EN 16931 ist die europäische Norm für die semantische Datenstruktur elektronischer Rechnungen. Sie definiert einen Kernsatz von Pflicht- und Empfehlungsfeldern, damit elektronische Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und Ländern interoperabel ausgetauscht und automatisiert verarbeitet werden können. Für Unternehmen in Deutschland ist EN 16931 die Grundlage für Formate wie XRechnung und die strukturierte XML-Komponente von ZUGFeRD/Factur-X.
Warum EN 16931 für Ihre Buchhaltung wichtig ist
EN 16931 sorgt dafür, dass die für die steuerliche und handelsrechtliche Verarbeitung notwendigen Rechnungsdaten eindeutig benannt und strukturiert vorliegen. Das hat direkte Auswirkungen auf:
- Umsatzsteuer: Die Angaben zu Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen sowie Steuersätzen müssen klar ausgewiesen sein, wie in § 14 UStG gefordert.
- Buchführung und Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen müssen nach GoBD revisionssicher archiviert werden; die strukturierte Datenbasis erleichtert maschinelle Prüfung und Langzeitarchivierung (Aufbewahrungsfrist nach AO und HGB: 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen).
- Automatisierung: Standardisierte Felder ermöglichen automatischen Import in die Finanzbuchhaltung, automatische Kontierungsvorschläge und schnelleres Erfassen von Vorsteuer.
Konkrete Anforderungen und Bestandteile
EN 16931 definiert einen Core Invoice Semantic Model (CII) mit eindeutigen Datenfeldern. Für die Praxis besonders relevant sind:
- Identifikation von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger (Name, Adresse, USt‑IdNr.).
- Rechnungsnummer und -datum sowie Leistungs- oder Lieferdatum.
- Aufschlüsselung der Positionen: Menge, Bezeichnung, Einzelpreis, Nettobetrag.
- Steuerangaben: Steuersatz, Steuerbetrag und Steuerbasis je Steuersatz.
- Zahlungsbedingungen, Bankverbindung (IBAN/BIC) und gegebenenfalls Skonti oder Rabatte.
Wichtig: Die Norm legt die semantische Struktur fest, nicht das Dateiformat. In Deutschland sind zwei praktische Umsetzungen gebräuchlich:
XRechnung
Die XRechnung ist eine nationale Ausprägung von EN 16931, verpflichtend beim Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Für Lieferanten an Bund, Länder und Kommunen ist daher das korrekte Nutzen der XRechnung essenziell.
ZUGFeRD / Factur‑X
ZUGFeRD (bzw. die internationale Variante Factur‑X) kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten EN-16931-konformen XML-Datei. Das ist praktisch, wenn Sie sowohl papierbasierte Abläufe als auch maschinelle Verarbeitung unterstützen wollen.
Praxisnahe Beispiele und Anwendungsfälle in der Buchhaltung
Die folgenden Beispiele zeigen typische Situationen, in denen EN 16931 in der täglichen Buchhaltung wichtig wird:
- Freiberufler liefert an eine Behörde: Die Rechnung muss als XRechnung eingereicht werden. Fehlt eine korrekte Rechnungsnummer, Leistungszeitraum oder USt‑IdNr., kann die Bearbeitung verzögert werden.
- Kleinunternehmen empfängt strukturierte Rechnungen: Eingehende EN-16931-konforme Rechnungen werden automatisch ins Buchhaltungsprogramm eingelesen; Positionen werden kontiert und die Vorsteuer automatisch erkannt.
- Archivierung und Betriebsprüfung: Bei einer Betriebsprüfung sind strukturierte Rechnungsdaten leichter nachzuweisen; die GoBD-konforme Speicherung der XML-Daten plus PDF erleichtert den Nachweis der Unveränderbarkeit.
Konkretes Buchungsbeispiel: Die eingehende EN-16931-Rechnung weist Netto 1.000 EUR, 19% MwSt. 190 EUR und Brutto 1.190 EUR aus. Beim Import erkennt das System die Steuerkennzeichnung und bucht automatisch auf Sachkonto (z.B. 4000) und Vorsteuerkonto (1576) gemäß Ihrem Kontenplan.
Umsetzungsschritte und Prüfliste für Unternehmer
Damit EN 16931 in Ihrer Buchhaltung reibungslos funktioniert, empfiehlt sich folgender pragmatischer Ablauf:
- Prüfen Sie, ob Sie XRechnung für öffentliche Auftraggeber benötigen und richten Sie gegebenenfalls Exportfunktionen ein.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware EN-16931/XML importieren oder ZUGFeRD verarbeiten kann.
- Validieren Sie eingehende und ausgehende Rechnungen mit Validatoren (z.B. XRechnung- oder ZUGFeRD-Validatoren), um Strukturfehler früh zu erkennen.
- Implementieren Sie GoBD-konforme Archivierung: XML plus PDF/A-3 sichern, Integrität und Zugriffsprotokolle dokumentieren.
- Schulen Sie Mitarbeiter in den Pflichtangaben nach § 14 UStG und der Bedeutung von USt‑IdNr., Leistungszeitpunkt und korrekter Rechnungsnummer.
Zusammenfassend erleichtert EN 16931 die maschinelle Verarbeitung und Rechtskonformität Ihrer Rechnungen. Für Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet das weniger manuelles Erfassen, schnellere Skonti und sichere Archivierung — vorausgesetzt, die eingesetzte Software und die internen Prozesse sind entsprechend angepasst.