Home-Office-Pauschale ist ein steuerlicher Pauschbetrag, mit dem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Tage der beruflichen Tätigkeit von zu Hause aus als Werbungskosten geltend machen können. Sie dient dazu, zusätzliche Aufwendungen durch das Arbeiten im häuslichen Bereich pauschal zu berücksichtigen, ohne dass ein separates häusliches Arbeitszimmer nach den strengen Voraussetzungen abgesetzt werden muss.
Rechtsgrundlage und Zweck
Die Home-Office-Pauschale ist Teil der regulären einkommensteuerlichen Werbungskostenregelung nach dem Einkommensteuergesetz (EStG). Sie wurde eingeführt, um die durch Telearbeit und pandemiebedingt vermehrtes Arbeiten von zu Hause entstehenden Mehraufwendungen steuerlich zu berücksichtigen. Typischerweise wird ein Betrag von 5 Euro pro Arbeitstag angesetzt, maximal jedoch 600 Euro pro Jahr (entspricht 120 Tagen). Die Pauschale ist kein Ersatz für eine Abrechnung tatsächlicher Kosten bei Selbstständigen, sondern ein vereinfachtes Abzugsmodell für nichtselbstständig Beschäftigte.
Anwendung in Steuer- und Buchführungspraxis
Für Arbeitnehmer (Werbungskosten)
Als Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer tragen Sie die Home-Office-Pauschale in der Steuererklärung in der Anlage N unter Werbungskosten ein. Wichtig ist:
- Die Pauschale gilt nur für Tage, an denen Sie ausschließlich oder überwiegend von zu Hause gearbeitet haben.
- Sind Ihre gesamten Werbungskosten (inkl. Home-Office-Pauschale) geringer als der Arbeitnehmer-Pauschbetrag, wirkt sich die Pauschale steuerlich nicht aus (Arbeitnehmer-Pauschbetrag derzeit 1.000 Euro jährlich).
- Wenn Sie ein absetzbares häusliches Arbeitszimmer nach den strengen Voraussetzungen geltend machen, können Sie für dieselben Kostenteile keine Home-Office-Pauschale zusätzlich ansetzen.
Für Selbständige und Freiberufler (Betriebsausgaben)
Für Selbstständige ist die Home-Office-Pauschale in dieser Form in der Regel nicht einschlägig. Stattdessen gelten die allgemeinen Regeln zu Betriebsausgaben:
- Bei einem klar abgetrennten, fast ausschließlich beruflich genutzten Arbeitszimmer können anteilige Miete, Nebenkosten, Abschreibung und Einrichtung als Betriebsausgabe angesetzt werden.
- Ist kein separates Arbeitszimmer vorhanden, müssen Aufwendungen für das häusliche Arbeiten nach sachgerechter Aufteilung direkt als Betriebsausgaben konkret nachgewiesen und verbucht werden.
Für die Buchung in der Finanzbuchhaltung sind konkrete Buchungssätze zu verwenden (Beispiel weiter unten).
Nachweise und Dokumentation
Die Home-Office-Pauschale erfordert keine Einzelnachweise für jede aufgenommene Ausgabe, jedoch sollten Sie folgende Angaben dokumentieren:
- Anzahl der Tage, an denen Sie von zu Hause gearbeitet haben (Arbeitszeiterfassung, Kalender, Tagebuch).
- ggf. Arbeitgeberbestätigung oder anderweitige Nachweise über die Heimarbeitstage, insbesondere bei Stichproben der Finanzverwaltung.
- bei Selbstständigen: konkreter Nachweis der tatsächlichen Kosten (Mietanteile, Nebenkosten, Strom, Abschreibungen).
Ohne ausreichende Dokumentation kann das Finanzamt die Pauschale oder Betragshöhe beanstanden.
Praktische Buchungsbeispiele und Fallbeispiele
Beispiel 1 – Arbeitnehmer
Sie arbeiteten im Steuerjahr an 120 Tagen ausschließlich im Homeoffice. Sie tragen die Pauschale in der Steuererklärung ein: 120 Tage x 5 Euro = 600 Euro Werbungskosten. Ist dies Ihre einzige außergewöhnliche Werbungskostenposition, reduziert sich zu versteuerndes Einkommen entsprechend, sofern der Arbeitnehmer-Pauschbetrag bereits überschritten wird.
Beispiel 2 – Selbständiger mit Arbeitszimmer
Sie sind Freiberufler und nutzen ein separates Arbeitszimmer (20 % der Wohnfläche) ausschließlich beruflich. Monatliche Miete 1.000 Euro inkl. Nebenkosten. Sie berechnen anteilig:
| Position | Betrag/Monat |
|---|---|
| Anteiliges Arbeitszimmer (20 % von 1.000 Euro) | 200,00 Euro |
| Jährlich (200 x 12) | 2.400,00 Euro |
Buchung (monatlich): Betriebsausgaben: Miete Arbeitszimmer an Bank/Kasse bzw. Kontierung nach Kontenplan.
Hinweise zur Praxis
- Als Arbeitgeber können Sie freiwillige Zuschüsse für Home-Office-Aufwendungen leisten. Die steuerliche Behandlung solcher Zahlungen ist gesondert zu prüfen.
- Die Home-Office-Pauschale betrifft nicht die Umsatzsteuer; es handelt sich um einen einkommensteuerlichen Abzug.
- Prüfen Sie jährlich, ob die Pauschale oder der Ansatz tatsächlicher Kosten für Sie steuerlich günstiger ist.
Fazit: Die Home-Office-Pauschale ist ein pragmatisches Instrument für Arbeitnehmer, um Heimarbeit einfach steuerlich zu berücksichtigen. Für Selbstständige bleibt die genaue, beleggestützte Aufteilung der Kosten in der Buchführung entscheidend. Sorgen Sie für saubere Dokumentation (Tagesaufzeichnungen, Unterlagen) und stimmen Sie bei Unsicherheit die Anwendung mit dem Steuerberater ab.