Die E-Rechnung bezeichnet eine Rechnung in elektronischer Form, die die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt und elektronisch übermittelt sowie aufbewahrt wird. In Deutschland gelten dabei die Vorgaben des UStG, der GoBD sowie nationale Umsetzungen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung; für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind bestimmte Formate wie XRechnung verpflichtend.
Was umfasst eine E-Rechnung und welche gesetzlichen Anforderungen gelten?
Eine E-Rechnung muss grundsätzlich dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung. Nach § 14 UStG gehören dazu u. a. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Entgelt und ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag.
Zusätzlich sind technische und organisatorische Anforderungen zu beachten: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (GoBD-Anforderungen). Für Rechnungen an Bundesbehörden, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber ist die Nutzung der XRechnung vorgeschrieben (Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht).
Formate und Übertragungswege
Im deutschen Markt haben sich mehrere Formate etabliert. Die Auswahl richtet sich nach Empfänger, Zweck und technischen Möglichkeiten.
- XRechnung: XML-basiertes Standardformat, Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD: Hybridformat (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), geeignet für den Datenaustausch zwischen kleinen und mittleren Unternehmen sowie Freiberuflern.
- EDI (elektronischer Datenaustausch): Direkte System-zu-System-Übertragung, geeignet für hohe Rechnungsmengen.
- PDF-Rechnung mit strukturierter Begleitdatei: Häufig im Mittelstand verwendet, sofern Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt sind.
Praktische Anwendung in der Buchhaltung
Die E-Rechnung verändert Abläufe in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung deutlich. Für Freiberufler und kleine Unternehmen ergeben sich Zeit- und Kostenvorteile, wenn Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.
Empfang und Validierung
Beim Empfang prüfen Sie zunächst die formalen Pflichtangaben (§ 14 UStG) und das Format. Bei XRechnung und ZUGFeRD kann die eingebettete XML-Datei automatisch auf Vollständigkeit validiert werden. Achten Sie auf:
- Vollständigkeit der Pflichtangaben
- Übereinstimmung von Leistungszeitraum und Vertrag
- Verifizierung der USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Leistungen
Buchung und Vorsteuerabzug
Nach erfolgreicher Validierung erfolgt die Buchung in der Finanzbuchhaltung. Typischer Ablauf:
- E-Rechnung importieren (XML/OCR-Ergebnis) in die Buchhaltungssoftware.
- Kontierung prüfen und Vorsteuer (sofern vorsteuerabzugsberechtigt) erfassen.
- Zahlung freigeben und mit Rechnung verknüpfen.
Beispiel: Sie erhalten eine ZUGFeRD-Rechnung über 1.190 EUR (1.000 EUR netto, 190 EUR USt). Nach Prüfung buchen Sie 1.000 EUR auf den entsprechenden Aufwand und 190 EUR als Vorsteuer. Bei Bezahlung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen.
Archivierung und Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen sind mindestens 10 Jahre aufzubewahren (Abgabenordnung, GoBD). Wichtig ist die gesetzeskonforme Archivierung:
- Unveränderbarkeit der gespeicherten Dateien
- Maschinelle Auswertbarkeit sicherstellen
- Verfahrensdokumentation gemäß GoBD führen
Praxisnahe Hinweise und typische Anwendungsfälle
Freiberufler und kleine Unternehmen sollten folgende Punkte in der Praxis berücksichtigen:
Einrichtung und Software
Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder Dienstleister, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützen. Automatisierte Importfunktionen reduzieren manuelle Erfassung und Fehlerquoten.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Bei Rechnungen an Behörden ist die Einhaltung des Formates XRechnung zwingend. Eine Nichtbeachtung kann zur Rückweisung der Rechnung und Zahlungspausen führen.
Fehlervermeidung und Prüfprozesse
Definieren Sie interne Prüfprozesse: Wer prüft die formale Richtigkeit, wer kontiert und wer gibt Zahlungen frei. Dokumentieren Sie Abweichungen und Korrekturen, um bei Betriebsprüfungen Nachweisbarkeit zu gewährleisten.
Risiken und Compliance
Hauptgefahren sind fehlerhafte Angaben, mangelhafte Archivierung und fehlende Sicherstellung der Echtheit. Folgen können Versagung des Vorsteuerabzugs oder Steuernachforderungen sein. Achten Sie auf vollständige Verfahrensdokumentation und regelmäßige Updates Ihrer Software, um gesetzlichen Änderungen (z. B. Anpassungen an das UStG oder GoBD) zu folgen.
Fazit: Die E-Rechnung bietet erhebliche Effizienzvorteile, erfordert jedoch korrekte technische Umsetzung und rechtskonforme Prozesse. Für Freiberufler und kleine Unternehmen lohnt sich die Einführung strukturierter Abläufe und geeigneter Softwarelösungen, um Zeit zu sparen, Transparenz zu erhöhen und Compliance-Risiken zu minimieren.