Ein Kostenvoranschlag ist eine vorvertragliche, aufgelistete Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung oder Lieferung. Er dient als Orientierung für den Auftraggeber und bildet die Grundlage für die Budgetplanung. Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich kein steuerlicher Beleg für Umsatz- oder Gewinnrealisierung; er dokumentiert lediglich eine Preisabschätzung vor Leistungserbringung.
Rechtliche Einordnung und Bindungswirkung
Rechtlich ist der Kostenvoranschlag ein Angebot im weiteren Sinne, das aber nicht automatisch verbindlich ist. Nach deutschem Zivilrecht (BGB) bestimmt die ausdrückliche Kennzeichnung, ob ein Voranschlag verbindlich oder unverbindlich ist. Formulierungen wie „unverbindlich“ oder „ohne Gewähr“ machen ihn in der Regel nicht bindend. Wird er jedoch als „verbindlicher Kostenvoranschlag“ angeboten, kann daraus eine rechtliche Verpflichtung zur Einhaltung des genannten Preises entstehen.
Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist wichtig:
- Ein Kostenvoranschlag ist kein Angebot zur sofortigen Abrechnung; erst mit Annahme durch den Kunden entsteht regelmäßig ein Werk- oder Dienstvertrag.
- Bei deutlichen Abweichungen zwischen Voranschlag und Endrechnung können sich Rechtsfolgen aus dem Werkvertragsrecht (BGB) ergeben, insbesondere wenn keine Preisänderung vereinbart wurde.
Buchhalterische Behandlung und steuerliche Folgen
In der Buchhaltung hat ein Kostenvoranschlag selbst keine buchhalterische Auswirkung, da er keine Forderung oder Verbindlichkeit begründet. Relevanz entsteht erst mit Annahme des Angebots, Erbringung der Leistung oder Eingang von Anzahlungen.
Buchungsprinzipien
- Kein Umsatz, solange keine Rechnung gestellt oder Leistung erbracht wurde.
- Anzahlungen sind als Verbindlichkeit zu erfassen; bei deren Vereinnahmung entsteht grundsätzlich die Steuerschuld nach UStG.
- Bei Erlangung eines Auftrags wird die spätere Rechnung als Erlös verbucht und die Umsatzsteuer entsprechend ausgewiesen.
Praxisbeispiele (vereinfachte Buchungssätze)
| Fall | Buchung |
|---|---|
| Rechnung 10.000 € netto + 19 % USt | Forderungen 11.900 € / Umsatzerlöse 10.000 € und Umsatzsteuer 1.900 € |
| Anzahlung 3.000 € netto (inkl. 19 % USt = 3.570 € erhalten) | Bank 3.570 € / Anzahlungen 3.000 € und Umsatzsteuer 570 € |
Wichtig für die Umsatzsteuer (UStG): Ein Kostenvoranschlag löst keine Umsatzsteuerschuld aus. Diese entsteht erst bei Leistungserbringung oder bei Erhalt einer Anzahlung (§ 13 UStG).
Inhalt, Form und Aufbewahrung
Es gibt keine gesetzlich zwingende Form für einen Kostenvoranschlag, doch aus buchhalterischer und rechtlicher Sicht sollten bestimmte Angaben stets enthalten sein, damit er als aussagekräftiges Dokument fungiert:
- vollständige Firmenangaben (Name, Adresse, ggf. Rechtsform wie GmbH),
- Beschreibung der Leistung oder Lieferung mit Einzelpositionen,
- Einzel- und Gesamtpreise netto und ggf. brutto sowie angewendeter Steuersatz,
- Gültigkeitsdauer des Voranschlags,
- Angaben zu eventuellen Leistungen, die zusätzlich berechnet werden können (z. B. Reisekosten, Materialmehrverbrauch),
- Datum und Unterschrift des Ausstellers.
Aufbewahrung: Kostenvoranschläge gelten in der Regel als Handelsbriefe und unterliegen der Aufbewahrungsfrist nach HGB §257 und den Vorschriften der Abgabenordnung (AO). Bewahren Sie Kostenvoranschläge mindestens 6 Jahre auf, damit Sie bei Betriebsprüfungen oder Nachfragen des Finanzamts (EStG/AO) Belege vorlegen können.
Praktische Hinweise für Freiberufler und kleine Unternehmen
Aus Sicht der täglichen Buchhaltung und Kundenkommunikation empfiehlt es sich:
- Kostenvoranschläge klar als unverbindlich oder verbindlich zu kennzeichnen.
- Gültigkeitsfristen zu setzen (z. B. 30 Tage), um Preisrisiken zu begrenzen.
- Preise transparent aufzuschlüsseln (Material, Arbeitszeit, Steuern), um spätere Diskussionen zu vermeiden.
- bei größeren Projekten Zwischenangebote oder Abschlagszahlungen zu vereinbaren und diese buchhalterisch korrekt als Anzahlungen zu erfassen.
Ein gut dokumentierter Kostenvoranschlag erleichtert nicht nur die Kalkulation und Kundenakquise, sondern schützt Sie auch bei steuerlichen Prüfungen und rechtlichen Auseinandersetzungen. Nutzen Sie ihn als Planungstool, nicht als Rechnung — und buchen Sie Erlöse und Umsatzsteuer erst bei Leistungserbringung oder tatsächlichem Zahlungseingang.