Offene Posten bezeichnet in der Buchhaltung einzelne Forderungen und Verbindlichkeiten, die aus ausgestellten Rechnungen resultieren und noch nicht bezahlt bzw. ausgeglichen wurden. Jeder offene Posten bleibt in der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung ersichtlich, bis eine Zahlung oder ein sonstiger Ausgleich (Skonto, Minderung, Storno) erfolgt.
Grundlagen und rechtlicher Bezug
Offene Posten entstehen durch Lieferungen und Leistungen auf Ziel und betreffen in der Bilanz die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Aktiva) sowie die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Passiva). Für die buchhalterische Behandlung gelten die handelsrechtlichen Vorschriften des HGB und steuerliche Vorschriften, beispielsweise für Abschreibungen auf zweifelhafte Forderungen im Rahmen des Jahresabschlusses und die umsatzsteuerlichen Vorschriften nach dem UStG.
Typische Buchungssätze bei Rechnungstellung und Zahlungsausgleich:
- Rechnung an Kunden: Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer (z. B. Forderungen 1.190 € an Umsatzerlöse 1.000 € und Umsatzsteuer 190 €).
- Rechnung vom Lieferanten: Aufwendungen und Vorsteuer an Verbindlichkeiten (z. B. Aufwendungen 1.000 € und Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten 1.190 €).
- Zahlungseingang/-ausgang: Bank an Forderungen bzw. Verbindlichkeiten an Bank.
Praktische Anwendung in der täglichen Buchhaltung
In der Praxis führt die konsequente Offene-Posten-Buchführung zu mehr Transparenz und erleichtert das Mahnwesen, die Liquiditätsplanung und das Feststellen von Zahlungszielen. Statt nur eines laufenden Kontos werden einzelne Rechnungen als separate Positionen geführt und beim Zahlungseingang explizit ausgeglichen.
Vorteile
- Klare Nachvollziehbarkeit einzelner Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Automatisches Mahnwesen und Dokumentation von Skonti, Teilzahlungen und Stornobuchungen.
- Erleichterte Altersstrukturanalyse (Aging) zur Einschätzung des Forderungsausfallsrisikos.
Beispielrechnung mit Skonto
Lieferung: Nettobetrag 1.000 € + 19% USt = 1.190 € Rechnungsbetrag. Kunde nutzt 2% Skonto (auf Netto): Skonto 20 €, USt-Korrektur 3,80 €, zu zahlender Betrag 1.166,20 €.
- Buchung bei Zahlung: Bank 1.166,20 € an Forderungen 1.190,00 €
- Zusätzlich: Skontoaufwand 20,00 € und Umsatzsteuer 3,80 € an Forderungen bzw. getrennt ausbuchen.
Organisation, Kontrolle und Mahnwesen
Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist ein strukturierter Offene-Posten-Prozess wichtig:
- Erstellung und Archivierung der Ausgangsrechnungen (mit Fälligkeitsdatum).
- Fortlaufende Pflege der Offene-Posten-Liste in der Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, Lexware, sevDesk).
- Regelmäßige Abstimmung mit Kontoauszügen: Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Rechnungen.
- Mahnprozess: freundliche Zahlungserinnerung, Mahnung mit Fristsetzung, ggf. Einschaltung Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren.
Beim Mahnwesen ist die Kenntnis gesetzlicher Verzugszinsen (§288 BGB) und die Unterscheidung zwischen Verbraucher- und Unternehmergeschäften wichtig. Verzugszinsen können Sie als Unternehmer geltend machen; die Forderung ist dann als offener Posten mit Zinsforderung zu erfassen.
Bilanzierung, Risiko und Jahresabschluss
Offene Posten haben direkte Auswirkungen auf den Jahresabschluss. Forderungen sind auf Werthaltigkeit zu prüfen. Bei Zweifeln ist eine Einzelwertberichtigung oder eine pauschale Wertberichtigung vorzunehmen. Uneinbringliche Forderungen sind als Forderungsausfall abzuschreiben.
Wichtige Punkte
- Bewertung nach HGB: Grundsatz der Vorsicht; zweifelhafte Forderungen mindern das Ergebnis.
- Steuerliche Berücksichtigung: Abschreibungen sind steuerlich nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkennbar (EStG-relevant).
- Dokumentation: Nachvollziehbare OP-Abstimmung am Monats- bzw. Jahresende ist Grundlage für Prüfbarkeit durch Betriebsprüfung.
Praxis-Tipps und Checkliste
Nutzen Sie die folgenden praxisnahen Empfehlungen, um Ihre Offene-Posten-Verwaltung effizient zu gestalten:
- Führen Sie Debitoren- und Kreditorenkonten im Offene-Posten-Verfahren, insbesondere wenn Sie viele Zielrechnungen haben.
- Automatische Zuordnung über Verwendungszweck und Rechnungsnummer nutzen, um manuelle Arbeit zu reduzieren.
- Regelmäßige Altersklassen-Auswertung (30/60/90 Tage) zur Früherkennung von Zahlungsausfällen.
- Skontofristen überwachen und Zahlläufe planen, um Liquiditätsvorteile zu nutzen.
- Am Monatsende offene Posten mit Kontoständen abstimmen und dokumentieren.
Eine saubere Offene-Posten-Buchführung ist für die Liquiditätssteuerung und die rechtssichere Dokumentation in Deutschland unverzichtbar. Sie unterstützt zudem bei Kundenkommunikation, Forderungsmanagement und der Vorbereitung des Jahresabschlusses.