Als Freiberufler ist die pünktliche Begleichung von Rechnungen für Ihre Liquidität entscheidend. Gleichzeitig gehören säumige Zahler zum Alltag – vom leicht vergesslichen Neukunden bis zum zahlungsunwilligen Auftraggeber. Eine gut formulierte Mahnung kann oft genügen, um Forderungen durchzusetzen, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten. Dieser Artikel zeigt praxisnah, wie Sie höflich, aber bestimmt mahnen, welche rechtlichen Grundlagen gelten und wann Sie weitergehende Schritte einleiten sollten.
Warum Mahnungen wichtig sind: Rechtliche Grundlagen und Ziele
Eine Mahnung erfüllt mehrere Funktionen: Sie erinnert an die fällige Zahlung, dokumentiert den Verzug und begründet gegebenenfalls Ansprüche auf Verzugszinsen und Schadensersatz. Rechtlich ist der Zahlungsverzug insbesondere in den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs geregelt; die genauen Normen und Auslegungen können Sie z.B. bei dejure.org nachlesen.
Wesentliche rechtliche Punkte:
- Grundsatz: Mit Fristüberschreitung gerät der Schuldner in Verzug. Bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungszeitpunkt tritt Verzug auch ohne Mahnung ein.
- Verzugszinsen: Für Verbrauchergeschäfte gelten in der Regel Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte, für Geschäfte zwischen Unternehmern Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (§288 BGB).
- Mahnkosten: Bei Unternehmergeschäften kann eine Pauschale von 40 Euro als Verzugsschaden gefordert werden (§288 Abs.5 BGB).
Für Freiberufler bedeutet das: Eine formale Mahnung ist nicht nur höflich, sondern sichert zusätzlich Ihre Ansprüche und schafft Transparenz im Forderungsmanagement.
Wann und wie mahnen: Timing, Form und Inhalt
Der richtige Zeitpunkt und die korrekte Form sind entscheidend. Eine Mahnung sollte sachlich, konkret und handlungsorientiert sein.
Wann mahnen?
- Eine erste Erinnerung kann kurz nach Fälligkeit versendet werden (z.B. 7–14 Tage), besonders bei Neukunden oder verpassten Zahlungsroutinen.
- Eine zweite Mahnung nach weiteren 7–14 Tagen signalisiert erhöhte Dringlichkeit.
- Eine letzte Mahnung (Letzte Aufforderung vor Inkasso/Mahnverfahren) sollte eine klare Frist (z.B. 7 Tage) und die Androhung weiterer Schritte enthalten.
Form und Inhalt einer Mahnung
Jede Mahnung sollte folgende Elemente enthalten:
- Bezug zur Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum
- Offener Betrag und Fälligkeit
- Neue Zahlungsfrist (konkret Datum oder Tage)
- Zahlungsinformationen: Bankverbindung, Verwendungszweck
- Hinweis auf Verzugszinsen und ggf. Mahngebühren
- Freundliche, aber bestimmte Formulierung und Ansprechpartner für Rückfragen
Wichtig: Bewahren Sie Kopien aller Mahnschreiben und Reaktionen auf – das ist für spätere gerichtliche Schritte erforderlich.
Praxisnahe Formulierungen und Beispiele
Gute Wortwahl kombiniert Höflichkeit mit Klarheit. Nachfolgend konkrete Mustertexte, die Sie an Ihre Situation anpassen können.
Erste Erinnerung (freundlich)
„Sehr geehrte/r Frau/Herr X, laut unserer Rechnung Nr. 2024-123 vom 01.08.2025 in Höhe von 950,00 EUR ist der Betrag am 15.08.2025 fällig gewesen. Leider haben wir bis heute keinen Zahlungseingang festgestellt. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 10 Tagen auf unser Konto (IBAN ...), unter Angabe der Rechnungsnummer. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.“
Zweite Mahnung (bestimmt)
„Sehr geehrte/r Frau/Herr X, trotz unserer Erinnerung vom 20.08.2025 ist der Rechnungsbetrag 950,00 EUR weiterhin offen. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Zahlungsfrist bis zum 05.09.2025. Bei Nichtzahlung sehen wir uns gezwungen, Verzugszinsen sowie eine Mahnpauschale zu berechnen und weitere Schritte einzuleiten.“
Letzte Mahnung (letztmalige Aufforderung vor Eskalation)
„Sehr geehrte/r Frau/Herr X, trotz wiederholter Aufforderung haben wir keinen Zahlungseingang festgestellt. Bitte begleichen Sie den offenen Betrag von 950,00 EUR bis spätestens zum 12.09.2025. Danach werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Bei Zahlung innerhalb der Frist entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.“
Ein kurzes Zahlenbeispiel zur Verzinsung: Bei einem offenen Betrag von 1.000 EUR und einem Basiszinssatz von -0,88% (Stand je nach Zeitpunkt) ergibt sich für Unternehmer ein Verzugszins von ca. 8,12% p.a. (Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte). Berechnen Sie Zinshöhe und Zeitraum transparent für den Schuldner.
Dokumentation, Inkasso und rechtliche Schritte
Führen Sie ein strukturiertes Forderungsmanagement: Festhalten von Kontakten, Versanddaten und Reaktionen, um im Ernstfall Beweise vorlegen zu können.
Schritte bei ausbleibender Zahlung
- Letzte Mahnung mit klarer Fristsetzung
- Telefonischer Kontakt: oft klärt sich die Sache schnell – protokollieren Sie Gesprächsinhalte
- Einrichtung eines Zahlungsplans bei begründeten Zahlungsschwierigkeiten
- Bei Weigerung: Einschaltung eines Inkassodienstleisters oder Rechtsanwalts
- Gerichtliches Mahnverfahren (Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids), ggf. anschließende Vollstreckung
Bevor Sie ein Inkassounternehmen beauftragen: Kalkulieren Sie Kosten und Erfolgsaussichten. Inkassokosten können auf den Schuldner überwälzt werden, sind aber nur in angemessenem Rahmen und unter bestimmten Voraussetzungen durchsetzbar. Für praktische Hinweise zur Abwicklung und zum Risikoabwägen ist die Industrie- und Handelskammer eine gute Anlaufstelle, siehe Hinweise der IHK.
Wenn es um steuerliche Erfassung von Forderungsausfällen oder Zinserträgen geht, bietet DATEV hilfreiche Informationen zur buchhalterischen Behandlung und zur Dokumentation im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung.
Fazit
Höflich aber bestimmt mahnen heißt: frühzeitig erinnern, sachlich bleiben, klare Fristen setzen und rechtlich fundiert vorgehen. Dokumentation ist das A und O; Verzugszinsen und die Pauschale von 40 EUR können Ihre Position stärken. Nutzen Sie telefonische Nachfragen, bevor Sie Eskalationsstufen betreten – oft lässt sich so eine Lösung finden, die Zeit und Kosten spart. Wenn alle Versuche scheitern, wägen Sie Kosten und Nutzen von Inkasso oder gerichtlichen Schritten ab und ziehen Sie im Zweifel fachkundige Beratung hinzu. Mit einer klaren Mahnstrategie schützen Sie Ihre Liquidität und behalten zugleich Kontrolle über Ihre Kundenbeziehungen.
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