Angebot (auch: Offerte) bezeichnet im Geschäftsverkehr die einseitige, dem Abschluss eines Vertrages dienende Willenserklärung eines Unternehmers oder Freiberuflers, in der Waren oder Leistungen zu bestimmten Bedingungen angeboten werden. Ein Angebot kann rechtlich bindend sein oder als freibleibend gekennzeichnet werden; für die Buchhaltung ist vor allem die Frage relevant, wann aus einem Angebot ein buchungspflichtiges Geschäft entsteht.
Rechtliche Einordnung und Bindungswirkung
Nach deutschem Recht ist ein Angebot grundsätzlich verbindlich. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt die Bindung des Anbietenden: Wird ein Angebot abgegeben, kann der Empfänger durch Annahme den Vertrag zustande bringen. Praktisch wichtig ist die Unterscheidung zwischen einem verbindlichen Angebot und einer bloßen Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum), etwa in Katalogen, auf Websites oder in Anzeigen.
Als Nebenform wird häufig „freibleibend“ verwendet. Ein als freibleibend gekennzeichnetes Angebot ist rechtlich nicht bindend und dient dem Informations- und Verhandlungszweck. Für die spätere Buchung ist relevant: Erst mit Annahme bzw. Auftragsbestätigung kommt ein Rechtsgeschäft zustande.
Bedeutung für die Buchhaltung und Steuerpraxis
Ein Angebot allein löst weder eine Umsatzsteuerpflicht noch eine bilanzielle Buchung aus. Steuer- und buchhalterisch werden Umsätze erst durch Leistungserbringung oder durch faktische Wirtschaftsfälle (z. B. Anzahlungen) relevant. Wichtig sind folgende Punkte:
- Keine umsatzsteuerliche Wirkung: Angebote begründen keine Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer; diese entsteht erst mit Ausführung der Leistung oder Rechnungstellung gemäß UStG.
- Keine Buchungsbelege: Angebote gelten nicht als Buchungsbeleg im Sinne der Buchführungspflicht, solange kein Auftrag und keine Zahlung erfolgt.
- Dokumentationswert: Angebote, die zu einem Auftrag führen, sind Teil der Geschäftsunterlagen und können im Rahmen von Prüfungen als Nachweis relevant sein.
Praktische Hinweise für Freiberufler und kleine Unternehmen
Für den täglichen Umgang mit Angeboten in der Buchhaltung und Organisation empfehlen sich einfache Regeln, um Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten:
- Klare Kennzeichnung: Geben Sie an, ob ein Angebot verbindlich oder freibleibend ist, sowie ein Gültigkeitsdatum (z. B. „gültig bis …“).
- Versionsverwaltung: Nummerieren Sie Angebote fortlaufend (Angebotsnummer) und speichern Sie sowohl die versendete Version als auch spätere Änderungen.
- Auftragsbestätigung: Fordern Sie nach Annahme eine ausdrückliche Auftragsbestätigung an oder senden Sie selbst eine Bestätigung; damit beginnt die Grundlage für spätere Rechnungsstellung und Leistungserfassung.
- Workflow in der Buchhaltung: Angebote in Ihrer CRM- oder Buchhaltungssoftware als „Angebote“ führen und bei Auftragserteilungsstatus in „Auftrag“/„Rechnungsvorbereitung“ umstellen.
Konkretes Beispiel
Ein Webdesigner erstellt ein Angebot über 2.500 EUR zzgl. 19 % USt für die Erstellung einer Website und setzt die Gültigkeit auf 30 Tage. Der Auftraggeber bestätigt das Angebot schriftlich nach 10 Tagen. Für die Buchhaltung gilt:
- Bis zur Annahme keine Buchung.
- Nach Annahme: Projekt als Auftrag markieren, ggf. Anzahlung vereinbaren (z. B. 30 % = 750 EUR). Eingang der Anzahlung ist buchungspflichtig und umsatzsteuerlich relevant.
- Nach Fertigstellung: Rechnung über Restbetrag ausstellen und verbuchen.
Aufbewahrungspflichten und GoBD
Juristisch fallen Angebote in die Kategorie geschäftlicher Unterlagen; die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus Handelsrecht (HGB) und Abgabenordnung (AO). Nach §257 HGB sind Geschäftspapiere grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Für buchungsrelevante Unterlagen kann die Aufbewahrungsfrist auch zehn Jahre betragen, wie in §147 AO bzw. den GoBD geregelt. Praktischer Rat:
- Bewahren Sie Angebote, die zu Aufträgen geführt haben, mindestens sechs Jahre auf.
- Bei Zweifeln über die Relevanz (z. B. bei größeren Projekten oder wenn Angebote als Vertragsgrundlage dienen) die längere Frist von zehn Jahren wählen.
- Elektronische Angebote sind GoBD-konform zu archivieren (vollständig, unveränderbar, auffindbar).
Eine geordnete Ablage von Angeboten erleichtert Betriebsprüfungen und die Nachvollziehbarkeit Ihrer Geschäftsvorfälle.
Fazit: Angebote sind in der Praxis vor allem ein Instrument zur Kundengewinnung und Vertragsvorbereitung. Für die Buchhaltung werden sie erst bei Annahme und bei Zahlungsflüssen relevant. Eine klare Kennzeichnung, systematische Ablage und Beachtung der Aufbewahrungsfristen nach HGB, AO und GoBD schützen Sie vor späteren Nachfragen durch Finanzamt oder Prüfer.