Abschreibung bezeichnet die Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines abnutzbaren Wirtschaftsguts auf seine voraussichtliche Nutzungsdauer. In der Buchhaltung und im Steuerrecht (AfA) wird dadurch der Wertverlust eines Vermögensgegenstands periodengerecht als Aufwand erfasst und vermindert so den zu versteuernden Gewinn.
Grundlagen und rechtlicher Rahmen
Abschreibungen sind sowohl handelsrechtlich (HGB) als auch steuerrechtlich (insbesondere EStG) relevant. Handelsrechtlich dienen sie der vorsichtigen Bewertung des Anlagevermögens; steuerrechtlich regeln sie die Absetzung für Abnutzung (AfA) die steuerlich zulässige Verteilung der Kosten über die Nutzungsdauer.
Wesentliche Punkte:
- Nutzungsdauer: Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer bestimmt die Höhe der jährlichen Abschreibung. Orientierungswerte liefert die AfA-Tabelle des BMF.
- Planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen: Planmäßige Abschreibungen erfolgen nach festgelegtem Abschreibungsplan. Außerplanmäßige Abschreibungen sind bei dauerhafter Wertminderung handelsrechtlich vorzunehmen.
- Dokumentation: Rechnung, Anschaffungsdatum und AfA-Berechnung müssen nachvollziehbar abgelegt werden.
Arten der Abschreibung und steuerliche Besonderheiten
Für die Praxis in kleinen Unternehmen und bei Freiberuflern sind folgende Formen besonders relevant:
Lineare Abschreibung
Die häufigste Methode: Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt. Formel: Jahres-AfA = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer.
Sonderfälle
- Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Wirtschaftsgüter bis zu einem bestimmten Nettowert (aktuelle Grenze: bis 800 EUR netto) können sofort als Betriebsausgabe gebucht werden. Das vereinfacht die Buchführung und entlastet Liquidität und Verwaltungsaufwand.
- Außerplanmäßige Abschreibungen: Bei dauerhafter Wertminderung ist handelsrechtlich eine außerplanmäßige Abschreibung vorzunehmen (z. B. bei Totalschaden). Steuerrechtlich gelten strengere Voraussetzungen.
- Steuerliche Sonderabschreibungen: Unter bestimmten Voraussetzungen sind zusätzliche Absetzungen möglich (z. B. Förderungen, Investitionsanreize); diese sind an gesetzliche Voraussetzungen gebunden und sollten mit dem Steuerberater geprüft werden.
Praxis: Buchung, Beispiele und Berechnung
Konkrete Buchungssätze und Rechenbeispiele helfen bei der täglichen Praxis.
Beispiel 1 – Computerkauf
Ein Freelancer kauft einen Computer für 1.200 EUR netto. Übliche Nutzungsdauer: 3 Jahre. Jahres-AfA (linear): 1.200 / 3 = 400 EUR.
Buchung bei Anschaffung:
- Soll: Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) 1.200 EUR
- Haben: Bank 1.200 EUR
Jährliche Abschreibung buchen:
- Soll: Abschreibungen auf Sachanlagen 400 EUR
- Haben: BGA 400 EUR
Beispiel 2 – GWG
Ein Bürostuhl für 350 EUR netto kann sofort als Betriebsausgabe gebucht werden (sofern unter der GWG-Grenze). Buchung:
- Soll: Büromaterial / BGA 350 EUR
- Haben: Bank 350 EUR
Besondere Hinweise und Handlungsempfehlungen
Für Freiberufler und kleine Unternehmen empfehle ich folgende Praxisregeln:
- Nutzen Sie die AfA-Tabelle: Zur Bestimmung realistischer Nutzungsdauern und Vermeidung von Schätzfehlern.
- GWG-Grenzen ausnutzen: Sofortabschreibungen vereinfachen die Buchführung und mindern kurzfristig die Steuerlast.
- Trennung Handels- und Steuerbilanz: Prüfen Sie Unterschiede zwischen HGB und EStG—abweichende Abschreibungsdauern führen zu latenten Steuern oder dauerhaften Unterschieden.
- Dokumentation und Beratung: Bewahren Sie Belege auf und sprechen Sie bei komplexen Fällen mit dem Steuerberater, besonders bei Investitionsabzugsbeträgen, Sonderabschreibungen oder außerplanmäßigen Wertminderungen.
Abschließend: Abschreibungen sind ein zentrales Instrument zur periodengerechten Erfolgsermittlung und Steuerplanung. Eine saubere Dokumentation, Kenntnis der steuerlichen Regeln (EStG) sowie der handelsrechtlichen Vorschriften (HGB) schützt vor Fehlern und eröffnet Gestaltungsräume für kleine Unternehmen und Freiberufler.