Viele Freiberufler fragen sich: Brauche ich ein Kassenbuch oder reicht die einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)? Die Antwort ist nicht pauschal, denn es kommt auf die Art der Geschäftsvorgänge, die Höhe der Barumsätze und darauf an, ob Sie als Freiberufler tatsächlich Bargeldumsätze tätigen oder überwiegend per Überweisung/EC/PayPal abrechnen. Dieser Artikel erklärt praxisnah, wann ein Kassenbuch notwendig ist, welche Anforderungen das Finanzamt stellt, wie ein korrektes Kassenbuch aufgebaut sein muss und welche digitalen Pflichten (z. B. GoBD, TSE) Sie kennen sollten.
Wer ist betroffen? Freiberufler, Gewerbetreibende und die Bilanzierungspflicht
Zunächst eine wichtige Unterscheidung: Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Künstler, Journalisten u. a.) sind steuerrechtlich anders gestellt als Gewerbetreibende. Viele Freiberufler erstellen ihre Gewinnermittlung per EÜR, das heißt, sie müssen nicht doppelt buchen und grundsätzlich kein Kassenbuch führen, sofern kaum oder keine Bareinnahmen anfallen.
Wann die EÜR ausreicht
Die EÜR ist die übliche Form der Gewinnermittlung für Freiberufler. Sie ist zulässig, solange keine handelsrechtliche oder steuerliche Buchführungspflicht besteht. Entscheidend ist: Führen Sie regelmäßig Bargeschäfte, müssen diese Barumsätze lückenlos dokumentiert werden.
Wann aus der EÜR eine buchführungspflichtige Situation wird
Auch Freiberufler können in eine buchführungspflichtige Lage geraten, etwa wenn sie freiwillig ins Handelsregister eingetragen sind, ein Gewerbebetrieb vorliegt oder das Finanzamt aufgrund der Art und des Umfangs der Geschäfte eine Bilanzierung verlangt. In solchen Fällen gelten die buchhalterischen Anforderungen eines Kaufmanns, inklusive umfassender Kassenführung.
Wann ist ein Kassenbuch notwendig?
Ein Kassenbuch ist immer dann notwendig, wenn Bargeldumsätze regelmäßig auftreten und nicht durch andere, nachvollziehbare Zahlungsströme ersetzt werden. Das gilt für Beispiele wie Heilberufe mit Praxisrechnung und sofortiger Barzahlung, Marktstände, Kursleiter, die vor Ort bar kassieren, oder Feierlichkeiten/Veranstaltungen mit Barverkauf.
Typische Situationen, in denen ein Kassenbuch verlangt wird
- Regelmäßige Barauszahlungen und Bareinnahmen (z. B. Dienstleistungen, Warenerlöse vor Ort).
- Führen einer offenen Ladenkasse oder häufiger Barverkauf bei Veranstaltungen.
- Wenn das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung Bargeldtransaktionen prüft.
Wichtig: Selbst wenn Sie keine klassische Ladenkasse haben, kann das Finanzamt bei nennenswerten Barumsätzen ein ordentliches Kassenbuch erwarten. Die Pflicht zur Aufzeichnung besteht unabhängig von der Frage, ob Sie EÜR oder Bilanz machen — sie betrifft die Nachvollziehbarkeit der Bargeschäfte.
Form und Inhalt eines korrekten Kassenbuchs
Ein Kassenbuch muss vollständig, fortlaufend und nachvollziehbar sein. Dabei sind sowohl papiergestützte als auch elektronische Kassenbücher möglich — allerdings gelten strenge Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Unverzichtbare Angaben im Kassenbuch
- Datum jeder Buchung
- Betrag (Ein- oder Auszahlung, getrennt ausweisen)
- Umsatzart bzw. kurze Leistungsbeschreibung
- Belegnummer oder Verweis auf den Beleg
- Saldo (Laufende Kassenbestand)
- Unterschrift des Kassenverantwortlichen/der verantwortlichen Person
Diese Punkte können Sie auch in einer Tabelle darstellen, damit das Kassenbuch übersichtlich bleibt:
| Datum | Beleg-Nr. | Beschreibung | Einzahlung | Auszahlung | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.07.2025 | 2025-001 | Honorar Bar | 150,00 € | 150,00 € |
Belege und Aufbewahrung
Jede Kassenbewegung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden, sei es Quittung, Rechnung oder interner Verwendungsbeleg. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 10 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen. Zudem ist es Pflicht, die Belege in geordneter Form aufzubewahren, damit sie bei einer Betriebsprüfung schnell vorgelegt werden können.
