Viele Kleinunternehmer fragen sich: Wie muss eine Rechnung aussehen, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird? Die richtige Rechnungsgestaltung sichert nicht nur rechtssichere Abrechnung mit Kunden, sondern verhindert auch Probleme bei Betriebsprüfungen und der eigenen Buchführung. Dieser Beitrag erklärt ausführlich, welche Angaben auf einer Rechnung fehlen dürfen oder müssen, wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert und welche praktischen Folgen das Fehlen der Umsatzsteuer für Preise und Vorsteuerabzug hat.
Was ist die Kleinunternehmerregelung und wer kann sie nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine Vereinfachung für kleine Unternehmen: Sie müssen keine Umsatzsteuer berechnen und abführen, sind im Gegenzug aber vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Praktisch heißt das: Sie stellen ihren Kunden Nettorechnungen ohne Umsatzsteuer, sparen Verwaltung, können aber die auf Eingangsrechnungen ausgewiesene Vorsteuer nicht geltend machen.
Voraussetzung sind Umsatzgrenzen: Der maßgebliche Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 22.000 Euro nicht überschreiten und der Umsatz des laufenden Jahres voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Bei Unternehmensneugründung wird das Vorjahr in der Regel mit 0 Euro angesetzt, sodass meist die Kleinunternehmerregelung möglich ist, sofern die erwarteten Umsätze im Gründungsjahr die Grenze nicht sprengen. Gesetzestext und Details finden sich unter anderem bei dejure.org.
Anforderungen an die Rechnung ohne Umsatzsteuer
Auch als Kleinunternehmer müssen Sie Rechnungen stellen, die die gesetzlichen Mindestangaben enthalten. Die Vorschriften zur Rechnungsstellung sind in § 14 UStG geregelt und unterscheiden zwischen vereinfachten Rechnungen (bis 250 Euro) und vollständigen Rechnungen (über 250 Euro).
Pflichtangaben bei vollständigen Rechnungen (über 250 Euro)
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden)
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistungen
- Leistungszeitpunkt (Liefer- oder Leistungsdatum)
- Entgelt (Nettobetrag) sowie der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
Wichtig für Kleinunternehmer: Anstelle eines ausgewiesenen Steuerbetrags muss ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung stehen, zum Beispiel: „Es wird keine Umsatzsteuer berechnet gemäß § 19 UStG.“ Ohne diesen Hinweis kann bei Prüfungen der Eindruck entstehen, die Steuer sei irrtümlich nicht ausgewiesen.
Vereinfachte Rechnung (bis 250 Euro)
Für Kleinbeträge genügt eine vereinfachte Rechnung mit folgenden Angaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und evtl. enthaltene Steuer (bei Kleinunternehmern: Hinweis auf Regelung)
Beispiel einer korrekten Kleinunternehmer-Rechnung
| Position | Angabe |
|---|---|
| Rechnungsnummer | 2024-001 |
| Rechnungsdatum | 15.05.2025 |
| Leistung | Konzept & Text für Firmenwebsite |
| Leistungszeitraum | 01.05.2025–05.05.2025 |
| Entgelt | 1.200,00 EUR |
| Umsatzsteuer | — (keine Umsatzsteuer nach § 19 UStG) |
Praxisnahe Beispiele und Rechenbeispiele
Konkrete Beispiele helfen, die Auswirkungen zu verstehen:
Beispiel 1: Freiberufler rechnet 1.000 EUR ab
Ein Grafikdesigner rechnet seine Leistung mit 1.000 EUR an einen privaten Auftraggeber ab. Als Kleinunternehmer weist er keine Umsatzsteuer aus. Der Auftraggeber zahlt netto 1.000 EUR. Der Designer kann im Gegenzug die auf seine Betriebsausgaben entfallene Vorsteuer (z. B. auf Software oder Hardware) nicht geltend machen. (Siehe Freiberufler Rechnung.)
