Glossar Quittung

Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg, mit dem der Empfänger den Erhalt eines Geldbetrags bestätigt. Sie dient als Zahlungsnachweis im Alltag und in der Buchhaltung, insbesondere bei Barzahlungen. Im Unterschied zur Rechnung dokumentiert die Quittung in der Regel nur die erfolgte Zahlung, nicht aber die Lieferung von Waren oder die Erbringung einer Leistung im Sinne des UStG.

Inhalt und formale Anforderungen einer Quittung

Für eine rechtsgültige Quittung gibt es keine vollständig gesetzlich vorgeschriebene Standardform wie bei einer Rechnung nach UStG §14; dennoch sollten bestimmte Angaben immer enthalten sein, damit die Quittung als Buchungsbeleg anerkannt wird:

• Aussteller: Name und gegebenenfalls Anschrift der Person oder des Unternehmens, das die Quittung ausstellt.
• Empfänger: Name des zahlenden Kunden, falls erforderlich (z.B. bei höheren Beträgen oder zur Zuordnung).
• Betrag: Zahlungsbetrag in Euro, idealerweise sowohl in Ziffern als auch in Worten.
• Datum: Tag der Zahlung.
• Zahlungsgrund: Kurzbeschreibung der Leistung oder des Geschäftsfalls (z.B. „Reparatur Computer“).
• Unterschrift: Bestätigung durch den Empfänger der Zahlung bzw. durch den Aussteller.

Tipp: Für die Buchhaltung und späteren Nachweis gegenüber dem Finanzamt ist es sinnvoll, Vollständigkeit und Lesbarkeit sicherzustellen sowie ggf. Rechnungsnummern oder Leistungszeitraum zu vermerken.

Praxisfälle und buchhalterische Behandlung

In der täglichen Praxis begegnen Freiberuflern und Kleinunternehmern Quittungen vor allem bei Barzahlungen oder Kostenerstattungen. Für die korrekte Verbuchung gelten folgende Punkte:

Quittung als Buchungsbeleg

• Quittungen sind zulässige Belege für Betriebsausgaben und müssen in der Buchführung erfasst werden.
• Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) dient die Quittung als Nachweis für abzugsfähige Ausgaben.
• Zur Dokumentation sollten Quittungen chronologisch und mit Verweis auf die Kontierung abgelegt werden.

Vorsteuerabzug und Grenze zur Rechnung

Wichtig ist der Unterschied zum Vorsteuerabzug: Für den Abzug der Umsatzsteuer benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung nach UStG §14. Eine einfache Quittung genügt hierfür nicht. Wenn auf einer Quittung Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ist das rechtlich problematisch, da nur Rechnungen die Vorsteuerberechtigung begründen.

Beispiele aus der Praxis

Konkrete Anwendungsfälle veranschaulichen den Nutzen und die Grenzen der Quittung:

• Barzahlung an den Handwerker: Sie bezahlen 120 Euro bar für eine kleinere Reparatur. Der Handwerker stellt eine Quittung mit Betrag, Datum, Leistungsbeschreibung und Unterschrift aus. Diese Quittung legen Sie als Betriebsausgabe ab. Vorsteuer können Sie nur abziehen, wenn Sie zusätzlich eine formale Rechnung erhalten.
• Kostenübernahme durch Arbeitgeber: Ein Freiberufler erhält von einem Auftraggeber Barauslagen ersetzt. Die Quittungen der Ausgaben sind Nachweis gegenüber dem Auftraggeber und Grundlage für die Erstattung sowie für die eigene Buchführung.
• Kleinbetragsregelung: Bei Beträgen bis 250 Euro (netto) reicht ein einfacher Beleg; dennoch empfiehlt sich eine vollständige Quittung, um spätere Rückfragen zu vermeiden.

Aufbewahrungspflichten und rechtliche Hinweise

Quittungen unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Nach AO §147 und ergänzender Rechtsprechung müssen Geschäftsunterlagen, zu denen Quittungen zählen, in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden, sofern sie buchführungsrelevant sind. Für empfangene und gesandte Geschäftsbriefe gilt meist eine sechsjährige Frist; bei Buchungsbelegen ist die zehnjährige Frist maßgeblich.

Beachten Sie außerdem die GoBD: Elektronisch erstellte oder eingescannt vorgehaltene Quittungen müssen manipulationssicher archiviert werden. Kassenbelege sind zudem im Rahmen der Kassenführung täglich zu verbuchen und bei Bargeschäften besonders sorgfältig zu handhaben.

Praxis-Checkliste:

• Quittungen sofort nummerieren oder mit Buchungsreferenz versehen.
• Bei Barzahlungen immer eine Quittung verlangen, auch bei kleinen Beträgen.
• Quittungen lesbar aufbewahren oder nach GoBD scannen und revisionssicher speichern.
• Bei ausgewiesener Umsatzsteuer zusätzlich eine korrekte Rechnung anfordern, wenn Vorsteuer geltend gemacht werden soll.

Eine saubere Belegführung mit vollständigen Quittungen erleichtert die Buchhaltung erheblich, reduziert Prüfungsrisiken gegenüber dem Finanzamt und sorgt für Transparenz in Ihren Geschäftsprozessen.