Umsatzsteuer-Voranmeldung ist eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt, in der Sie die im Meldungszeitraum vereinnahmte Umsatzsteuer (Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen) und die abzugsfähige Vorsteuer (auf Eingangsrechnungen) gegenüberstellen. Die Differenz ergibt die Zahllast oder den Vorsteuerüberhang; die Umsatzsteuer-Voranmeldung dient damit der laufenden Abführung bzw. Erstattung der Umsatzsteuer nach dem UStG.
Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Nach § 18 UStG richtet sich der Voranmeldungszeitraum nach der Umsatzsteuer des Vorjahres. Typische Staffelung:
- monatlich, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres mehr als 7.500 Euro betrug,
- vierteljährlich, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro lag,
- jährlich, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres höchstens 1.000 Euro betrug.
Für neu gegründete Unternehmen, die noch keine Vorjahreswerte haben, legt das Finanzamt den Voranmeldungszeitraum fest; häufig fordert das Finanzamt zu Beginn monatliche Voranmeldungen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist elektronisch über ELSTER einzureichen.
Inhalt und Berechnung
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung enthält die Angabe der steuerpflichtigen Umsätze, der darauf entfallenden Umsatzsteuer sowie der abziehbaren Vorsteuer. Rechnerisch gilt:
Zahllast = Umsatzsteuer (Soll-/Ist-Versteuerung beachten) − abzugsfähige Vorsteuer
Praxisnahe Rechenbeispiele
- Beispiel 1 (Zahllast): Sie stellen im Monat Ausgangsrechnungen mit 5.000 € Umsatzsteuer aus und dürfen 1.200 € Vorsteuer abziehen. Zahllast = 5.000 € − 1.200 € = 3.800 € (zahlungspflichtig).
- Beispiel 2 (Vorsteuerüberhang): Sie haben 2.000 € Ausgangssteuer und 3.000 € Vorsteuer. Ergebnis = −1.000 € → Vorsteuerüberhang, der erstattet oder mit zukünftigen Zahllasten verrechnet wird.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Soll- und Ist-Versteuerung: Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung; bei der Ist-Versteuerung mit Vereinnahmung des Entgelts. Die Versteuerungsart beeinflusst, in welchem Zeitraum Umsätze in der Voranmeldung erscheinen.
Praktische Hinweise für die Buchhaltung
Fristen und Abgabe
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum 10. Kalendertag des Folgemonats einzureichen und zu zahlen (z. B. Meldung für März bis 10. April). Bei Fristüberschreitung können Säumniszuschläge und Schätzungen durch das Finanzamt drohen.
Dauerfristverlängerung und Vorauszahlung
Unternehmer können beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragen, damit verlängert sich die Abgabefrist in der Regel um einen Monat. Bei monatlicher Voranmeldung ist hierfür eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuer des Vorjahres fällig. Beachten Sie, dass die Sondervorauszahlung in der Regel bis zum Zeitpunkt der letzten regulären Voranmeldung des Jahres geleistet werden muss.
Elektronische Übermittlung und Buchhaltungssoftware
Die Abgabe erfolgt elektronisch über ELSTER. Die meisten Buchhaltungsprogramme (z. B. DATEV, Lexware oder spezialisierte Cloud-Lösungen) erzeugen die notwendigen Werte automatisch und übertragen sie elektronisch. Achten Sie auf korrekte Kontenbeschriftungen und Belegzuordnung, damit Vorsteuer nicht übersehen wird.
Tipps zur Praxis und Fehlervermeidung
- Führen Sie monatliche Kontrolllisten: offene Rechnungen, Anzahlungen, innergemeinschaftliche Lieferungen (Reverse-Charge-Regel beachten).
- Prüfen Sie die Steuersätze korrekt (7 %, 19 % oder steuerfrei) und dokumentieren Sie Ausnahmen.
- Ordnen Sie Eingangsrechnungen zeitnah zu, damit Vorsteueransprüche nicht verloren gehen.
- Bei grenzüberschreitenden Leistungen beachten Sie die Vorgaben zu innergemeinschaftlichen Lieferungen/Leistungen und die Zuordnung in der Voranmeldung.
- Halten Sie Fristen ein oder beantragen Sie aktiv die Dauerfristverlängerung, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
Eine korrekt geführte Umsatzsteuer-Voranmeldung schützt vor Nachforderungen und Strafzahlungen. Bei Unsicherheiten, z. B. bei internationalem Umsatz oder ungewöhnlichen Geschäftsvorfällen, empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater oder eine gezielte Fragenstellung an das Finanzamt.