Werbungskosten sind Aufwendungen, die unmittelbar durch die Erwerbstätigkeit veranlasst sind und dazu dienen, Einnahmen zu erzielen, zu sichern oder zu erhalten. Für Arbeitnehmer gelten Werbungskosten gemäß § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) als steuermindernde Ausgaben; bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden sind vergleichbare Ausgaben Betriebsausgaben.
Definition und rechtliche Grundlage
Der Begriff Werbungskosten ist in § 9 EStG verankert und bezieht sich vorrangig auf Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Werbungskosten mindern das zu versteuernde Einkommen, wenn sie in der Steuererklärung (Anlage N) geltend gemacht werden. Für Unternehmer und Freiberufler gelten hingegen die Regelungen zu Betriebsausgaben (§ 4 EStG sowie handelsrechtliche Vorschriften bei bilanzierenden Unternehmen).
Wichtig ist die Abgrenzung: Aufwendungen, die durch eine selbstständige Tätigkeit verursacht werden, gehören nicht zu den Werbungskosten des Arbeitnehmers, sondern zu den Betriebsausgaben des Unternehmens. Ebenso sind private Lebensführungskosten in der Regel nicht abziehbar.
Typische Positionen und erforderliche Nachweise
In der Praxis tauchen Werbungskosten häufig in folgenden Bereichen auf. Die Angabe der Positionen hilft bei der buchhalterischen Erfassung und der Vorbereitung der Steuererklärung.
Häufige Werbungskosten
- Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Entfernungspauschale)
- Beruflich veranlasste Reisekosten und Tagegelder
- Fort- und Weiterbildungskosten, Fachliteratur
- Arbeitsmittel (z. B. Laptop, Werkzeuge, Fachbücher)
- Doppelte Haushaltsführung bei auswärtiger beruflicher Tätigkeit
- Berufsbekleidung, Gewerkschaftsbeiträge, Berufsverbandsbeiträge
- Kontoführungsgebühren, beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten
Nachweispflichten
- Belege aufbewahren: Rechnungen, Quittungen, Fahrtenbuch, Dienstreiseabrechnungen
- Aufzeichnungen zur Aufteilung privat/beruflich bei gemischt genutzten Gegenständen
- für beruflich genutzte Fahrzeuge: Fahrtenbuch oder pauschale Entfernungsangaben
Buchhalterische Praxis und Deklaration
Für Freiberufler und Kleinunternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen, werden beruflich veranlasste Aufwendungen als Betriebsausgaben gebucht und mindern den Gewinn. Arbeitnehmer erfassen Werbungskosten nicht in der betrieblichen Buchführung, sondern in der privaten Einkommensteuererklärung (Anlage N).
Vorsteuer und Umsatzsteuer
Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, können die in Eingangsrechnungen enthaltene Vorsteuer geltend machen. Für Arbeitnehmer ohne unternehmerische Tätigkeit entfällt der Vorsteuerabzug; in der Steuererklärung werden Bruttobeträge angesetzt.
Zeitliche Zuordnung und Abzugsfähigkeit
- Bei der EÜR gilt das Zufluss-/Abflussprinzip: Ausgaben werden in dem Kalenderjahr berücksichtigt, in dem sie geleistet wurden.
- Bilanzierende Gewerbetreibende folgen dem handels- und steuerrechtlichen Matching-Prinzip (periodengerechte Abgrenzung).
Praxisbeispiele und typische Fallstricke
Konkrete Beispiele helfen, Fehler zu vermeiden und die richtige buchhalterische Behandlung zu gewährleisten.
Beispiel 1: Laptop für Arbeitnehmer
- Sachverhalt: Arbeitnehmer kauft Laptop und nutzt ihn überwiegend beruflich.
- Steuerlich: Werbungskosten in der Anlage N möglich; bei gemischter Nutzung ist eine Aufteilung vorzunehmen. Bei Anschaffungskosten über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter ist ggf. Abschreibung zu beachten.
- Buchhalterisch: Arbeitnehmer dokumentiert Nutzung und Belege; Unternehmer, der den Laptop stellt, bucht als Betriebsausgabe.
Beispiel 2: Fahrten zur Arbeitsstätte
- Sachverhalt: tägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
- Steuerlich: Entfernungspauschale kann als Werbungskosten geltend gemacht werden; Pendlerpauschale wird pro Entfernungskilometer angesetzt.
- Hinweis: Dienstreise vs. regelmäßige Pendelfahrt unterscheiden, da unterschiedliche Verrechnungsmöglichkeiten (Tagegeld, Kilometerpauschale) bestehen.
Häufige Fallstricke
- Fehlende Belege: Ohne Rechnung oder Nachweis werden Ausgaben schnell abgelehnt.
- Falsche Zuordnung: Freiberufler buchen private Ausgaben irrtümlich als Werbungskosten statt als privat. Konsequenz sind Korrekturen und ggf. Nachzahlungen.
- Unklare Nutzungsaufteilung: Bei gemischt genutzten Gegenständen Dokumentation der beruflichen Nutzung erforderlich.
Fazit: Werbungskosten sind ein wichtiges Hebel zur Steueroptimierung für Arbeitnehmer. Für Freiberufler und Unternehmer gelten vergleichbare Prinzipien über die Betriebsausgaben. Eine saubere Belegführung, die richtige Zuordnung in der Buchhaltung und die Kenntnis der gesetzlichen Grundlagen (§ 9 EStG, EÜR-Regeln) sind entscheidend, um Abzugsfähigkeit sicherzustellen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich Rücksprache mit dem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt.