zur Eintragung ins Handelsregister müssen mindestens 12.500 EUR bar eingezahlt oder entsprechende Sacheinlagen nachgewiesen werden. Für die Buchhaltung relevant sind dabei die Konten Stammkapital (gezeichnetes Kapital) und Kapitalrücklage (bei Überzahlungen oder Sachleistungen).
Für Gründer wichtig: Die GmbH ist Kaufmann nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und unterliegt damit der Pflicht zur doppelten Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung).
Buchhalterische Pflichten und praktische Besonderheiten
Als Kapitalgesellschaft unterliegt die GmbH umfassenden Buchführungspflichten. Wichtige Regelungen stammen aus HGB, GoB und den GoBD für die Aufbewahrung und elektronische Buchführung.
Wesentliche Anforderungen
- Doppelte Buchführung mit Führung von Konten und Journalen.
- Aufbewahrungspflichten für Belege (in der Regel 10 Jahre).
- Monatliche Lohnbuchhaltung bei Beschäftigten (Lohnsteuer, Sozialabgaben).
- Trennung zwischen Gesellschafter- und Unternehmensgeldflüssen: private Entnahmen sind nicht zulässig.
Typische Buchungssätze
Praxisnahe, vereinfachte Beispiele:
| Vorgang | Buchung |
|---|---|
| Einzahlung Stammkapital (Bar/Bank) | Bank an Stammkapital |
| Kauf Anlagevermögen | Sachkonto Anlage an Bank |
| Monatliche Abschreibung | Abschreibungen an Anlagekonto |
| Bruttolohnzahlung | Lohnaufwand an Verbindlichkeiten ggü. Finanzamt / Sozialversicherung; danach Auszahlung: Lohnaufwand / Verbindlichkeiten an Bank |
Steuern und Abgaben
Die GmbH ist körperschaftsteuerpflichtig und unterliegt zusätzlich der Gewerbesteuer sowie der Umsatzsteuer. Relevante Vorschriften kommen aus dem Körperschaftsteuergesetz (KStG), dem Gewerbesteuergesetz (GewStG) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG).
Körperschaft- und Gewerbesteuer
- Körperschaftsteuer: Regelmäßig 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag auf den zu versteuernden Gewinn.
- Gewerbesteuer: Abhängig vom Hebesatz der Gemeinde; Anrechnung auf die Einkommensteuer bei Personengesellschaften entfällt, bei GmbH bleibt Gewerbesteuer als Betriebsausgabe oder Zusatzlast zu beachten.
Umsatzsteuer und Vorsteuer
Die GmbH führt Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen ab und kann Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen. Umsatzsteuervoranmeldungen sind oft monatlich oder vierteljährlich vorzulegen. In der Buchhaltung unterscheiden sich Umsatzsteuerkonten für Umsatzsteuerzahllast und Vorsteuererstattung.
Lohnsteuer und Sozialversicherung
Bei Angestellten ist die GmbH Arbeitgeber und führt Lohnsteuer sowie Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung ab. Typische Buchungen: Lohnaufwand, Lohnsteuer-Verbindlichkeiten, Sozialversicherungsbeiträge, Auszahlung Nettolohn.
Jahresabschluss, Ausschüttungen und Praxisfälle
Der Jahresabschluss einer GmbH besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und gegebenenfalls Anhang sowie Lagebericht (abhängig von Größe). Kleine GmbHs können Erleichterungen nach HGB nutzen, große GmbHs unterliegen strengen Offenlegungspflichten im Bundesanzeiger.
Gewinnausschüttung und Rücklagen
Gewinnausschüttungen an Gesellschafter erfolgen erst nach Feststellung des Jahresabschlusses. Buchung: Gewinnvortrag/GuV an Verbindlichkeit gegenüber Gesellschafter (bei Auszahlung: Verbindlichkeit an Bank). Beachten Sie die Kapitalerhaltungsvorschriften: Ausschüttungen dürfen Stammkapital nicht gefährden.
Praxisbeispiele
- Startkapital: Bei Einzahlung von 12.500 EUR vor Handelsregistereintrag: Bank an Stammkapital 12.500 EUR.
- Anschaffung eines Firmenwagens für 30.000 EUR (bar/Bank): Fuhrpark an Bank 30.000 EUR; jährliche Abschreibung: Abschreibungen an Fuhrpark (linear z.B. 6 Jahre).
- Zahlung von Geschäftsführer-Gehalt: Lohnaufwand an Bank (oder Verbindlichkeiten an Bank nach Abführung).
Fazit: Die GmbH bietet Haftungsbegrenzung und kaufmännische Seriosität, verlangt aber eine professionelle Buchführung, strikte Trennung von Privat- und Gesellschaftsvermögen sowie die Beachtung zahlreicher steuerlicher Pflichten. Für Gründer und kleine Unternehmen lohnt sich frühzeitige Beratung durch Steuerberater, um Buchungsprozesse, Steuerfristen und Ausschüttungsregeln rechtskonform und liquiditätsschonend zu gestalten.