Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Mahlzeiten und Getränke, die im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit entstehen, etwa bei Geschäftsessen mit Kunden, Geschäftspartnern oder bei Bewirtung von Gästen. Für die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe gelten spezielle Regeln zu Abzugsfähigkeit, Vorsteuerund Dokumentation.
Steuerliche Behandlung
Bewirtungskosten sind grundsätzlich Betriebsausgaben nach dem Einkommensteuergesetz (EStG). Allerdings erkennt das Finanzamt nicht immer den vollen Betrag als abzugsfähige Betriebsausgabe an. Nach geltender Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen gilt bei geschäftlicher Bewirtung von Geschäftsfreunden üblicherweise ein Abzugsverbot von 30 %: nur 70 % der Nettokosten sind steuerlich als Betriebsausgabe anzusetzen. Die Vorsteuer kann entsprechend nur anteilig geltend gemacht werden, sofern eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung vorliegt (§ 15 UStG, § 14 UStG).
Ausnahmen bestehen unter anderem für Bewirtungen, die ausschließlich Mitarbeitern dienen (z. B. Mitarbeiteressen auf dem Betriebsgelände, bestimmte Betriebsveranstaltungen) oder für Fälle, in denen die Bewirtung ausschließlich beruflich veranlasst und nachgewiesen ist; hier kann der steuerliche Abzug abweichend sein oder lohnsteuerliche Aspekte zu beachten sein.
Dokumentationspflichten und Aufbewahrung
Für den Abzug von Bewirtungskosten verlangt das Finanzamt strenge Nachweise. Auf dem Bewirtungsbeleg sollten mindestens enthalten sein:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Name und Firma der bewirteten Personen (bei Geschäftsfreunden)
- konkreter geschäftlicher Anlass bzw. geschäftlicher Grund
- aufgeschlüsselter Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag)
- Unterschrift des bewirtenden Unternehmers oder Belegsinhabers
Bewahren Sie Originalbelege und ggf. ergänzende Unterlagen (Einladungen, Gesprächsnotizen) auf. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Abgabenordnung (AO) und beträgt in der Regel 10 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen.
Buchhalterische Praxis mit konkreten Beispielen
Praxisfall: Sie bezahlen ein Geschäftsessen in Höhe von 200,00 EUR (inkl. 19 % USt).
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttorechnung | 200,00 EUR |
| Nettobetrag (200/1,19) | 168,07 EUR |
| Umsatzsteuer (19 %) | 31,93 EUR |
Steuerlich abzugsfähig sind 70 % des Nettobetrags: 0,70 × 168,07 EUR = 117,65 EUR. Vorsteuerlich können demzufolge 70 % der Umsatzsteuer geltend gemacht werden: 0,70 × 31,93 EUR = 22,35 EUR. Der nicht abzugsfähige Anteil beträgt 30 % (netto 50,42 EUR, Umsatzsteueranteil 9,58 EUR), also brutto 60,00 EUR.
Typische Buchungsweise (Beispielkonto-Bezeichnungen können je nach Kontenrahmen abweichen):
- Bewirtungskosten (abzugsfähig, netto) 117,65 EUR an Bank/Kasse 200,00 EUR
- Bewirtungskosten (nicht abzugsfähig, netto) 50,42 EUR
- Vorsteuer 22,35 EUR
- nicht abzugsfähige Vorsteuer 9,58 EUR
Alternativ kann man den Gesamtbetrag zunächst auf ein Bewirtungskostenkonto buchen und dann den nicht abzugsfähigen Anteil separat als Privatentnahme oder gesonderten nicht abzugsfähigen Aufwand ausweisen. Wichtig ist die klare Trennung in der Buchhaltung, damit Steuerberater und Finanzamt die Anteile nachvollziehen können.
Sonderfälle und praktische Hinweise
- Rechnungsempfänger: Für den Vorsteuerabzug ist in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG erforderlich; bei Kleinbetragsrechnungen gelten Vereinfachungsregelungen.
- Mitarbeiterbewirtung: Bewirtungen ausschließlich für Mitarbeiter sind häufig anders zu behandeln; lohnsteuerrechtliche Folgen (geldwerter Vorteil) und Sonderregelungen für Betriebsveranstaltungen sind zu beachten.
- Digitale Belege: Elektronische Rechnungen und digitale Aufbewahrung sind zulässig, müssen aber den GoBD entsprechen.
- Bewirtung internationaler Geschäftspartner: Umsatzsteuerliche Behandlung richtet sich nach den Vorschriften zum Leistungsort; bei grenzüberschreitenden Fällen ist fachliche Beratung ratsam.
Praxis-Tipp
Führen Sie standardisierte Bewirtungsbelege ein, die alle geforderten Angaben enthalten, und speichern Sie Belege strukturiert (Datum, Anlasse, Teilnehmer). Klären Sie mit Ihrem Steuerberater die interne Kontenstruktur für abzugsfähige und nicht abzugsfähige Anteile sowie die Vorsteuerbehandlung, um bei Betriebsprüfungen stichhaltig ausweisen zu können.