Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und den Gewinn eines Unternehmens mindern. Nach deutschem Steuerrecht sind sie der Gegenpol zu Betriebseinnahmen und wirken sich bei der Gewinnermittlung (Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung) direkt auf die Steuerlast aus. Die maßgebliche gesetzliche Grundlage bildet das Einkommensteuergesetz (insbesondere die Vorschriften zur Gewinnermittlung).
Grundsatz und gesetzliche Grundlagen
Grundsätzlich gilt: Nur Aufwendungen, die eindeutig betrieblich veranlasst sind, können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Gesetzliche Basis bildet insbesondere das EStG (Gewinnermittlung durch Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben). Investitionen werden nicht immer sofort als Betriebsausgabe abgezogen, sondern gegebenenfalls über Abschreibungen (AfA) gemäß §7 EStG verteilt.
Wichtig für die Praxis sind zudem die Vorschriften zur Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug nach UStG) sowie die Aufbewahrungspflichten steuerrelevanter Unterlagen nach §147 AO. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt Ausgaben anerkennt.
Typische Betriebsausgaben in der Praxis
Freiberufler und Inhaber kleiner Unternehmen begegnen regelmäßig denselben Ausgabenarten. Typische Posten sind:
- Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und Honorare an freie Mitarbeiter.
- Miet- und Raumkosten: Büromiete, Nebenkosten und Arbeitszimmer (nur bei betrieblicher Notwendigkeit anerkannt).
- Sachkosten: Büromaterial, Fachliteratur, Softwarelizenzen, Porto und Telekommunikation.
- Reisekosten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen bei beruflich veranlassten Reisen.
- Versicherungen und Beiträge: Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz, Berufsverbandsbeiträge.
Bewirtung, Geschenke und Repräsentation
Bewirtungskosten gegenüber Geschäftspartnern sind nur unter bestimmten Bedingungen und meist eingeschränkt abziehbar; außerdem verlangt das Finanzamt genaue Angaben zu Anlass, Teilnehmern und Höhe. Geschäftliche Geschenke sind grundsätzlich abziehbar, oft aber an Höchstgrenzen und Dokumentationspflichten gebunden.
Abschreibungen und geringwertige Wirtschaftsgüter
Wirtschaftsgüter mit längerer Nutzungsdauer werden nicht vollständig als sofortige Betriebsausgabe erfasst, sondern über die AfA verteilt. Kleinere Anschaffungen können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort abgeschrieben werden. Aktuell liegt die GWG-Grenze bei 800 Euro netto; solche Beträge sind sofort abzugsfähig und vereinfachen die Buchhaltung.
Gemischt veranlasste Aufwendungen und private Mitveranlassung
Häufig besteht eine private Mitveranlassung (z. B. bei gemischt genutzten Fahrzeugen, Homeoffice oder beruflich genutzten Handys). In solchen Fällen ist der betriebliche Anteil schlüssig aufzuteilen und zu dokumentieren. Die sachgerechte Aufteilung verhindert spätere Kürzungen durch das Finanzamt.
Beispiele:
- Notebook: Nutzung 80% beruflich → 80% der Anschaffungskosten bzw. AfA als Betriebsausgabe.
- Firmenwagen: Entscheidung zwischen Fahrtenbuch (tatsächliche Nutzung) und 1-%-Regel (pauschaler Privatanteil) beeinflusst die steuerliche Behandlung.
- Homeoffice: Liegt ein eigenständiges Arbeitszimmer vor, können Raumkosten anteilig abgezogen werden; bei gemischt genutzten Räumen ist eine genaue Aufteilung nötig.
Dokumentation, Steuerprüfung und häufige Fehler
Für die Anerkennung von Betriebsausgaben durch das Finanzamt sind vollständige und nachvollziehbare Belege unerlässlich. Jede Ausgabe sollte durch Rechnung oder Kassenbeleg belegt sein; Bewirtungen benötigen zusätzlich eine Teilnehmerliste und Anlassbeschreibung.
- Aufbewahrung: Steuerlich relevante Unterlagen sind nach §147 AO aufzubewahren.
- Vorsteuerabzug: Nur bei unternehmerischer Nutzung ist die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen nach UStG abziehbar.
- Häufige Fehler: Fehlende Belege, unzureichende Aufteilung gemischt genutzter Kosten, falsche sofortige Absetzung von Investitionen statt AfA sowie unvollständige Bewirtungsbelege.
Praxis-Tipp: Führen Sie von Anfang an klare Konten und Belegordner, dokumentieren Sie betriebliche Anlässe und nutzen Sie bei Unsicherheit einen Steuerberater. Gerade bei Prüfungen sind nachvollziehbare Aufstellungen und Belege der Schlüssel zur Anerkennung Ihrer Betriebsausgaben.