Forderung bezeichnet in der Buchhaltung das Recht eines Unternehmens auf Zahlung eines bestimmten Geldbetrags gegenüber einem Kunden oder Auftraggeber. Forderungen entstehen typischerweise durch Lieferungen und Leistungen auf Ziel (Rechnung) und werden bilanziell als Vermögenswerte ausgewiesen. Für Freiberufler und kleine Unternehmen sind Forderungen ein zentraler Bestandteil der Liquiditätsplanung und des Forderungsmanagements.
Rechtliche Grundlagen und Bilanzierung
Forderungen sind handelsrechtlich als Teil des Umlaufvermögens bzw. als sonstige Vermögensgegenstände in der Bilanz zu erfassen (HGB). Die maßgeblichen Vorschriften zur Bewertung und Darstellung finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB). Für steuerliche Fragen sind insbesondere das Einkommensteuergesetz (EStG) und die steuerlichen Bewertungsgrundsätze relevant. Umsatzsteuerliche Pflichten ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG): eine ausgestellte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer begründet die Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt.
Für das Mahn- und Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten.
Erfassung und Buchung in der Praxis
Bei der Entstehung einer Forderung durch eine Rechnung lautet der buchhalterische Grundsatz: Die Forderung ist zum Rechnungsbetrag zu erfassen. Typische Buchungssätze sind zweigeteilt: der Forderungsanspruch selbst und die Umsatzsteuer.
Beispielbuchungen
- Rechnung über 1.190,00 EUR (inkl. 19 % USt): Forderungen aLuL 1.190,00 EUR an Umsatzerlöse 1.000,00 EUR und an Umsatzsteuer 190,00 EUR.
- Zahlungseingang per Bank: Bank 1.190,00 EUR an Forderungen aLuL 1.190,00 EUR.
- Kundennachlass/Skonto: Skonto reduziert sowohl die Forderung als auch die darauf entfallende Umsatzsteuer; die Umsatzsteuer ist entsprechend anzupassen.
Im Kontenrahmen (z. B. SKR03/04) werden Forderungen üblicherweise auf Debitorenkonten geführt, die Debitorenverwaltung (Offene-Posten-Buchhaltung) erleichtert das Mahnwesen und die Liquiditätsübersicht.
Bewertung, Wertberichtigungen und Ausfallrisiko
Forderungen sind grundsätzlich mit dem Nominalbetrag anzusetzen. Handelsrechtlich sind aber Wertberichtigungen vorzunehmen, wenn Zweifel an der Einbringlichkeit bestehen. Es gibt zwei Instrumente:
- Einzelwertberichtigung für konkret gefährdete Forderungen (z. B. Insolvenz des Kunden).
- Pauschalwertberichtigung zur Erfassung allgemeiner Ausfallrisiken (branchen- oder kundenspezifische Erfahrungswerte).
Steuerlich gelten strengere Voraussetzungen: Häufig werden Wertberichtigungen steuerlich erst bei tatsächlich eingetretenem Forderungsausfall anerkannt. Bei Unsicherheiten sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären, welche Wertberichtigungen in der Handels- bzw. Steuerbilanz zulässig sind.
Wichtig ist auch die Verjährung von Forderungen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre; die Frist beginnt grundsätzlich am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§195, §199 BGB).
Praxis-Tipps für Freiberufler und kleine Unternehmen
- Klare Zahlungsbedingungen: Vereinbaren Sie Zahlungsziele, Skonto und Verzugsfolgen schriftlich in Angeboten und Rechnungen.
- Bonitätsprüfung: Bei größeren Aufträgen lohnt sich eine Bonitätsprüfung oder Vorauszahlung.
- Mahnwesen strukturieren: Nutzen Sie eine standardisierte Mahnfolge und dokumentieren Sie jeden Schritt GoBD-konform.
- Verzugszinsen: Bei Zahlungsverzug können Sie Verzugszinsen verlangen; die Höhe richtet sich nach §288 BGB (bei Geschäften zwischen Unternehmern in der Regel 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz).
- Factoring: Verkauf von Forderungen kann Liquidität sichern, aber Kosten und Folgen sorgfältig prüfen.
- Dokumentation: Bewahren Sie Rechnungen, Zahlungsbelege und Korrespondenz auf, um Forderungsberechtigungen und Ausfälle nachweisen zu können (GoBD, steuerliche Nachvollziehbarkeit).
Forderungen sind mehr als reine Bilanzpositionen: Ein aktives Forderungsmanagement verbessert Ihre Liquidität, reduziert Ausfallrisiken und beeinflusst unmittelbar die steuerliche und handelsrechtliche Bilanzierung. Bei komplexen Fällen oder Unsicherheiten zur steuerlichen Behandlung empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.