Die XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Rechnungsformat nach dem europäischen Basismodell EN 16931, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Sie stellt die maschinenlesbare Übermittlung aller gesetzlich relevanten Rechnungsdaten sicher und erfüllt die Anforderungen des deutschen Steuerrechts (§ 14 UStG) sowie die Vorgaben zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor.
Rechtliche Grundlagen und Einsatzbereich
Die Einführung der XRechnung folgt der EU-Richtlinie für elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Aufträgen. In Deutschland ist die elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber rechtlich verankert; für Rechnungen an Bundesbehörden ist die XRechnung seit Ende 2020 verpflichtend. Viele Bundesländer und Kommunen akzeptieren oder fordern die XRechnung ebenfalls.
Wichtige Rechtsbezüge für Freiberufler und Kleinunternehmer sind:
- § 14 UStG – Anforderungen an Rechnungsangaben, Authentizität und Unversehrtheit der Rechnung;
- EN 16931 – europäisches semantisches Basismodell, auf dem die XRechnung basiert;
- AO und GoBD – Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) und ordnungsmäßige Aufbewahrung elektronischer Daten.
Technische Merkmale und Unterschiede zu anderen Formaten
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das strukturiert und eindeutig definierte Felder für Rechnungsempfänger, Rechnungssteller, Positionen, Steuersätze und Summen enthält. Im Unterschied zu hybriden Formaten wie ZUGFeRD/Factur-X, die eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten kombinieren, ist die XRechnung vollständig maschinenlesbar und für automatisierte Verarbeitung optimiert.
Typische Übertragungswege sind:
- Direkte Anlieferung an die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder vergleichbare Plattformen auf Landes- und Kommunalebene;
- PEPPOL-Netzwerk oder andere EDI/AS2-Verfahren, sofern diese Schnittstellen die XRechnung unterstützen.
Praxisnahe Anwendung in der Buchhaltung
Für die tägliche Buchhaltung bietet die XRechnung mehrere Vorteile: weniger manuelle Erfassung, geringere Fehlerquoten und schnellere Freigabeprozesse. Damit Sie die XRechnung effizient nutzen können, beachten Sie folgende Schritte:
Prüfung und Validierung
- Automatische Schema-Validierung der eingehenden XML-Datei (Pflichtfelder, Datentypen).
- Abgleich der USt-IdNr. des Lieferanten und Prüfung, ob die Rechnung alle gesetzlich geforderten Angaben nach § 14 UStG enthält.
- Kontrolle der Rechnungsnummer und des Datums gegen bereits gebuchte Rechnungen (Duplikatsprüfung).
Buchung und Vorsteuerabzug
- Beim Eingang einer XRechnung können Nettoeuro, Steuerbetrag und Bruttobetrag automatisch auf die entsprechenden Konten gebucht werden.
- Beispielbuchung: Rechnung über 1.190,00 EUR (Netto 1.000,00 EUR, 19% USt 190,00 EUR):
- Aufwand/Kreditor: 1.000,00 EUR
- Vorsteuer: 190,00 EUR
- Verbindlichkeiten (Kreditor/Bank): 1.190,00 EUR
- Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsdaten revisionssicher abgelegt werden (GoBD-konforme Archivierung).
Vorteile, Herausforderungen und Praxistipps
Die XRechnung beschleunigt Prozesse, reduziert Eingabefehler und erleichtert die Archivierung. Gleichzeitig gibt es praktische Herausforderungen, gerade für kleine Unternehmen:
- Vorteile: Automatisierbarkeit, bessere Nachvollziehbarkeit, schnellere Zahlungsfreigaben bei öffentlichen Auftraggebern.
- Herausforderungen: Technische Anbindung an ERP/Accounting-Software, notwendige Updates für XRechnungs-Validierung, gelegentliche fehlende Pflichtangaben in Lieferantenrechnungen.
Praxistipps:
- Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder Add-ons, die XRechnung-Import und automatische Feldzuordnung unterstützen.
- Richten Sie Prüfregeln ein (USt-IdNr., Rechnungsnummernkreis, Betragslogik), um fehlerhafte Belege früh zu erkennen.
- Dokumentieren Sie den Eingangs- und Prüfprozess revisionssicher, um Anforderungen der GoBD und Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) zu erfüllen.
Fazit: Für Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet die XRechnung zunächst ein Umstellen der Prozesse, langfristig aber deutlich geringeren manuellen Aufwand und höhere Rechtssicherheit bei der Rechnungserstellung und -verarbeitung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Sorgen Sie für passende Softwareunterstützung und eine klare Prüfprozedur, dann profitieren Sie von schnelleren Abläufen und weniger Fehlern.