Definition: Ein Einzelunternehmer ist eine natürliche Person, die ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit selbstständig ausübt und das Unternehmen ohne Gesellschafter führt. Rechtlich ist das Einzelunternehmen keine eigene juristische Person; Inhaber und Unternehmen sind rechtlich nicht getrennt, weshalb der Unternehmer persönlich und unbeschränkt haftet.
Grundlegende Merkmale
Als Einzelunternehmer handeln Sie auf eigene Rechnung. Wichtige Merkmale sind die persönliche Haftung, die einfache Gründung und die direkte Gewinnermittlung. Entscheidend ist, ob Sie als Freiberufler (steuerrechtlich keine Gewerbesteuer, kein Gewerbeschein) oder als Gewerbetreibender einzustufen sind (Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuer).
Rechtsform und Haftung
Im Gegensatz zur GmbH oder UG haften Sie als Einzelunternehmer mit Ihrem gesamten Privatvermögen für betriebliche Verbindlichkeiten. Diese persönliche Haftung beeinflusst Ihre Absicherung, Kreditwürdigkeit und Vertragsgestaltung.
Freiberufler oder Gewerbetreibender
Bei freien Berufen (z. B. Ärzte, Steuerberater, Ingenieure) gelten vereinfachte steuerliche Regeln. Gewerbetreibende müssen das Gewerbe anmelden und ggf. Gewerbesteuer zahlen. Die Abgrenzung hat unmittelbare Folgen für Buchführung und steuerliche Pflichten.
Buchhalterische Pflichten und steuerliche Behandlung
Für die Buchhaltung ist entscheidend, ob Sie zur einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Viele Einzelunternehmer führen die EÜR nach §4 Abs. 3 EStG durch. Handelsrechtliche Buchführungspflichten ergeben sich aus dem HGB, wenn Sie als Kaufmann gelten.
EÜR versus Bilanzierung
Die EÜR ist für viele Kleingewerbetreibende und Freiberufler praxisgerecht: Einnahmen und Ausgaben werden gegenübergestellt. Eine Bilanzierung nach HGB ist erforderlich, wenn handelsrechtliche Kaufmannseigenschaft besteht oder steuerliche/umsatzabhängige Schwellen überschritten werden. In der Praxis werden häufig Umsatz- und Gewinnerwartungen als Richtgröße herangezogen; prüfen Sie die Details mit Ihrem Steuerberater.
Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer
Als Unternehmer unterliegen Sie der Umsatzsteuer (UStG) — je nach Umsatzregelung monatliche, vierteljährliche oder jährliche Voranmeldungen. Der Gewinn unterliegt der Einkommensteuer (EStG). Gewerbebetriebe müssen zusätzlich Gewerbesteuer entrichten; Freiberufler sind hiervon ausgenommen.
Praxisnahe Buchführungstipps
Konkrete Maßnahmen erleichtern Ihre tägliche Buchführung und minimieren Fehler:
- Kontieren nach standardisierten Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04).
- Trennung von privaten und betrieblichen Zahlungen durch separates Geschäftskonto.
- Dokumentation jeder Transaktion mit vollständigen Belegen (Rechnung, Kassenbeleg, Vertrag).
- Kontinuierliche Umsatzsteuervoranmeldungen und fristgerechte Steuerzahlungen.
- Regelmäßige Backups Ihrer Buchführungssoftware und Belegarchivierung.
Beispiele für typische Buchungsvorfälle:
| Vorgang | Grundbuchung (vereinfachte Darstellung) |
|---|---|
| Rechnung an Kunden (netto 1.000 € + 19 % USt) | Forderungen an Umsatzerlöse 1.000 €; Umsatzsteuer 190 € |
| Einkauf Betriebsmittel (netto 500 € + 19 % USt) | Aufwand/Betriebsbedarf an Verbindlichkeiten 500 €; Vorsteuer 95 € |
| Privatentnahme (Barentnahme) | Privatentnahme an Kasse/Bank |
Typische Fehler und Checkliste für den Jahresabschluss
Vermeiden Sie folgende häufige Fehler:
- Vermischen privater und betrieblicher Ausgaben.
- Fehlende oder unvollständige Belegablage.
- Unregelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen mit Schätzungen ohne Dokumentation.
- Nicht berücksichtigte AfA (Absetzung für Abnutzung) bei Investitionen.
Checkliste zum Jahresabschluss:
- Konten abstimmen (Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten).
- Abschreibungen und Rückstellungen prüfen.
- Privatentnahmen und Eigenleistungen dokumentieren.
- Anlage EÜR oder Bilanz inkl. Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.
- Steuerfristen beachten: Einkommensteuer, ggf. Gewerbesteuer, Umsatzsteuer.
Fazit: Als Einzelunternehmer profitieren Sie von einer einfachen Gründung und direkter Steuerpflicht, tragen aber die volle persönliche Haftung. Praktische Buchhaltung bedeutet konsequente Trennung von Privat- und Geschäftsvorfällen, regelmäßige Dokumentation und rechtzeitige Meldungen an Finanzamt und, falls relevant, an das Gewerbeamt. Bei Unsicherheiten, insbesondere zu Bilanzierungspflichten oder Gewerbesteuer, ist die Beratung durch einen Steuerberater empfehlenswert.