Ein Rechnungsprogramm ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen und Freiberufler elektronische Rechnungen erstellen, verwalten und rechtssicher archivieren können. Es unterstützt die komplette Rechnungsabwicklung von der Rechnungserstellung über den Versand bis zur Verbuchung und dem Mahnwesen und berücksichtigt dabei gesetzliche Vorgaben wie das UStG, die GoBD und Aufbewahrungsfristen.
Was ein Rechnungsprogramm leistet
Moderne Rechnungsprogramme automatisieren wiederkehrende Aufgaben der Buchhaltung und reduzieren manuelle Fehler. Typische Funktionen sind:
- Rechnungserstellung mit Pflichtangaben nach UStG (Steuernummer/UID, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz etc.)
- Versand per E-Mail, PDF oder strukturierter E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD)
- Automatisches Mahnwesen und Zahlungseingangsüberwachung
- Belegerfassung und -zuordnung für die spätere Verbuchung
- Exportfunktionen für Steuerberater (z. B. DATEV- oder ELSTER-Formate)
Für Freiberufler und Kleinunternehmer sind besonders die einfache Bedienung, Vorlagen für Angebote und Rechnungen sowie die Möglichkeit zur Kennzeichnung nach der Kleinunternehmerregelung hilfreich.
Rechtliche Anforderungen und GoBD-Konformität
Ein Rechnungsprogramm muss den Anforderungen des deutschen Steuer- und Handelsrechts entsprechen. Wichtige Aspekte sind:
Pflichtangaben auf Rechnungen
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnung und Leistungszeitpunkt
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge sowie Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmerregelung)
GoBD, Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit
Die GoBD verlangen eine unveränderbare und nachvollziehbare Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und Buchungsbelegen. Ein geeignetes Rechnungsprogramm sollte:
- Revisionssichere Protokollierung aller Änderungen bieten
- Belege manipulationssicher archivieren und Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre) unterstützen
- Exportmöglichkeiten für Betriebsprüfung und Steuerberater bereitstellen
Elektronische Rechnungen
Für die Abrechnung mit Behörden und bestimmten Geschäftspartnern sind strukturierte Formate wie XRechnung verpflichtend. Rechnungsprogramme sollten daher den Export in gängige E-Rechnungsformate sowie die Validierung gegen die jeweiligen Profile ermöglichen.
Praktische Funktionen und Integration in die Buchhaltung
Wichtige Funktionen für den täglichen Einsatz in kleinen Betrieben sind:
- Automatische Kontierung: Vorschläge für Standardbuchungen, um die spätere Übergabe an die Finanzbuchhaltung zu vereinfachen.
- Bankabgleich: Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen, zum Teil automatisiert über PSD2-Schnittstellen.
- Mahnwesen: Einstellbare Mahnstufen, Gebühren und Vorlagen, um Liquidität zu sichern.
- Schnittstellen: DATEV-Export für den Steuerberater, ELSTER-Schnittstelle für USt-Voranmeldungen, CSV/CSV-Import für weitere Systeme.
Eine gute Integration reduziert doppelte Eingaben und erleichtert die Erstellung von Monatsabschlüssen und USt-Voranmeldungen.
Auswahlkriterien und Praxisbeispiele
Beim Vergleich von Rechnungsprogrammen sollten Sie folgende Kriterien prüfen:
- GoBD-Konformität und Nachvollziehbarkeit
- Unterstützte E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD)
- Schnittstellen zu DATEV, ELSTER und Bankkonto
- Benutzerfreundlichkeit, mobile Nutzung und Support
- Preisgestaltung (Monatliche Lizenz, Transaktionskosten, zusätzliche Module)
Praxisbeispiele
Freiberufler: Ein freiberuflicher Grafikdesigner nutzt ein Rechnungsprogramm, um Angebote in Rechnungen umzuwandeln, Zeiten als Leistungsposten zu dokumentieren und Zahlungen automatisch zu verbuchen. Durch die Kennzeichnung als Kleinunternehmer entfällt die Ausweisung der Umsatzsteuer.
Kleinunternehmen/GmbH: Ein Kleinbetrieb mit mehreren Lieferanten setzt das Programm zur Verwaltung von Eingangsrechnungen, automatischem Bankabgleich und DATEV-Export ein. Bei Rechnungsstellung an Behörden wird das Format XRechnung verwendet.
Fazit: Ein Rechnungsprogramm ist für Freelancer und kleine Unternehmen ein zentrales Werkzeug, um Zeit zu sparen, Rechtskonformität sicherzustellen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern. Die Wahl des richtigen Programms sollte auf Funktionsumfang, Integration und gesetzlicher Konformität basieren.