Die XRechnung ist der in Deutschland für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verbindlich genutzte XML-Standard. In diesem Artikel erhalten Sie eine praxisnahe und vollständig nachvollziehbare Anleitung, wie Sie eine XRechnung erstellen, welche Pflichtangaben nötig sind, welche Prüfschritte empfohlen werden und welche Software- bzw. Übertragungswege sich im Alltag bewährt haben. Nach dem Lesen wissen Sie genau, welche Daten Sie benötigen, wie Sie diese technisch umsetzen und wie Sie typische Fehlerquellen vermeiden.
Was ist die XRechnung und warum ist sie wichtig?
Die XRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat, das dem europäischen Standard der elektronischen Rechnung (EN 16931) entspricht. Ziel ist eine einheitliche, automatisierbare Verarbeitung von Rechnungen, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern. Durch die standardisierte Form entfällt das manuelle Erfassen zahlreicher Rechnungsdaten, was Verarbeitungsgeschwindigkeit, Transparenz und Rechtskonformität erhöht. Die Grundlage für die Einführung elektronischer Rechnungen in der öffentlichen Beschaffung finden Sie auch auf der Webseite der Europäischen Union, die den einheitlichen Standard fördert, um grenzüberschreitende e-Invoicing-Lösungen zu erleichtern (EU-Kommission).
Wer muss XRechnung nutzen und rechtlicher Rahmen
In Deutschland sind Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausstellen, verpflichtet, diese elektronisch in einem bestimmten Standardformat zu übermitteln. Die nationale Umsetzung und Detailregelungen wurden durch zuständige Ministerien und Behörden geregelt; für Bundesbehörden bestehen seit einigen Jahren verbindliche Vorgaben zur Annahme von XRechnungen. Konkrete Informationen und offizielle Vorgaben zur Umsetzung finden Sie beim Bundesfinanzministerium, das zu nationalen Anforderungen Stellung nimmt (Bundesfinanzministerium).
Wichtig zu unterscheiden ist, dass die XRechnung speziell auf die Anforderungen des E-Government und der öffentlichen Hand zugeschnitten ist; für private Geschäftspartner können andere Formate wie ZUGFeRD genutzt werden. Dennoch ist der Trend klar: strukturierte Rechnungsdaten gewinnen an Bedeutung und viele Softwareanbieter unterstützen mehrere Formate.
Schritt-für-Schritt: XRechnung erstellen
Vorbereitung: prüfen, ob eine XRechnung nötig ist
Bevor Sie eine XRechnung erstellen, klären Sie:
- Wer ist Rechnungsempfänger? (öffentliche Stelle = XRechnung erforderlich)
- Gibt es spezielle Routing-Informationen wie Leitweg-ID oder Empfangsbox? (häufig bei Kommunen und Landesbehörden)
- Welche Übertragungswege akzeptiert der Auftraggeber? (z.B. Peppol, zentrale Empfangsstellen)
Erforderliche Stammdaten sammeln
Für eine vollständige XRechnung benötigen Sie immer bestimmte Pflichtangaben. Erstellen Sie eine Checkliste mit folgenden Elementen:
| Pflichtfeld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | INV-2025-00123 |
| Rechnungsdatum | 2025-09-01 |
| Leistungsempfänger / Bundesbehörde | Bundesamt für Muster |
| Leitweg-ID / Verwaltungs-Kennung | DE-12345678 |
| Steuernummer / USt-ID | DE123456789 |
| Leistungsbeschreibung / Positionen | Beratungsleistung 10 Std. à 100,00 € |
| Nettobetrag / Mehrwertsteuer | 1.000,00 € / 19 % |
| Bankverbindung (IBAN/BIC) | DE89 3704 0044 0532 0130 00 |
Aufbau der XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-Dokument mit vordefinierten Elementen, die bestimmte Informationen strukturieren (Kopf, Rechnungsempfänger, Positionen, Summen, steuerliche Angaben). In der Praxis füllen Sie diese Felder über Ihre Warenwirtschaft, Ihr ERP-System oder ein spezialisiertes XRechnungstool. Wichtige Hinweise:
- Verwenden Sie standardisierte Code-Belegungen (z.B. für Währungen, Steuersätze).
- Für öffentliche Auftraggeber ist oft die Leitweg-ID zwingend — ohne korrekte Leitweg-ID kann die Rechnung abgewiesen werden.
