Darlehen sind schuldrechtliche Vereinbarungen, bei denen ein Darlehensgeber dem Darlehensnehmer eine Geldsumme zur Verfügung stellt, die zu einem vereinbarten Zeitpunkt oder in Raten zurückzuzahlen ist. In der Buchhaltung von Freiberuflern und kleinen Unternehmen erscheinen Darlehen als Verbindlichkeit in der Bilanz und führen zu Zinsaufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Arten von Darlehen und typische Anwendungsfälle
Für die Praxis sind folgende Darlehensarten besonders relevant:
- Bankdarlehen: klassische Anschlussfinanzierung für Investitionen oder Liquidität.
- Gesellschafterdarlehen: Kapitalzuführung durch Eigentümer; steuerlich und bilanziell sensibel (Risiko verdeckte Gewinnausschüttung bei nicht fremdüblichen Konditionen).
- Privatdarlehen: kurzfristige Liquidität von Gesellschafter/Privatperson an das Unternehmen.
- Kontokorrentkredit: revolvierender Kreditrahmen mit variabler Inanspruchnahme.
Je nach Laufzeit sind Darlehen als kurzfristige (<1 Jahr) oder langfristige (>1 Jahr) Verbindlichkeiten zu klassifizieren. Für Kreditnehmer kann die Wahl des Darlehens Einfluss auf Liquiditätsplanung, Bilanzkennzahlen und Steuerbelastung haben.
Buchhalterische Erfassung und typische Buchungssätze
In der praktischen Buchführung werden Darlehen in der Regel zum Nominalbetrag erfasst. Wichtige Buchungssätze:
Aufnahme eines Bankdarlehens (Beispiel: 50.000 EUR)
Bank 50.000 EUR an Darlehensverbindlichkeiten 50.000 EUR
Monatliche Zinszahlung (Beispiel: Zinsen 200 EUR)
Zinsaufwand 200 EUR an Bank 200 EUR
Tilgung eines Teils der Schuld (Beispiel: Tilgung 1.000 EUR)
Darlehensverbindlichkeiten 1.000 EUR an Bank 1.000 EUR
Bei Disagio (Abschlag) oder Bearbeitungsgebühren ist die handels- und steuerrechtliche Behandlung unterschiedlich: Disagio wird häufig aktiviert und über die Laufzeit verteilt, Gebühren können sofort als Betriebsausgabe zu erfassen sein. Prüfen Sie Dokumentation und steuerliche Vorgaben.
Bilanzierung, steuerliche Behandlung und Besonderheiten
Darlehensverbindlichkeiten erscheinen auf der Passivseite der Bilanz unter den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten oder Gesellschaftern. Die korrekte Aufteilung in kurz- und langfristig ist wichtig für Liquiditätskennzahlen.
- Zinsen steuerlich: Zinsaufwendungen sind grundsätzlich Betriebsausgaben und vermindern den steuerlichen Gewinn. Beachten Sie jedoch die Zinsschranke nach §4h EStG: Bei hohen Nettozinsaufwendungen kann die Abzugsfähigkeit eingeschränkt sein; für sehr kleine Unternehmen greift eine Freigrenze (3 Mio. EUR Nettozinsaufwand) — bei komplexen Fällen Steuerberatung hinzuziehen.
- Umsatzsteuer: Die Gewährung von Krediten ist in der Regel umsatzsteuerfrei nach UStG (finanzielle Leistungen). Für begleitende Leistungen oder Gebühren gelten besondere Regeln.
- Gesellschafterdarlehen: Achten Sie auf fremdübliche Konditionen. Zu günstige oder zinsfreie Darlehen können steuerlich zu Nachteilen führen (z. B. verdeckte Gewinnausschüttung bei Kapitalgesellschaften).
Praxis-Tipps für Freiberufler und kleine Unternehmen
Für eine saubere Buchhaltung und zur Vermeidung steuerlicher Nachteile beachten Sie:
- Schriftlicher Darlehensvertrag: Laufzeit, Zinssatz, Tilgungsplan und Sicherheiten sind festzuhalten.
- Separates Kontieren: Legen Sie für Darlehensaufnahmen, Zinsaufwand und Tilgungen eigene Konten an, um Transparenz zu gewährleisten.
- Fristengliederung: Teilen Sie Verbindlichkeiten in kurzfristig/ langfristig auf und dokumentieren Sie Rückzahlungsmodalitäten.
- Dokumentation bei Gesellschafterdarlehen: Dokumentieren Sie Bedingungen vergleichbar mit Fremdfinanzierung (Marktzins), um steuerliche Risiken zu minimieren.
- Regelmäßige Abstimmung: Stimmen Sie Bankkonten und Darlehensverbindlichkeiten mindestens monatlich ab.
Bei Unklarheiten zur steuerlichen Behandlung (z. B. Disagio, Zinsschranke, verdeckte Gewinnausschüttung) empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater, da einzelne Fälle erhebliche steuerliche Auswirkungen haben können.