Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung, die Freiberufler oder sonstige Leistungserbringer für erbrachte Dienstleistungen ausstellen. Sie dokumentiert Forderungen gegenüber dem Auftraggeber und enthält alle für steuerliche Zwecke erforderlichen Angaben. Die Honorarrechnung bildet die Grundlage für die Verbuchung von Einnahmen, für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers (sofern umsatzsteuerpflichtig) und für die Einkommensermittlung nach dem EStG.
Wann ist eine Honorarrechnung erforderlich?
Grundsätzlich sollten Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer immer dann eine Honorarrechnung ausstellen, wenn Sie Leistungen gegenüber Unternehmern oder öffentlichen Auftraggebern erbringen oder wenn Ihr Auftraggeber eine Rechnung zur Vorsteuererstattung benötigt. Für steuerliche Anerkennung und Vorsteuerabzug muss die Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.
- Gesetzliche Grundlagen: Achtung auf die Vorgaben des UStG, insbesondere die Anforderungen an Rechnungen nach §14 UStG.
- Pflichtangaben: Ohne vollständige Angaben ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Wichtige Pflichtangaben sind:
- Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum und einmalige Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung, Leistungszeitpunkt
- Nettoentgelt, anzuwendender Umsatzsteuersatz und der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung und Reverse-Charge
Ob Sie Umsatzsteuer auf Ihren Honorarrechnungen ausweisen, hängt von Ihrer Steuerpflicht ab. Zwei zentrale Punkte:
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Wenn Ihr Vorjahresumsatz die Grenze für Kleinunternehmer nicht überschritten hat und Sie die Grenze im laufenden Jahr voraussichtlich nicht überschreiten, können Sie auf die Ausweisung von Umsatzsteuer verzichten. Auf der Rechnung muss dann der Hinweis stehen: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)“.
Reverse-Charge (§13b UStG)
Bei bestimmten grenzüberschreitenden oder speziellen Leistungen schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (Reverse-Charge). In diesem Fall weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, müssen aber auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hinweisen und die richtige Dokumentation liefern.
Buchhalterische Behandlung und Kontierung
Die Honorarrechnung ist in der Buchhaltung sowohl für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach §4 Abs.3 EStG als auch für bilanzierende Unternehmen relevant. Wichtige Punkte:
- Erfassung: Erfassen Sie Rechnungen zeitnah als Forderung in Ihrer Debitorenbuchhaltung.
- Kontierung: Buchen Sie das Nettoentgelt auf ein Erlöskonto, die Umsatzsteuer auf Umsatzsteuerkonten und die Forderung auf Debitorenkonten.
- Beispielbuchung (vereinfacht):
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Rechnung 1.000 EUR netto, 19% USt | Forderungen 1.190 EUR | Erlöse 1.000 EUR / Umsatzsteuer 190 EUR |
| Zahlungseingang | Bank 1.190 EUR | Forderungen 1.190 EUR |
Bei der EÜR werden Zahlungseingänge als Betriebseinnahmen verbucht. Achten Sie auf die korrekte Periodisierung: Erbrachte Leistungen sind dem Leistungszeitpunkt zuzuordnen.
Aufbewahrung: Bewahren Sie Honorarrechnungen entsprechend der Abgabenordnung auf. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre (vgl. AO §147).
Praxisbeispiele und nützliche Hinweise
Praxisnahe Beispiele erleichtern die tägliche Arbeit:
- Beispiel 1 – Freiberufler an Unternehmen: Sie stellen eine Honorarrechnung über 1.000 EUR netto aus. Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer weisen Sie 19% USt aus. Der Kunde kann die 190 EUR Vorsteuer geltend machen.
- Beispiel 2 – Kleinunternehmer: Sie nutzen §19 UStG. Auf der Rechnung steht der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung; es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Sie buchen 1.000 EUR als Betriebseinnahme.
- Beispiel 3 – Reverse-Charge: Bei bestimmten Leistungen an Unternehmer in Deutschland oder ausländische B2B-Leistungen kann der Empfänger die Umsatzsteuer schulden. Die Rechnung wird netto ausgestellt mit dem Vermerk auf §13b UStG.
Weitere Tipps:
- Nutzen Sie fortlaufende Rechnungsnummern und ein korrektes Datumsmanagement.
- Elektronische Rechnungen sind zulässig, achten Sie auf Authentizität und Unversehrtheit.
- Regelmäßiges Mahnwesen und klare Zahlungsbedingungen reduzieren Ausfallrisiken.
Fazit: Eine ordnungsgemäße Honorarrechnung ist nicht nur Pflicht, sondern wichtiges Instrument der Liquiditätssteuerung und der steuerlichen Dokumentation. Bei Unsicherheiten zur Umsatzsteuerpflicht oder zur korrekten Verbuchung empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater, insbesondere mit Blick auf UStG und EStG.