ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hat sich in Deutschland als eines der wichtigsten Formate für strukturierte elektronische Rechnungen etabliert. Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren oder rechtssicher elektronisch übermitteln möchten, ist das Verständnis, wie man ZUGFeRD mit Rechnungssoftware erstellt, essenziell. In diesem Artikel erkläre ich praxisnah die technischen Grundlagen, die rechtlichen Rahmenbedingungen, die konkrete Umsetzung in Rechnungssoftware sowie typische Fehlerquellen und Prüfverfahren.
Was ist ZUGFeRD und welche Varianten gibt es?
ZUGFeRD ist kein proprietäres Dateiformat im klassischen Sinn, sondern ein sogenanntes hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, die die für die maschinelle Verarbeitung notwendige XML-Datei eingebettet enthält. Dadurch bleibt die Rechnung visuell lesbar und gleichzeitig maschinenlesbar.
Versionen und Profile
Im Lauf der Zeit hat sich ZUGFeRD weiterentwickelt und wurde an europäische Standards angeglichen. Wichtige Punkte sind:
- Hybrides Prinzip: PDF/A-3 als Container mit eingebettetem XML.
- Profiles: Es gibt unterschiedliche Profile für verschiedene Anwendungsfälle (z.B. Basic, Comfort/Komfort, Extended). Für die öffentliche Verwaltung ist das EN16931-Profil relevant und in Deutschland als XRechnung standardisiert.
- Harmonisierung: Neuere Versionen sind mit europäischen Vorgaben wie der EN16931 kompatibel, was Interoperabilität fördert.
Konkrete Spezifikationen, Validationsregeln und Downloads finden Sie beim Projektträger FERD, dem offiziellen Dach für Metadaten und Formate.
Bei formellen Vorgaben zur elektronischen Rechnung und zur Nutzung digitaler Prozesse verweist das Finanzministerium auf die jeweils gültigen Regelungen; technische Hintergründe und rechtliche Hinweise sind beim Bundesfinanzministerium zu finden.
Rechtlicher Rahmen und GoBD: Was ist zu beachten?
Elektronische Rechnungen unterliegen denselben steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen wie Papierrechnungen. Wichtige Aspekte sind:
- Signatur/Authentizität: Zwar ist die qualifizierte elektronische Signatur eine Möglichkeit zur Nachweiserbringung, doch sind strukturierte Formate wie ZUGFeRD in vielen Fällen ausreichend, wenn eine verlässliche Übermittlung nachweisbar ist.
- Aufbewahrung: Rechnungen müssen nach GoBD 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. PDF/A-3 ist hierfür geeignet, da es ein Archivierungsformat ist.
- Öffentliche Auftraggeber: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten besondere Regeln (EN16931 / XRechnung). Prüfen Sie Anforderungen des Auftraggebers vor dem Versand.
Für konkrete Auslegungen steuerlicher Anforderungen lohnt sich die Lektüre offizieller Hinweise, etwa von staatlichen Stellen.
ZUGFeRD mit Rechnungssoftware erstellen: Schritt-für-Schritt
Die meisten modernen Rechnungs- und ERP-Systeme unterstützen inzwischen ZUGFeRD. Der Ablauf zum Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung sieht in der Praxis so aus:
- Anforderungen klären: Ermitteln Sie, welche Profile (Basic/Comfort/Extended/EN16931) Sie benötigen und ob der Empfänger besondere Anforderungen hat.
- Software wählen: Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die ZUGFeRD exportiert. Viele Anbieter werben mit direkter Unterstützung; achten Sie auf regelmäßige Updates der ZUGFeRD-Spezifikationen.
- Mandantendaten und Templates einrichten: Hinterlegen Sie Ihre Firmendaten, USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und ein Rechnungs-Layout (PDF-Template).
- Positionen und Steuersätze anlegen: Legen Sie Artikel oder Leistungspositionen mit korrekten Nettobeträgen, Steuersätzen und möglichen Rabatten an.
- Profil und Metadaten wählen: Wählen Sie das gewünschte ZUGFeRD-Profil beim Export. Prüfen Sie, ob Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferdatum, Leistungsbeschreibung, Steuerbeträge und Gesamtsumme korrekt befüllt sind.
- Export und Validierung: Erstellen Sie die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML und validieren Sie die Datei gegen die Spezifikation (gesetzliche und fachliche Regeln).
- Versand und Archivierung: Versenden Sie die Datei per E-Mail, über einen Rechnungsbriefkasten oder via EDI. Archivieren Sie die Rechnung revisionssicher.
