Einkommensteuer-Vorauszahlung sind vom Finanzamt festgesetzte, in der Regel vierteljährlich zu leistende Zahlungen auf die voraussichtliche Jahreseinkommensteuer. Sie dienen der gleichmäßigen Verteilung der Steuerlast über das Jahr und basieren auf der zuletzt festgestellten Steuer oder einer Schätzung durch das Finanzamt (vgl. §37 EStG).
Wann und für wen sind Vorauszahlungen relevant?
Für Freiberufler, Selbstständige und Inhaber kleiner Einzelunternehmen sind Einkommensteuer-Vorauszahlungen üblich, weil keine laufende Lohnsteuer wie bei Angestellten einbehalten wird. Das Finanzamt legt Vorauszahlungen fest, wenn die festgesetzte Steuer des letzten Veranlagungszeitraums einen bestimmten Betrag überschreitet oder eine Nachzahlung zu erwarten ist.
Wichtig: Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) unterliegen nicht der Einkommensteuer, sondern der Körperschaftsteuer; für sie gelten andere Vorauszahlungsregeln.
Berechnung und Fälligkeit
Berechnung
Das Finanzamt orientiert sich meist am letzten Einkommensteuerbescheid und teilt die geschätzte Jahressteuer durch vier. Liegen absehbar höhere oder niedrigere Einkünfte vor, können Sie einen Antrag auf Anpassung stellen.
Fälligkeit
Vorauszahlungen sind in der Praxis an folgenden Terminen fällig: 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember eines Jahres. Kommt es zu verspäteten Zahlungen, können Säumniszuschläge nach der Abgabenordnung (z. B. §240 AO) sowie Nachzahlungszinsen (§233a AO) anfallen.
Buchhalterische Behandlung in der Praxis
Für die Buchhaltung ist entscheidend: Die Einkommensteuer ist keine Betriebsausgabe und mindert nicht den Gewinn. Deshalb darf sie nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand gebucht werden. Stattdessen wirkt sie über das Eigenkapitalkonto bzw. das Privatkonto des Unternehmers.
Praxisnahe Buchungssätze:
- Einzelunternehmer / Freiberufler (doppelte Buchführung): Bank an Privatkonto (Entnahme).
- EÜR (Einnahmenüberschussrechnung): Zahlung in der Regel als Privatentnahme erfassen; nicht als Betriebsausgabe.
| Beispiel | Buchung |
|---|---|
| Vorauszahlung 2.500 € | Bank an Privatkonto 2.500 € |
Hinweis: Zur Transparenz empfiehlt es sich, ein separates Steuerkonto im Kontenplan zu führen, auf das Vorauszahlungen zunächst gebucht und später mit der tatsächlichen Steuerforderung verrechnet werden. Auch für die Umsatzsteuer und Gewerbesteuer sollten getrennte Konten oder Rücklagen existieren.
Praktische Tipps, Anpassung und Folgen bei Nichtzahlung
Anpassung der Vorauszahlungen
Wenn Ihre Einkünfte voraussichtlich deutlich abweichen (z. B. Auftragsausfall, Krankheit, kurzzeitig niedriger Umsatz), können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen stellen. Formulieren Sie den Antrag schriftlich und begründen Sie die erwartete Änderung der Einkünfte; es empfiehlt sich, eine grobe Prognose oder Liquiditätsplanung beizulegen.
Zu hohe Vorauszahlungen
Zahlt das Finanzamt zu hohe Vorauszahlungen, ergibt sich nach der Einkommensteuerveranlagung in der Regel eine Erstattung. Sie können durch schlüssige Prognosen und rechtzeitige Anträge verhindern, dass unnötig Geld gebunden wird.
Folgen bei Nichtzahlung
Bleiben Vorauszahlungen aus, drohen Säumniszuschläge, Mahnungen und gegebenenfalls Vollstreckungsmaßnahmen. Zudem kann das Finanzamt die Vorauszahlungen erhöhen, wenn sich aus vorliegenden Unterlagen ergibt, dass die geschuldete Steuer höher sein wird.
Konkrete Anwendungsfälle und Workflow für die Buchhaltung
Empfohlener Workflow für Freiberufler und kleine Unternehmer:
- Auf Basis des letzten Steuerbescheids Vorauszahlungen und Termine prüfen.
- Liquiditätsplanung: Monatlich Rücklage für Steuerzahlungen bilden (z. B. separates Geschäftskonto oder Unterkonto "Steuerrücklage").
- Bei erwarteter Änderung: rechtzeitig Antrag auf Herabsetzung/Erhöhung stellen.
- Vorauszahlungen buchen als Privatentnahme bzw. Verrechnung über Steuerkonto und bei Jahresveranlagung abgleichen.
Mit dieser Vorgehensweise vermeiden Sie Überraschungen bei der Steuerlast und halten Ihre Buchhaltung sauber und revisionssicher.