Digitale Kassenführung, GoBD und technische Anforderungen
Seit einigen Jahren gelten strenge Regeln zur elektronischen Buchführung: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen) legen fest, dass elektronische Kassenlösungen unveränderbar, nachvollziehbar und manipulationssicher sein müssen. Das bedeutet für Freiberufler mit elektronischer Kasse:
- Verwendung einer zertifizierten technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) bei elektronischen Kassensystemen, falls das System barumsätze verarbeitet.
- Sichere Archivierung und Unveränderbarkeit der Daten.
- Dokumentation aller Systemparameter und regelmäßige Datensicherung.
Die Anforderungen hierzu stammen aus den Verwaltungsvorschriften des Bundesfinanzministeriums; entsprechende Hinweise und Interpretationshilfen finden Sie unter anderem beim Bundesfinanzministerium. Für die Übermittlung von EÜR und Steuerdaten ist das Portal ELSTER der praktische Kanal zum Finanzamt; viele Formulare und elektronische Schnittstellen laufen heute dort zusammen.
Praxisbeispiel digitale vs. manuelle Kasse
Beispiel 1: Eine selbstständige Yogalehrerin kassiert vor Ort 10 € pro Teilnehmer bar. Hier empfiehlt sich ein einfaches Kassenbuch (Papier oder Excel mit GoBD-konformer Ablage) mit täglicher Zusammenfassung und Belegerstellung.
Beispiel 2: Ein freiberuflicher Fotograf verkauft Prints auf Märkten und verarbeitet viele Barzahlungen über ein mobiles Kartenlesegerät. In diesem Fall ist ein elektronisches System mit TSE-Pflicht und täglicher Schichtabrechnung sinnvoll, um Nachfragen des Finanzamts zu verhindern.
Software und Dienstleistungen
Für Freiberufler mit regelmäßigem Barverkehr sind Buchhaltungsprogramme oder cloudbasierte Lösungen empfehlenswert. Anbieter wie DATEV und zahlreiche kleinere Anbieter bieten für Freiberufler passende Lösungen an; ein Blick auf Funktionen wie Kassenbuch, Belegmanagement und GoBD-Konformität lohnt sich vor der Entscheidung.
Wenn Sie sich unsicher sind, welche Lösung die richtige ist, kann ein Steuerberater helfen, der mit den aktuellen Vorgaben vertraut ist und häufige Prüfungsanfragen kennt.
Praktische Tipps, Checkliste und häufige Fehler
Damit Ihr Kassenbuch bei einer Außenprüfung Bestand hat, beachten Sie die folgenden praktischen Hinweise:
- Führen Sie das Kassenbuch täglich und gleichen Sie den Kassenbestand täglich mit den Eintragungen ab.
- Nummerieren Sie Belege fortlaufend und schreiben Sie auf jeden Beleg Zweck und Empfänger.
- Sammeln Sie Barbelege nicht lose in einer Schublade; ordnen Sie sie chronologisch zu den Kassenbuch-Einträgen.
- Vermeiden Sie nachträgliche Streichungen ohne Vermerk — Änderungen müssen transparent dokumentiert sein (z. B. Storno mit Vermerk und neuer Zeile).
- Bei elektronischen Systemen: Halten Sie Software- und Versionsnachweise sowie die Dokumentation zur TSE bereit.
Fehlerfälle und wie Sie sie vermeiden
- Fehlende Belege: Wenn ein Beleg fehlt, erstellen Sie sofort einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift.
- Unklare Verbuchung von Privatentnahmen: Kennzeichnen Sie Privatentnahmen deutlich und führen Sie ein separates Verrechnungskonto.
- Inkonsistente Saldenführung: Kontrollieren Sie täglich den Kassenbestand und dokumentieren Sie Differenzen. Kleinbetragsdifferenzen sollten erklärt werden.
Bei Unsicherheit lohnt sich der Gang zum Steuerberater oder eine Nachfrage bei Ihrer regionalen IHK bzw. berufsständischen Vertretung, die häufig konkrete Checklisten anbietet.
Fazit
Ein Kassenbuch ist nicht automatisch für alle Freiberufler verpflichtend, aber immer dann erforderlich, wenn Sie regelmäßig mit Bargeld arbeiten. Unabhängig von der gewählten Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanz) verlangt das Finanzamt für Bareinnahmen eine lückenlose, nachvollziehbare Aufzeichnung. Achten Sie auf vollständige Belege, tägliche Führung und die Einhaltung der GoBD-Anforderungen bei digitalen Systemen. Nutzen Sie bei Bedarf geprüfte Softwarelösungen oder die Beratung durch einen Steuerberater, um Risiken bei Prüfungen zu minimieren. Weiterführende Informationen zur elektronischen Übermittlung von Steuerdaten finden Sie über ELSTER, und regulatorische Hinweise zu GoBD und Aufbewahrungspflichten veröffentlicht das Bundesfinanzministerium.
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