Definition: Die Rechnungsnummer ist eine einmalige Kennzeichnung jeder Rechnung, die zur Identifikation und Nachvollziehbarkeit dient. Nach § 14 UStG muss eine Rechnung unter anderem „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird“, enthalten. Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist die Rechnungsnummer somit ein zentrales Element der Buchführung und der Umsatzsteuer-Dokumentation.
Rechtliche Grundlagen
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen zur Rechnungsnummer stammen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
- UStG (§ 14): Verpflichtet zur Angabe einer fortlaufenden, einmaligen Nummer auf Rechnungen, damit jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist.
- AO (§ 147): Regelt Aufbewahrungsfristen — Rechnungen müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.
- GoBD: Stellen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Unveränderbarkeit von Rechnungsdaten, auch der Nummernkreise.
Anforderungen an die Rechnungsnummer
Praxisnah lassen sich die Anforderungen auf drei Kernpunkte reduzieren: Einmaligkeit, Nachvollziehbarkeit (fortlaufend) und Dokumentation des Systems. Diese Aspekte wirken sich unmittelbar auf die tägliche Buchführung aus.
Einmaligkeit
Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Doppelte Nummern führen zu Prüfungsfragen beim Finanzamt und erschweren den Abgleich in der Buchhaltung. Bei mehreren GmbH-Niederlassungen oder Geschäftsbereichen empfiehlt sich die Verwendung von Präfixen zur eindeutigen Zuordnung (z. B. BER-2025-0001 für Berlin).
Fortlaufende Nummerierung
Das Gesetz verlangt keine lückenlose Sequenz ohne Unterbrechung, wohl aber eine nachvollziehbare und fortlaufende Vergabe. Lücken sind zulässig, wenn sie dokumentiert sind (z. B. Storno oder manuelle Rechnung außerhalb des Systems), sollten aber vermieden werden, um Prüfungen zu vereinfachen.
Format und Struktur
Das Format darf frei gewählt werden, sollte aber stabil und nachvollziehbar sein. Gängige Bestandteile sind Jahreskennzeichen, Präfix für Geschäftsfelder und eine laufende Ziffer. Beispiele: 2025-000123, FREI-25-045 oder GMBH-HAUPT-001. Wichtig ist, dass das Format dokumentiert und nicht willkürlich geändert wird.
Praxisnahe Nummerierungs-Systeme und Beispiele
In der Praxis haben sich mehrere einfache Systeme bewährt, die die Anforderungen erfüllen und die tägliche Arbeit erleichtern.
- Einfach fortlaufend: 0001, 0002, 0003… – gut für Einzelunternehmer ohne Differenzierung.
- Jahresbasiert: 2025-0001, 2025-0002… – trennt Jahresreihen und vereinfacht Jahresabschluss.
- Bereichsbasierte Serien: WEB-2025-001 für Webprojekte, KON-2025-001 für Consulting – nützlich bei mehreren Geschäftsbereichen.
- Mandanten-/Niederlassungspräfix: BER-2025-001, MUC-2025-001 – bei mehreren Standorten.
Beispieltabelle:
| Rechnung | Nummer | Bemerkung |
|---|---|---|
| Beratungsleistung Januar | 2025-001 | Jahresbasierte Folge |
| Webseite Auftrag | WEB-2025-002 | Bereichsbasierte Serie |
| Gutschrift Storno | 2025-001-ST | Verweis auf ursprüngliche Nummer |
Umgang mit Lücken, Stornorechnungen und technischen Systemen
Fehler passieren. Entscheidend ist, wie Sie Lücken und Stornierungen dokumentieren.
- Storno und Gutschriften: Stellen Sie Bezug zur ursprünglichen Rechnungsnummer her (z. B. Gutschrift zu Rechnung 2025-010). Verwenden Sie eigene Serien für Gutschriften oder kennzeichnen Sie sie deutlich.
- Lücken im Nummernkreis: Dokumentieren Sie den Grund (z. B. manuelle Rechnungsstellung, Testrechnungen, Storno). Eine erklärbare Lücke ist bei einer Prüfung akzeptabel.
- Elektronische Systeme: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, prüfen Sie die GoBD-Konformität: automatische Nummernvergabe muss nachvollziehbar, revisionssicher und gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein.
- Wechsel des Systems: Beim Systemwechsel sollten Sie die bestehende Nummernfolge fortführen oder sauber auf neue Präfixe umstellen und die Änderung dokumentieren.
Fazit: Eine durchdachte, dokumentierte Rechnungsnummer spart Zeit bei der Buchhaltung, reduziert Prüfungsrisiken und erhöht die Nachvollziehbarkeit. Wählen Sie ein einfaches, konsistentes System und halten Sie die Vorgaben aus UStG, AO und GoBD ein.