Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten so gering sind, dass sie steuerlich sofort als Betriebsausgabe abgezogen oder alternativ in einen Sammelposten eingestellt werden können. Die Regeln für GWG dienen dazu, den Verwaltungsaufwand bei kleinen Anschaffungen zu reduzieren und sind im deutschen Steuerrecht, insbesondere im Einkommensteuergesetz (EStG), verankert.
Grundlagen und rechtliche Verankerung
Die wesentlichen Regelungen zu GWG finden sich im EStG (§ 6 ff.). Entscheidend sind zwei Optionen:
- Sofortabschreibung: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis zu 800 EUR netto (seit 2018) können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden.
- Sammelposten: Sie haben alternativ die Möglichkeit, Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 EUR und 1.000 EUR netto in einen Sammelposten einzustellen und diesen über fünf Jahre (jährlich 20 %) linear abzuschreiben.
Wichtig: Die Beträge beziehen sich auf den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer), wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, ist für Sie der Bruttopreis maßgeblich, da kein Vorsteuerabzug erfolgt.
Anwendung in der Buchhaltung
Für Freiberufler und kleine Unternehmen reduziert die GWG-Regelung Buchführungsaufwand und steuerliche Komplexität. Praktisch müssen Sie folgende Punkte beachten:
- Nachweis: Bewahren Sie Rechnungen und gegebenenfalls internen Verwendungsnachweis auf (z. B. Zuordnung zu Projekten oder Nutzern).
- Entscheidung treffen: Für Anschaffungen im Bereich von 250,01–1.000 EUR netto: sofort abschreiben oder Sammelposten wählen? Die Sofortabschreibung senkt sofort den Gewinn; der Sammelposten glättet die Belastung über fünf Jahre.
- Buchung: Bei Sofortabschreibung buchen Sie die Ausgabe direkt als Aufwand (Betriebsausgabe) und führen gleichzeitig gegebenenfalls Vorsteuer ab. Im Sammelposten erstellen Sie ein Sammelkonto in der Anlagenbuchhaltung und buchen jährlich 20 % Abschreibung.
- Privatnutzung: Bei gemischt genutzten Gegenständen ist der Geschäftsanteil zu schätzen und nur dieser Anteil steuerlich geltend zu machen.
Konkrete Buchungsbeispiele
- Smartphone für 600 EUR netto (+19 % USt = 714 EUR brutto), Vorsteuerabzug möglich: Bei Wahl der Sofortabschreibung buchen Sie 600 EUR als sonstigen Betriebsaufwand und 114 EUR als Vorsteuer.
- Laptop für 950 EUR netto: Kein GWG für Sofortabschreibung (da >800 EUR). Option: Sammelposten möglich (wenn Sie diese Wahl treffen) und jährliche Abschreibung 190 EUR (= 950 EUR / 5 Jahre) oder reguläre AfA über die Nutzungsdauer, falls nicht im Sammelposten.
Praxisbeispiele und typische Anwendungsfälle
Freiberufler und kleine Firmen kaufen häufig Computerzubehör, Werkzeuge, Büromöbel oder Messeequipment mit geringen Einzelkosten. Typische Fälle:
- Ein Grafiker kauft eine Grafiktablette für 450 EUR netto: Sofortabschreibung reduziert das zu versteuernde Einkommen im Anschaffungsjahr.
- Ein Handwerksbetrieb erwirbt 20 Bohrmaschinen à 120 EUR netto: Diese Einzelsummen sind gering; meist Sofortabschreibung sinnvoll, bei vielen Anschaffungen kann Sammelposten zur Verteilung der Abschreibung eingesetzt werden.
- Eine GmbH entscheidet bei Jahresende, ob mehrere beschaffte Kleinteile in einen Sammelposten aufgenommen werden sollen, um steuerliche Belastung zu glätten.
Tipps und Prüfhinweise für Freiberufler und kleine Unternehmen
Beachten Sie folgende praktische Hinweise, um Prüfungen durch das Finanzamt zu erleichtern und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen:
- Dokumentation: Führen Sie ein einfaches GWG-Verzeichnis (Anlageverzeichnis) mit Anschaffungsdatum, Rechnung, Anschaffungskosten und Buchungsentscheidung (Sofortabschreibung oder Sammelposten).
- Wahlrecht bewusst nutzen: Das Wahlrecht für den Sammelposten gilt für das gesamte Wirtschaftsjahr; einmal getroffene Wahl können Sie nicht nachträglich für bereits abgeschlossene Jahre ändern.
- Abstimmung mit Steuerberater: Bei hohen Anschaffungen nahe der Grenze oder vielen gleichartigen Käufen kann die steuerliche Wirkung unterschiedlich sein — lassen Sie sich vor Jahresende beraten.
- Private Mitbenutzung: Schätzen und dokumentieren Sie den beruflichen Nutzungsanteil; nur dieser Teil ist als GWG steuerlich zu berücksichtigen.
Fazit: GWG-Regelungen bieten eine einfache Möglichkeit, kleinere Anschaffungen schnell steuerlich zu berücksichtigen. Für die korrekte Anwendung sind die Nettobeträge, die Wahl zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten sowie eine sorgfältige Dokumentation entscheidend. Bei Unsicherheit empfiehlt sich die Abklärung mit dem Steuerberater, insbesondere hinsichtlich Vorsteuerbehandlung und langfristiger Gewinnplanung.