Umsatzsteuer (häufig kurz USt) ist eine Verbrauchsteuer auf Lieferungen und sonstige Leistungen, die Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführen. Sie wird nach den Regeln des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erhoben und vom Unternehmer an das Finanzamt abgeführt, während der Leistungsempfänger die Steuer zunächst zahlt. Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, den Sie korrekt in Rechnung stellen, verbuchen und in der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Jahreserklärung ausweisen müssen.
Was umfasst die Umsatzsteuer und welche Steuersätze gelten?
Nach §1 UStG unterliegen die meisten Lieferungen und Leistungen in Deutschland der Umsatzsteuer. Es gibt zwei reguläre Steuersätze:
- Regelsteuersatz 19 % – gilt für die meisten Lieferungen und Leistungen.
- ermäßigter Steuersatz 7 % – gilt z. B. für Lebensmittel, Bücher und bestimmte kulturelle Leistungen (Auflistung im UStG).
Einige Umsätze sind steuerfrei oder unterliegen besonderen Regelungen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen, Exportlieferungen, bestimmte Finanz- und Versicherungsleistungen). Relevante Paragraphen sind u. a. §4 UStG (steuerfreie Umsätze) und §6 UStG (Ort der sonstigen Leistung).
Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug
Die richtige Rechnung ist zentral für den Vorsteuerabzug und die Abführung der Umsatzsteuer. Rechnungen müssen nach §14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit Ihr Kunde die Vorsteuer geltend machen kann.
Pflichtangaben auf Rechnungen
- Name und Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Leistungsbeschreibung
- Netto-Betrag, angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweis bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge-Verfahren
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt, können Sie die Kleinunternehmerregelung wählen. Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und dürfen keine Vorsteuer geltend machen. In der Rechnung müssen Sie darauf hinweisen, z. B. „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Buchhalterische Behandlung — Praxisbeispiele
In der täglichen Buchhaltung ist wichtig: Umsatzsteuer ist kein Erlös, Vorsteuer ist kein Aufwand. Beide Posten werden separat geführt und nur die Differenz an das Finanzamt gezahlt bzw. erstattet.
Beispiel 1: Ausgangsrechnung (Leistung an Kunden)
Sie stellen eine Leistung für 1.000,00 € netto zu 19 % USt in Rechnung. Gesamtbetrag 1.190,00 €.
| Buchung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Ausgangsbuchung | Forderungen 1.190,00 € | Erlöse 1.000,00 € / Umsatzsteuer 190,00 € |
Beispiel 2: Eingangsrechnung (Einkauf)
Sie kaufen Bürobedarf für 500,00 € netto zu 19 % USt. Rechnung 595,00 €.
| Buchung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Eingangsbuchung | Aufwand/Büromaterial 500,00 € / Vorsteuer 95,00 € | Verbindlichkeiten 595,00 € |
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung ziehen Sie die gezahlte Vorsteuer (95,00 €) von der vereinnahmten Umsatzsteuer (190,00 €) ab. Ergebnis: Umsatzsteuerzahllast 95,00 € an das Finanzamt.
Besondere Regelungen und Pflichten
Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung
Die Umsatzsteuervoranmeldung (ELSTER) ist periodisch abzugeben: monatlich, vierteljährlich oder jährlich je nach Höhe der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Generell gilt: bei hoher Zahllast meist monatlich, bei mittlerer vierteljährlich, bei sehr niedriger oft jährliche Abgabe möglich. Die endgültige Umsatzsteuer wird in der Jahreserklärung festgestellt.
Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU oder bestimmten Dienstleistungen greift das Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG): Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist in der Regel die Lieferung steuerfrei, wenn die USt-IdNr. des Abnehmers vorliegt und die Meldungen (Zusammenfassende Meldung) erfolgen.
Praktische Tipps für Freiberufler und Kleinunternehmer
- Führen Sie getrennte Konten/Unterkonten für Umsatzsteuer und Vorsteuer, um die Abführung und Erstattung übersichtlich zu halten.
- Nutzen Sie ELSTER für elektronische Abgabe und Zahlung.
- Bewahren Sie Rechnungen und Belege sorgfältig auf (Aufbewahrungsfristen beachten).
- Bei Auslandsumsätzen frühzeitig USt-IdNr. beantragen und prüfen.
Die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer schützt Sie vor Nachzahlungen und Bußgeldern. Bei Unsicherheit empfiehlt sich die Rücksprache mit Steuerberater oder Kammer, besonders bei komplexen grenzüberschreitenden Sachverhalten oder Wahl der Kleinunternehmerregelung.