Praxisbeispiel: Rechnungserstellung in drei Minuten
Angenommen, ein Kleinunternehmen nutzt eine Cloud-Rechnungssoftware. Der Ablauf könnte so aussehen:
- Artikel "Beratung 1 Std" mit Nettopreis 120,00 € und 19% MwSt. anlegen.
- Kunde auswählen, Rechnungsdatum setzen, Leistungszeitraum erfassen.
- Beim Export "ZUGFeRD Comfort" wählen und PDF herunterladen.
- Vor Versand eine Validierung per integriertem Prüfmodul ausführen; bei grüner Validierung kann die Datei direkt versendet werden.
Technische Prüfungen, Validierung und Integration
Eine fehlerfreie ZUGFeRD-Rechnung erfordert sowohl syntaktische als auch semantische Validierung. Typische Prüfungen sind:
- XML-Struktur validieren (Schema / XSD).
- Pflichtfelder vorhanden und formatiert (z.B. USt-IdNr., Rechnungsnummer).
- Berechnungen: Summen und Steuerbeträge müssen mit der XML-Ausweisung übereinstimmen.
- PDF/A-3-Konformität prüfen.
Viele Rechnungssoftware-Anbieter bieten integrierte Validatoren oder setzen auf externe Validatoren. In größeren Systemlandschaften ist außerdem die Schnittstelle zu Buchhaltungssoftware wichtig: Beim Empfänger sollte das XML so aufbereitet sein, dass der Import nach DATEV oder in andere ERP-Systeme automatisiert erfolgen kann.
| Prüfung | Warum wichtig |
|---|---|
| XML-Schema | Vermeidet Parsing-Fehler bei Empfängersystemen |
| Pflichtfelder | Erfüllt rechtliche Anforderungen und vermeidet Rückfragen |
| PDF/A-3 | Stellt Archivierungsfähigkeit sicher |
Fehlerbehebung: typische Probleme und Lösungen
- Fehlende Felder: Ergänzen Sie Stammdaten in der Software und generieren Sie die Rechnung neu.
- Prüfungsfehler beim Empfänger: Prüfen Sie, welches Profil verlangt wird (z.B. EN16931) und passen Sie das Exportprofil an.
- Archivierungsprobleme: Stellen Sie sicher, dass die PDF/A-Konformität gegeben ist; nutzen Sie spezialisierte Archivlösungen für revisionssichere Speicherung.
Best Practices und Handlungsempfehlungen
Für eine reibungslose Einführung von ZUGFeRD in Ihrem Unternehmen empfehle ich folgende Maßnahmen:
- Standardisierte Prozesse: Definieren Sie einen klaren Prozess von Rechnungserstellung bis Archivierung.
- Schulung: Schulen Sie Mitarbeiter in der Nutzung der Rechnungssoftware und in den Inhalten, die für strukturierte Rechnungen erforderlich sind.
- Validierung vor Versand: Integrieren Sie automatische Prüfungen, damit fehlerhafte Rechnungen gar nicht erst das Unternehmen verlassen.
- Dokumentation: Halten Sie die verwendeten Profile und Versionen sowie die Ablageorte der Rechnungen schriftlich fest (Audit Trail).
- Schnittstellen prüfen: Testen Sie den Datenaustausch mit wichtigen Geschäftspartnern vor dem Live-Betrieb.
Für tiefergehende technische Details und die offiziellen Spezifikationen ist die Website des FERD-Projekts eine zentrale Anlaufstelle. Dort finden Sie Downloads, Validierungs-Tools und aktuelle Versionen der Spezifikation: FERD - Forum elektronische Rechnung Deutschland.
Fazit
ZUGFeRD bietet eine praxisgerechte Lösung, um Rechnungen sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar zu übermitteln. Die Kombination aus PDF/A-3 und eingebettetem XML ermöglicht das einfache Versenden per E-Mail bei gleichzeitig automatisierbarem Datenimport in Buchhaltungssysteme. Entscheidend für den Erfolg sind die richtige Wahl des Profils, die korrekte Befüllung der Pflichtfelder, die Validierung vor dem Versand und die revisionssichere Archivierung. Mit standardisierter Rechnungssoftware, klaren Prozessen und regelmäßigen Validierungen lassen sich Fehler vermeiden und Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Wer sich an die beschriebenen Schritte hält, kann ZUGFeRD sicher in seine Rechnungsabläufe integrieren und sowohl Effizienzgewinne als auch Compliance-Vorteile realisieren.
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