Definition: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebene Regeln, die festlegen, wie steuerrelevante elektronische Daten und Unterlagen zu erfassen, aufzubewahren und dem Finanzamt zugänglich zu machen sind. Sie konkretisieren Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und betreffen alle Unternehmen und Freiberufler in Deutschland, die elektronische Buchführungs- oder Dokumentationssysteme nutzen.
Rechtliche Grundlagen und Geltungsbereich
Die GoBD stützen sich auf die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere §147 AO zur Aufbewahrungspflicht) sowie auf steuer- und handelsrechtliche Vorgaben (z. B. UStG, HGB). Sie gelten für elektronische Bücher, Aufzeichnungen und die Aufbewahrung elektronischer Belege ebenso wie für teilautomatisierte und manuelle Prozesse, sofern die Daten steuerlich relevant sind.
Wichtig: Die GoBD sind keine eigenständige Rechtsnorm, sondern Verwaltungsgrundsätze des BMF. Bei Außenprüfungen prüft das Finanzamt die Einhaltung dieser Grundsätze und kann bei Verstößen steuerliche Festsetzungen ändern oder Zuschätzungen vornehmen.
Kernanforderungen der GoBD
Die GoBD formulieren mehrere zentrale Anforderungen, die praktisch umzusetzen sind:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Buchungen und Belege müssen so dokumentiert sein, dass ein sachverständiger Dritter den Sachverhalt nachvollziehen kann.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst werden.
- Unveränderbarkeit und Protokollierung: Einmal erfasste Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen müssen protokolliert werden.
- Aufbewahrung und Verfügbarkeit: Daten sind über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen verfügbar zu halten und auf Anforderung in lesbarer Form bereitzustellen.
Praktische Umsetzung in der Buchhaltung
Für Freiberufler und Kleinunternehmer sind technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, um die GoBD einzuhalten. Die wichtigsten Schritte:
Verfahrensdokumentation
Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation, die das eingesetzte System, Verantwortlichkeiten, Arbeitsabläufe, Schnittstellen, Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sowie Änderungen am System beschreibt. Ohne diese Dokumentation wird die Ordnungsmäßigkeit schnell angezweifelt.
Software und Schnittstellen
Nutzen Sie GoBD-konforme Buchführungs- und Fakturierungssoftware. Achten Sie darauf, dass Exporte in einem maschinenlesbaren Format möglich sind (z. B. CSV, XML) und dass Protokolle und Audit-Trails vorhanden sind.
Sicherungen und Zugriff
Regelmäßige Backups, revisionssichere Archivierung (z. B. PDF/A) und ein dokumentiertes Löschkonzept sind erforderlich. Stellen Sie sicher, dass bei einer Außenprüfung der Datenzugriff in einer der vorgesehenen Formen möglich ist (z. B. Exportfunktion).
Konkrete Beispiele, Checkliste und Aufbewahrungsfristen
Praxisnahe Anwendungsfälle helfen bei der Umsetzung:
- Freiberufler mit Cloud-Faktura: Dokumentieren Sie, wie Rechnungen erzeugt, signiert, gespeichert und wie Korrekturen vorgenommen werden. Aktivieren Sie Audit-Trails und regelmäßige Exporte.
- Kleine Handelsfirma mit Kasse: Nutzen Sie eine TSE-konforme Kassenlösung nach KassenSichV, protokollieren Sie Schichtabschlüsse und bewahren Sie die Kassenjournale unveränderbar auf.
- Buchhaltungsdienstleister: Legen Sie fest, wer Zugriff hat, wie Mandantendaten getrennt werden und wie Belege revisionssicher archiviert sind.
Kurze Checkliste für die Praxis:
- Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten.
- GoBD-konforme Software wählen und konfigurieren.
- Audit-Trails und Änderungsprotokolle sicherstellen.
- Regelmäßige Backups und Wiederherstellungstests durchführen.
- Aufbewahrungsfristen beachten und Exporte ermöglichen.
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Bücher, Inventare, Abschlussunterlagen, Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe, sonstige empfangene/gesendete Unterlagen | 6 Jahre |
Fazit: Die GoBD verlangen von Freiberuflern und Kleinunternehmen sowohl technische Vorkehrungen als auch klare organisatorische Abläufe. Eine saubere Verfahrensdokumentation, die Wahl geeigneter Software und regelmäßige Sicherungs- sowie Prüfprozesse reduzieren das Prüfungsrisiko und schaffen Rechtssicherheit gegenüber dem Finanzamt.