Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist kein Nischenthema mehr, sondern Alltag für viele Unternehmen. Doch bei der Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung tauchen oft Fragen auf: Welches Format erfüllt gesetzliche Anforderungen? Welches passt besser zur eigenen IT-Landschaft? Und wie lässt sich die Einführung praktisch und kosteneffizient gestalten? Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, rechtlichen Rahmenbedingungen und gibt praxisnahe Entscheidungshilfen samt konkreten Beispielen für die Umsetzung.
Was sind ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei standardisierte Formate für elektronische Rechnungen, die unterschiedliche Zielsetzungen und technische Ansätze verfolgen. Beide Formate ermöglichen, Rechnungsdaten maschinenlesbar zu übermitteln, unterscheiden sich jedoch in Aufbau, Anwendungsfällen und Lesbarkeit.
ZUGFeRD: Hybridformat für Mensch und Maschine
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine visuell lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Das bedeutet, der Empfänger kann die Rechnung sofort als PDF ansehen, gleichzeitig lassen sich relevante Felder automatisiert in ein Buchhaltungssystem übernehmen. ZUGFeRD eignet sich besonders für den Mittelstand, Handwerk und Dienstleister, die sowohl Menschen als auch Systeme erreichen möchten.
XRechnung: Standardisiert für die öffentliche Hand
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, entwickelt auf Basis der europäischen Norm EN 16931, und wurde speziell für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden in Deutschland eingeführt. Seit mehreren Jahren ist die elektronische Rechnung bei Rechnungen an Bund, Länder und viele kommunale Stellen verpflichtend. XRechnung zielt auf maximale Standardisierung und Validierbarkeit ab — menschliche Lesbarkeit in Form eines angehängten PDFs ist nicht Hauptziel des Formats.
Technische Grundlagen im Überblick
ZUGFeRD nutzt PDF/A-3 als Container, in dem die Rechnung als PDF und zusätzlich eine XML-Datei mit strukturierten Daten enthalten ist. XRechnung ist ein XML-Dokument, das strikt dem deutschen ZUGFeRD- bzw. EN-16931-Modell entspricht (semantisches Datenmodell). Beide Formate arbeiten mit standardisierten Feldbezeichnungen, Pflicht- und optionalen Feldern sowie Prüfmechanismen zur Validierung.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Pflichten
Wer Rechnungen elektronisch versendet, muss neben technischen Anforderungen auch rechtliche Vorgaben beachten: Aufbewahrungspflichten, die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sowie steuerliche Aspekte.
Gesetzliche Vorgaben und öffentliche Auftraggeber
Auf europäischer Ebene fördert die EU die elektronische Rechnungstellung, insbesondere für öffentliche Aufträge. In Deutschland sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber standardisiert; laut Bundesfinanzministerium besteht für Rechnungen an Bund und viele Behörden die Pflicht zur Nutzung der XRechnung. Damit erhalten Lieferanten und Dienstleister eine klare Vorgabe: Wer an öffentliche Institutionen fakturiert, muss XRechnung erstellen können.
Steuerliche Anforderungen und Archivierung
Elektronische Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Papierbelege (in der Regel zehn Jahre). Zudem müssen Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt sein — das kann durch qualifizierte elektronische Signaturen, strukturierte Übertragungswege oder technische Kontrollen erfolgen. Für die praktische Umsetzung liefern Softwareanbieter und Verbände Vorgaben, wie die Formate revisionssicher archiviert werden.
Welches Format passt zu Ihnen? Praxisorientierte Entscheidungshilfe
Die Wahl des passenden Formats hängt weit mehr als nur von gesetzlichen Vorgaben ab. Entscheidend sind Empfängerkreis, Ziel der Automatisierung, vorhandene IT-Systeme und die Frage, ob Rechnungen auch von Menschen geprüft werden sollen.
Kriterien für die Entscheidung
- Empfänger: Rechnungen an Behörden → XRechnung. Rechnungen an Geschäftspartner, die eine menschliche PDF-Ansicht bevorzugen → ZUGFeRD.
- Automatisierungsgrad: Hohe Automatisierung (vollständig maschinenbasiert) → XRechnung; hybride Prozesse mit visuellem Prüfbedarf → ZUGFeRD.