Beispiel 2: Unternehmer mit Vorleistungen
Ein Handwerker kauft Material für 200 EUR zzgl. 38 EUR Umsatzsteuer und verarbeitet es zu einer Leistung, die er für 1.200 EUR an einen Kunden verkauft. Als Kleinunternehmer berechnet er dem Kunden 1.200 EUR ohne Umsatzsteuer. Die 38 EUR Vorsteuer auf das Material kann er nicht als Vorsteuer abziehen. Reine Netto-Rechnung: Der Unternehmer trug die Umsatzsteuer auf das Material als Kosten.
Diese Beispiele zeigen: Für Endverbraucher (B2C) kann die Kleinunternehmerregelung Preisvorteile bringen, weil keine Umsatzsteuer aufgeschlagen wird. Für B2B-Kunden ist sie häufig weniger attraktiv, weil sie die Vorsteuer nicht abziehen können, wodurch der Nettopreis für Geschäftskunden faktisch höher ist.
Besondere Fälle, Fallen und Praxis-Tipps
Neben den Grundregeln gibt es mehrere Sonderfälle und Entscheidungen, die Sie kennen sollten:
Überschreitung der Grenzen während des Jahres
- Wenn die Umsatzgrenzen im laufenden Jahr überschritten werden, endet die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich ab dem folgenden Kalenderjahr. Sie müssen dann Umsatzsteuer berechnen und können Vorsteuer abziehen.
- Für die Vorjahresbetrachtung ist immer das abgeschlossene Kalenderjahr maßgeblich.
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Unternehmer können freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren; das hat Vor- und Nachteile: Sie dürfen dann Vorsteuer ziehen, müssen aber Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Die Entscheidung bindet regelmäßig für fünf Kalenderjahre.
Leistungen ins EU-Ausland und an Unternehmen
Bei grenzüberschreitenden Leistungen gelten spezielle Regeln: Rechnungen an EU-Unternehmer können unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen, sodass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Für innergemeinschaftliche Lieferungen wird häufig die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigt. Informationen zur USt-IdNr. und Beantragung finden Sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Bei Unsicherheit empfiehlt sich Rücksprache mit der Industrie- und Handelskammer oder Steuerberater, z. B. die örtliche IHK.
Aufbewahrungspflichten und Buchführung
Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen müssen grundsätzlich für steuerliche Zwecke archiviert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre für buchführungsrelevante Unterlagen. Bewahren Sie Rechnungen sowohl digital als auch ggf. in Papierform geordnet auf. (Mehr zum System: Belege sammeln.)
Praxis-Checkliste: So erstellen Sie eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung
- Prüfen Sie, ob die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt sind (Umsatzgrenzen).
- Vergeben Sie fortlaufende Rechnungsnummern.
- Führen Sie alle Pflichtangaben laut § 14 UStG auf (siehe oben).
- Formulieren Sie den Hinweis: „Es wird keine Umsatzsteuer berechnet gemäß § 19 UStG.“
- Keine Ausweisung eines Mehrwertsteuerbetrags; keine Umsatzsteuerbeträge in Summen oder Zwischensummen.
- Dokumentieren Sie, ob Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben.
- Bewahren Sie Rechnungen und Belege sorgfältig (Aufbewahrungsfrist beachten; siehe EÜR).
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung ist eine praktische Vereinfachung für viele Existenzgründer, Freiberufler und kleine Gewerbetreibende: einfache Rechnungen ohne Umsatzsteuer und weniger Verwaltungsaufwand. Damit die Rechnung rechtssicher ist, müssen trotzdem alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein und ein klarer Hinweis auf § 19 UStG angebracht werden. Achten Sie auf die Umsatzgrenzen (22.000 Euro im Vorjahr; 50.000 Euro im laufenden Jahr) und auf Besonderheiten bei Lieferungen ins Ausland oder bei B2B-Geschäften. Im Zweifel lohnt sich die Beratung durch Steuerberater oder die IHK, und zur praktischen Abwicklung können offizielle Stellen wie das Bundeszentralamt für Steuern Hilfestellungen bieten.
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