Privatentnahme bezeichnet in der Buchhaltung den Vorgang, bei dem ein Unternehmer oder Gesellschafter Vermögenswerte (Geld, Waren, Leistungen) aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke entnimmt. Diese Entnahmen mindern das Betriebsvermögen bzw. das Eigenkapital, stellen jedoch keine betrieblichen Aufwendungen im steuerrechtlichen Sinne dar.
Wirtschaftliche und rechtliche Bedeutung
Für Freiberufler und Einzelunternehmer sowie für Personengesellschaften (z. B. GbR, OHG) gehört die Privatentnahme zum normalen Zahlungsverkehr. Das Handelsrecht (HGB) und das Steuerrecht (insbesondere EStG und UStG) unterscheiden dabei klar zwischen Entnahmen und betrieblichen Ausgaben:
- Privatentnahmen reduzieren das Eigenkapital, beeinflussen aber nicht unmittelbar den steuerlichen Gewinn, da es sich nicht um Betriebsausgaben handelt.
- Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können Sachentnahmen (Waren, Leistungen) umsatzsteuerlich als Eigenverbrauch zu behandeln sein; bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) entfällt dies.
- Bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) ist der Begriff der „Privatentnahme“ in dieser Form unüblich; private Nutzung von Gesellschaftsvermögen kann als verdeckte Gewinnausschüttung oder als Darlehen steuerliche Nachteile mit sich bringen.
Buchhalterische Erfassung und typische Buchungssätze
Die Privatentnahme wird in der doppelten Buchführung über ein Privatkonto bzw. Entnahmekonto (contra Eigenkapital) erfasst. Ziel ist eine saubere Trennung zwischen betrieblichem und privatem Vermögen.
Typische Buchungssätze
- Barentnahme: Privatentnahme an Kasse (z. B. 1.000 EUR)
- Banküberweisung an Privatzwecke: Privatentnahme an Bank (z. B. Überweisung des Unternehmers an sein privates Konto)
- Warenentnahme: Privatentnahme an Warenbestand (Wert der entnommenen Waren)
Am Jahresende wird der Saldo des Privatkontos gegen das Eigenkapitalkonto abgeschlossen, wodurch sich das ausgewiesene Eigenkapital verändert.
Umsatzsteuerliche und einkommensteuerliche Auswirkungen
Steuerlich sind insbesondere zwei Punkte relevant:
- Umsatzsteuer: Entnahmen von Gegenständen oder Leistungen für den privaten Gebrauch sind unter umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten als Entnahme/Eigenverbrauch zu behandeln. Sie sind mit dem üblichen Umsatzsteuersatz (z. B. 19% oder 7%) zu bewerten und entsprechend zu melden, sofern Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) fallen.
- Einkommensteuer: Privatentnahmen mindern nicht den steuerpflichtigen Gewinn. Für die Gewinnermittlung nach EStG (bei Bilanzierung und Einnahmenüberschussrechnung) bleiben Entnahmen außer Ansatz; Ausgaben für private Zwecke sind nicht abzugsfähig.
Bei Warenentnahmen kann zusätzlich eine Vorsteuerkorrektur notwendig werden, wenn beim Erwerb der Ware Vorsteuer geltend gemacht wurde. Bewahren Sie alle Nachweise auf und dokumentieren Sie den Entnahmewert nachvollziehbar.
Praktische Hinweise und Beispiele für den Unternehmeralltag
Praktischer Umgang und Dokumentation sind zentral, um Nachfragen durch das Finanzamt zu vermeiden:
- Führen Sie ein separates Privatkonto bzw. Privatkonto als Buchungskonto, um Entnahmen klar auszuweisen.
- Dokumentieren Sie jede Entnahme mit Datum, Betrag, Zweck und Beleg (Kassenbon, Auszugsnachweis).
- Vermeiden Sie das Mischen von Geschäfts- und Privatkonten; richten Sie frühzeitig ein separates Geschäftskonto ein.
- Bei wiederkehrenden Entnahmen (z. B. Gehaltsersatz für den Unternehmer) sollten Sie eine feste Entnahmeregelung oder eine angemessene Geschäftsführervergütung prüfen, um steuerliche Risiken zu minimieren.
Konkrete Beispiele
- Beispiel Barentnahme: Sie entnehmen 1.000 EUR in bar. Buchung: Privatentnahme an Kasse 1.000 EUR. Am Jahresende vermindert sich das Eigenkapital um diesen Betrag.
- Beispiel Warenentnahme: Sie entnehmen Waren im Nettowert von 500 EUR. Bei 19% Umsatzsteuer ergibt sich ein Entnahmewert von 595 EUR. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen die Entnahme als Eigenverbrauch erfassen und die Umsatzsteuer berücksichtigen; Kleinunternehmer nach §19 UStG sind hiervon befreit.
Risiken und Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen
Unklare oder unzureichend dokumentierte Entnahmen führen häufig zu Betriebsprüfungen. Folgende Maßnahmen reduzieren Risiken:
- Regelmäßige Abstimmung des Privatkontos mit Kontoauszügen.
- Korrekte Behandlung von Sachentnahmen unter UStG, gegebenenfalls mit Vorsteuerkorrektur.
- Bei Kapitalgesellschaften: Keine ungeklärten Auszahlungen an Gesellschafter; klare vertragliche Grundlagen (Gehalt, Darlehen, Gewinnausschüttung) wählen, um verdeckte Gewinnausschüttungen zu vermeiden.
- Im Zweifel steuerlichen Beratung durch Steuerberater einholen, insbesondere bei hohen oder ungewöhnlichen Entnahmen.