- IT-Infrastruktur: Moderne ERP-Systeme und e‑Invoicing‑Provider unterstützen beide Formate; bei Legacy-Systemen ist ZUGFeRD oft einfacher umzusetzen, weil PDF weiterhin genutzt werden kann.
- Internationalität: Für grenzüberschreitenden Verkehr empfiehlt sich die Orientierung an der EN 16931/Peppol-Standards; XRechnung ist rein national für Behörden, ZUGFeRD ist primär national, aber kompatible Profile erleichtern Übertragungen.
Konkrete Praxisbeispiele
Beispiel 1: Ein regionaler Handwerksbetrieb liefert an die Stadtverwaltung und an Privatkunden. Für die Aufträge an die Stadt muss er XRechnung bereitstellen; für seine Privatkunden zahlt sich die Einführung von ZUGFeRD aus, weil Rechnungen weiterhin per E‑Mail als PDF versendet werden und gleichzeitig Daten automatisch in die Buchhaltung fließen.
Beispiel 2: Ein mittelständischer Großhändler mit hohem Rechnungslauf will Debitorenbuchhaltung automatisieren. Er entscheidet sich für ZUGFeRD, weil das Format die manuelle Prüfzeit reduziert und die Kunden das PDF benötigen. Für Lieferungen an Behörden werden automatisch XRechnungen erzeugt.
Implementierung und Praxisbeispiele
Die praktische Einführung von elektronischen Rechnungen lässt sich in klaren Schritten planen. Die wichtigsten Fragen sind: Werden Formate nativ im ERP erzeugt, verwaltet ein E‑Invoice‑Provider die Konvertierung, oder kommt Middleware zum Einsatz?
Schritte zur Einführung
- Ist‑Analyse: Umfang der Rechnungsempfänger, Volumen, bestehende IT-Systeme.
- Formatwahl: Prüfen, ob XRechnung, ZUGFeRD oder beides nötig ist.
- Technikentscheidung: ERP‑Update, Add‑on oder externer Dienstleister.
- Testphase: Validierung der Rechnungen mit Prüftools und Testkanälen (z. B. Dienstleister‑Sandboxen).
- Rollout & Schulung: Mitarbeiter an Buchhaltung und Vertrieb schulen.
Tools, Anbieter und Unterstützung
Viele Anbieter stellen Konverter, Prüf- und Validierungstools bereit; das Forum elektronische Rechnung Deutschland bietet Profile und Hilfen, die bei der Umsetzung unterstützen. Informationen zu Profilen und Testressourcen finden Sie unter FERD. Für die Anbindung an Buchhaltungssysteme und revisionssichere Archivierung sind etablierte Softwarehäuser wie DATEV hilfreiche Partner, insbesondere für integration in die Finanzbuchhaltung.
Praxisbeispiele aus Unternehmen
Ein Logistikunternehmen reduzierte durch ZUGFeRD den manuellen Erfassungsaufwand für Eingangsrechnungen um etwa 60 Prozent, weil Stammfelder wie Rechnungsnummer, Steuersätze und Positionen automatisch übernommen wurden. Eine IT‑Beratungsfirma automatisierte den Versand an Behörden komplett über XRechnung und einen Peppol‑Access‑Point — dadurch verringerte sich die Zeit bis zur Bezahlung signifikant, weil formale Prüfzeiten entfielen.
Fazit
Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist keine Frage von besser oder schlechter, sondern von Ziel und Kontext. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, muss XRechnung abbilden können. Wer hingegen einen Mix aus maschinenlesbarer Automatisierung und menschlicher Lesbarkeit benötigt, findet in ZUGFeRD eine flexible Lösung. In vielen Fällen ist die Kombination beider Formate die beste Strategie: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Geschäftspartner.
Praktisch empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen: Bestandsaufnahme, Auswahl der passenden Technologie (ERP‑Anpassung oder externer Dienstleister), Testphase und sorgfältige Schulung. Nutzen Sie verfügbare Ressourcen und Profile, wie sie das Forum elektronische Rechnung Deutschland bereitstellt, und ziehen Sie bei Bedarf spezialisierte Anbieter wie DATEV hinzu, um Integrations- und Archivierungsfragen rechtssicher zu lösen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsprozesse effizient, rechtskonform und zukunftssicher sind.
Zurück
