Eine Mahnung ist im wirtschaftlichen Alltag ein schriftlicher Hinweis des Gläubigers an den Schuldner, dass eine fällige Zahlung noch aussteht. Sie dient dazu, den Schuldner an die Erfüllung seiner Verbindlichkeit zu erinnern und gegebenenfalls den Eintritt des Zahlungsverzugs nach § 286 BGB herbeizuführen. Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist die Mahnung ein zentrales Instrument im Forderungsmanagement und der Buchhaltung.
Rechtliche Grundlagen und Wirkung
Nach deutschem Recht regelt § 286 BGB den Zahlungsverzug. Eine Mahnung ist grundsätzlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug gerät, außer es liegt ein kalendermäßig bestimmter Zahlungstermin vor oder eine Mahnung ist aus besonderen Gründen entbehrlich. Verzugszinsen und Ersatz von Verzugsschäden sind in § 288 BGB vorgesehen.
Für das weitere Verfahren bei unbezahlten Forderungen ist das gerichtliche Mahnverfahren nach der Zivilprozessordnung (z. B. Mahnbescheid, § 688 ZPO ff.) vorgesehen. Beachten Sie außerdem handels- und steuerrechtliche Pflichten: Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO sowie umsatzsteuerliche Fragen nach dem UStG.
Praxisschritte im Forderungsmanagement
Ein strukturiertes Vorgehen reduziert Ausfälle und Aufwand. Empfehlenswerte Stufen:
- Zahlungserinnerung: Freundlicher Hinweis kurz nach Fälligkeit (z. B. 7–14 Tage).
- 1. Mahnung: Formelle Mahnung mit Erhebung einer Mahngebühr möglich; Frist setzen (z. B. 7–10 Tage).
- 2. Mahnung / Letzte Mahnung: Deutlicher Hinweis auf weitere Schritte (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren).
- Gerichtliches Mahnverfahren: Beantragung eines Mahnbescheids, ggf. Vollstreckungstitel.
Praxis-Tipp: Dokumentieren Sie jede Mahnung (Datum, Inhalt, Versandart). Das ist wichtig für Beweiszwecke und die buchhalterische Nachverfolgung.
Buchhalterische Behandlung und Beispiele
Mahnung und daraus resultierende Posten (Mahngebühren, Verzugszinsen) müssen korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. Zwei Fallgruppen sind zu unterscheiden:
Verzugszinsen
Verzugszinsen sind gemäß § 288 BGB Forderungen des Gläubigers. In der Buchführung werden sie üblicherweise als Zinserträge bzw. sonstige betriebliche Erträge gebucht. Die umsatzsteuerliche Behandlung kann unterschiedlich sein; prüfen Sie die Einordnung mit dem Steuerberater.
Mahngebühren
Kleine Pauschalen für Mahnaufwand können als sonstige Forderungen erfasst werden. Ob auf Mahngebühren Umsatzsteuer anfällt, ist abhängig von deren rechtlicher Einordnung; daher ist eine Einzelfallprüfung erforderlich.
Beispielbuchung (vereinfachte Darstellung):
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Ursprüngliche Rechnung (netto 1.000 € / USt 19%) | Forderungen 1.190 € | Umsatzerlöse 1.000 € USt 190 € |
| Mahngebühr (z. B. 5,00 €) – buchhalterisch | Forderungen 5,00 € | Sonstige Erträge / Zinserträge 5,00 € |
| Verzugszinsen (z. B. 10,00 €) | Forderungen 10,00 € | Zinserträge 10,00 € |
Formulierungen, Fristen und typische Fehler
Eine Mahnung sollte klar, sachlich und rechtskonform formuliert sein. Wichtige Inhalte:
- Rechnungsnummer und -datum
- Fälliger Betrag und Zahlungsziel
- Datum der Mahnung
- Konkrete Fristsetzung (z. B. Zahlung binnen 7 Tagen)
- Hinweis auf Verzugsfolgen (Verzugszinsen, Mahngebühren, gerichtliches Vorgehen)
Typische Fehler vermeiden:
- Keine Dokumentation der Versandwege (E‑Mail, Einschreiben)
- Zu lange Pausen zwischen Mahnstufen
- Unklare oder rechtlich nicht gedeckte Mahngebühren
- Nichtbeachtung spezieller Verbraucherschutzregeln bei B2C-Geschäften
Praxis-Tipp: Legen Sie standardisierte Mahnschreiben und Zeitpläne in Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem ERP-System an. So sparen Sie Zeit und erhöhen die Erfolgsquote bei Forderungsbeitreibung.
Weiteres Vorgehen bei anhaltender Zahlungsunwilligkeit
Kommt trotz Mahnung keine Zahlung, prüfen Sie folgende Schritte:
- Telefonisches Kundengespräch zur Klärung von Konflikten.
- Letzte Mahnung mit Frist und Androhung des Mahnverfahrens.
- Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens (Mahnbescheid).
- Bei positiver Titelung: Zwangsvollstreckung oder Inkasso beauftragen.
Bei Unsicherheiten über rechtliche oder umsatzsteuerliche Fragen zu Mahngebühren und Verzugszinsen sollten Sie einen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen. Eine sorgfältige Dokumentation und fristgerechtes Mahnwesen sind in der Buchhaltung entscheidend, um Forderungen durchzusetzen und steuerliche Risiken zu vermeiden.