Gegenkonto bezeichnet im Rechnungswesen das Konto, das bei einer Doppik-Buchung die Gegenbuchung zu einem Ausgangskonto darstellt. Bei jedem Buchungssatz gibt es mindestens zwei beteiligte Konten: ein Konto im Soll und ein Konto im Haben. Das Gegenkonto ist jenes Konto, das auf der gegenüberliegenden Seite des Buchungssatzes gebucht wird und damit den Wertfluss komplettiert.
Grundlagen und rechtlicher Rahmen
Die Verwendung von Gegenkonten ist Bestandteil des doppischen Buchungsprinzips, wie es im Handelsgesetzbuch (HGB) für Kaufleute und in den steuerlichen Vorschriften (z. B. EStG, UStG) indirekt vorausgesetzt wird. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation (GoBD) schreiben vor, dass Buchungen nachvollziehbar, vollständig und richtig sein müssen. Dazu gehört auch die klare Zuordnung von Gegenkonten, damit jede Geschäftsvorfalldarstellung prüfbar bleibt.
Für umsatzsteuerliche Sachverhalte ist das UStG relevant: Bei steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen müssen Umsatzsteuerkonten bzw. Vorsteuerkonten als Gegenkonten auftauchen, sofern die Regelbesteuerung gilt. Kleinunternehmer nach §19 UStG entfällt die Umsatzsteuer-Buchung, wodurch sich auch das Gegenkonto ändert.
Buchhalterische Anwendung und Praxis
Praktisch bedeutet die Nutzung eines Gegenkontos: Wenn Sie einen Beleg erfassen, wählen Sie das Konto, das den wirtschaftlichen Sachverhalt beschreibt, und das Gegenkonto, das den Zufluss oder Abgang gegenfinanziert. Die richtige Auswahl ist wichtig für die Bilanz und die GuV, da unterschiedliche Gegenkonten verschiedene Kontengruppen (Aktiva, Passiva, Aufwendungen, Erträge) betreffen.
Buchungssatz und T-Konto
Ein einfacher Buchungssatz lautet: Soll an Haben. Beispiel: Sie kaufen Büromaterial auf Rechnung für 119,00 EUR (netto 100,00 EUR + 19,00 EUR USt). Der Buchungssatz lautet:
- Büromaterial (Aufwandskonto) 100,00 EUR an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00 EUR
- Vorsteuer 19,00 EUR an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00 EUR
In der Praxis wird dies oft in zwei Positionen zusammengefasst: Büromaterial 100,00 EUR und Vorsteuer 19,00 EUR im Soll; Verbindlichkeiten 119,00 EUR im Haben. Hier ist das Gegenkonto zur Aufwandsbuchung das Konto "Verbindlichkeiten".
Praxisbeispiele und konkrete Anwendungsfälle
Rechnungsausgang (Verkauf auf Ziel)
Sie stellen eine Rechnung über 238,00 EUR (Netto 200,00 EUR + 19% USt 38,00 EUR):
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 238,00 EUR an Umsatzerlöse 200,00 EUR
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 238,00 EUR an Umsatzsteuer 38,00 EUR
Das Gegenkonto zu Umsatzerlösen und Umsatzsteuer ist hier das Konto "Forderungen". Bei Zahlungseingang lautet das Gegenkonto zur Forderungsrechnung das Konto "Bank" bzw. "Kasse".
Zahlung einer Rechnung
Beispiel: Sie begleichen eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung über 1.190,00 EUR (inkl. 19% USt). Der Buchungssatz:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 EUR an Bank 1.190,00 EUR
Hier ist das Gegenkonto zur Verbindlichkeit das Konto "Bank".
Tipps für Freiberufler und Kleinunternehmer
Für kleine Unternehmen und Freiberufler ist die korrekte Wahl des Gegenkontos entscheidend für aussagefähige Auswertungen und eine einfache Steuerdeklaration:
- Kontenplan nutzen: Arbeiten Sie mit einem einheitlichen Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04). Das vereinfacht die Zuordnung und die Automatisierung durch Buchhaltungssoftware.
- Belege konsequent dokumentieren: Achten Sie darauf, dass für jede Buchung ein Beleg vorliegt, der eindeutig das Gegenkonto erkennen lässt. Das ist wichtig für GoBD-konforme Aufbewahrung.
- Kleinunternehmerregelung prüfen: Wenn Sie unter §19 UStG fallen, wird kein Umsatzsteuerkonto verwendet. Das beeinflusst die Wahl des Gegenkontos bei Einnahmen und Ausgaben.
- Kontrolle und Abstimmung: Stimmen Sie regelmäßig (monatlich/vierteljährlich) Debitoren- und Kreditorenkonten sowie Bankkonten ab, damit Fehlbuchungen früh erkannt werden.
- Softwareunterstützung: Moderne Buchhaltungsprogramme schlagen Gegenkonten automatisch vor. Prüfen Sie Vorschläge und passen Sie diese an, wenn ein Vorgang speziell ist.
Richtig angewendete Gegenkonten sorgen für klare, prüffähige Buchführung und erleichtern die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Jahresabschlüsse nach HGB und den steuerlichen Vorschriften (EStG, UStG).