- Bei Musterdaten: nutzen Sie reale Rechnungsnummern und korrekte Datumsformate (ISO 8601: YYYY-MM-DD).
Validierung: prüfen vor Versand
Bevor Sie die XRechnung versenden, validieren Sie die XML-Datei gegen die XRechnung-Schemata. Validierungsfehler sind die häufigste Ursache für Abweisung oder Verzögerung. Nutzen Sie dazu integrative Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware oder externe Validatoren. Technische Spezifikationen, Schemata und Prüfanweisungen stellt die Initiative FERD bereit, die Hilfestellung zur fachlichen Umsetzung der XRechnung gibt (FERD-Net).
Versand: Übertragungswege und Best Practices
Gängige Übertragungswege sind:
- Peppol-Netzwerk (über zertifizierte Access Points)
- Direkte Übermittlung an die Empfangsplattform der Behörde (z.B. zentrale Portalstellen)
- Über Drittanbieter/Cloud-Dienstleister, die XRechnung unterstützen
Praktischer Tipp: Klären Sie mit dem öffentlichen Auftraggeber im Vorfeld, welchen Kanal er bevorzugt. Viele Behörden publizieren diese Information auf ihren Webseiten oder in Ausschreibungsunterlagen. Bewahren Sie Empfangsbestätigungen und Logs auf, um bei Rückfragen nachweisen zu können, dass die Rechnung fristgerecht übermittelt wurde.
Technische Umsetzung: Software, Tools und Integration
Die technische Umsetzung hängt vom Volumen und von Ihrer vorhandenen IT-Landschaft ab. Kleine Unternehmen nutzen oft webbasierte Tools oder SaaS-Anbieter, mittlere und große Betriebe integrieren XRechnung in ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme.
Beliebte Software-Optionen
- ERP-/Buchhaltungssysteme mit XRechnung-Modul (z.B. DATEV-Lösungen für Steuerberater und Kanzleien)
- Speziell entwickelte XRechnung-Generatoren und Validatoren
- Cloud-Dienstleister mit Peppol-Anbindung
Die DATEV bietet beispielsweise Lösungen und Integrationshilfen für die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, was besonders für Steuerberater und mittelständische Unternehmen relevant ist (DATEV).
Integration in den Buchungsprozess
Wichtig ist, dass die XRechnung nicht isoliert betrachtet wird, sondern in Ihren Zahlungs- und Buchungsprozess integriert wird. Achten Sie auf:
- Automatisches Einlesen der XML-Daten in Ihre Buchhaltung
- Abgleich von Bestellnummern/Bestellpositionen (PO-Matching)
- Archivierung gemäß GoBD-Anforderungen
Archivierung und Nachweisführung sind rechtlich relevant: Bewahren Sie die Originaldateien und Übermittlungsprotokolle revisionssicher auf.
Praxisbeispiele
Beispiel 1 (kleiner Dienstleister): Sie nutzen ein Online-Portal, tragen Nummer, Datum, Leistung, Steuersatz ein, generieren die XRechnung und versenden sie per Peppol-Access-Point. Validierung erfolgt automatisch durch das Portal.
Beispiel 2 (mittelständisches Unternehmen): Ihr ERP erzeugt automatisch XRechnung-XMLs aus Lieferscheinen. Vor dem Versand prüft ein Batch-Job die Leitweg-ID und validiert die Datei. Versand erfolgt über einen Cloud-Connector, Empfangsbestätigungen werden ins ERP zurückgespielt.
Fazit
Die XRechnung ist heute ein zentraler Baustein bei der elektronischen Rechnungsabwicklung mit öffentlichen Auftraggebern. Technik, Routine und korrekte Stammdaten sind entscheidend für eine reibungslose Abwicklung. Gehen Sie schrittweise vor: prüfen Sie Erstverpflichtung, sammeln Sie alle Pflichtangaben, nutzen Sie verlässliche Tools zur Generierung und Validierung und klären Sie den Übertragungsweg mit dem Empfänger. Nutzen Sie die verfügbaren Ressourcen und Spezifikationen, zum Beispiel die fachlichen Hinweise der FERD-Initiative und die Informationen der Ministerien, um rechtssicher und prozesssicher zu arbeiten. Wenn Sie diese Punkte beherzigen, sind Ihre XRechnungen korrekt, validierbar und schnell beim Empfänger.
Zurück
