Umsatzsteuererklärung bezeichnet die jährliche Steuererklärung, mit der Unternehmerinnen und Unternehmer dem Finanzamt ihre Umsätze, die darauf entfallende Umsatzsteuer (USt) sowie die abziehbare Vorsteuer gegenüberstellen. Sie basiert auf den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und ist für die endgültige Festsetzung der Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr erforderlich.
Pflichten und Fristen
Jeder Unternehmer, der nicht unter die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) fällt, muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Zusätzlich zur Jahreserklärung sind in vielen Fällen Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) erforderlich.
- Voranmeldungszeiträume: Die Pflicht zur monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Abgabe richtet sich nach der Höhe der Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr. Übliche Orientierung: >7.500 EUR → monatlich, ≤7.500 EUR → vierteljährlich, ≤1.000 EUR → keine Voranmeldungen (nur Jahreserklärung).
- Fristen: Die reguläre Abgabefrist für die Jahres-Umsatzsteuererklärung ist in der Regel der 31. Juli des auf das Veranlagungsjahr folgenden Jahres. Wird ein Steuerberater eingeschaltet, verlängert sich die Frist häufig bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Elektronische Übermittlung erfolgt verpflichtend über ELSTER.
Berechnung und buchhalterische Erfassung
Bei der Umsatzsteuererklärung werden die vereinnahmte bzw. in der Regel die entstandene Umsatzsteuer und die abzugsfähige Vorsteuer einander gegenübergestellt. Die Differenz ergibt die Zahllast oder die Erstattung.
Grundprinzip
In der Buchhaltung erfassen Sie eingehende Umsatzsteuer (aus Ihren Ausgangsrechnungen) auf einem Umsatzsteuerkonto und Vorsteuer (aus Eingangsrechnungen) auf einem Vorsteuerkonto. Am Jahresende bzw. bei jeder Voranmeldung erfolgt die Verrechnung.
Praxisbeispiel
Sie stellen im Monat Rechnungen über netto 10.000 EUR mit 19 % USt (1.900 EUR). Eingangsrechnungen für Betriebsaufwand enthalten Vorsteuer von 500 EUR. In der Umsatzsteuererklärung bzw. Voranmeldung ergibt sich eine Zahllast von 1.400 EUR (1.900 − 500). Dieser Betrag muss an das Finanzamt gezahlt werden bzw. wird im Jahresausgleich berücksichtigt.
Besondere Sachverhalte
Die Umsatzsteuerpraxis kennt zahlreiche Sonderfälle, die in der Erklärung berücksichtigt werden müssen:
- Kleinunternehmer: Nach §19 UStG können Unternehmer mit geringen Umsätzen von der Umsatzsteuer befreit sein. Sie stellen netto-Rechnungen ohne USt aus und müssen keine Umsatzsteuer abführen; dennoch kann eine Abgabe der Jahreserklärung in bestimmten Fällen erforderlich sein, etwa bei Vorsteuererstattungen.
- Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen: Bei bestimmten Leistungen und grenzüberschreitenden Umsätzen verschiebt sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Solche Umsätze müssen in der Umsatzsteuererklärung und gegebenenfalls in Zusammenfassenden Meldungen korrekt ausgewiesen werden.
- Rechnungsvorschriften: Für den Vorsteuerabzug müssen Eingangsrechnungen die gesetzlichen Angaben gemäß §14 UStG enthalten (z. B. Steuernummer, Umsatzsteuerbetrag, Leistungszeitpunkt). Fehlende Angaben können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Praktische Tipps für die Buchhaltung
Eine saubere und fristgerechte Umsatzsteuererklärung reduziert Nachforderungen, Zinsen und Säumniszuschläge. Beachten Sie folgende Punkte:
- Regelmäßige Kontenabstimmung: Stimmen Sie Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten monatlich ab, damit sich keine Überraschungen bei der Jahreserklärung ergeben.
- Belege systematisch erfassen: Scannen und digitalisieren Sie Eingangsrechnungen unverzüglich, prüfen Sie die Rechnungssachverhalte auf korrekte USt-Angaben.
- Nutzung von ELSTER: Reichen Sie Voranmeldungen und die Jahreserklärung elektronisch über ELSTER ein; viele Buchhaltungsprogramme unterstützen den direkten Versand.
- Korrekturen: Entdecken Sie Fehler, können Sie diese in der Regel durch eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung bzw. durch eine Berichtigung in der Jahreserklärung berichtigen. Bei größeren Fehlern informieren Sie Ihr Finanzamt oder Ihren Steuerberater frühzeitig.
- Steuerliche Beratung: Bei grenzüberschreitenden Umsätzen, Reverse-Charge-Fällen oder bei Nutzung von Sonderregelungen (z. B. Differenzbesteuerung) ist eine Rücksprache mit dem Steuerberater empfehlenswert.
Die Umsatzsteuererklärung ist ein zentrales Element der Unternehmenssteuerpflicht in Deutschland. Für Freiberufler und kleine Unternehmen empfiehlt sich eine laufende, sorgfältige Buchführung und gegebenenfalls die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, um formale Fehler und unnötige Nachzahlungen zu vermeiden.